1、提供有效的護照；
2、提供國外邀請函電；
3、提供申請人的照片(照片應與護照相壹致)；
4、填寫外國簽證申請表格；
5、因公務出國，由省、市、自治區外事辦或中央部委外事局備妥致前往國家駐華使領館的照會或函件；
6、準備好簽證費。
各國駐華使館對申請簽證所持邀請電函的要求不盡相同，但大體有以下幾點：
(1)、邀請函電必須是前往國本土發來的，有邀請人親筆簽署的信函原件，邀請信上要註明邀請人的地址、電話。
(2)、邀請函電上必須註明團組人數、成員姓名、訪問目的(訪問目的要詳細，不能只說 考察培訓等，要寫明具體內容)、停留期限(停留期限是寫某年、某月、某日到達，到達後停留多長時間；或寫從某年、某月、某日到某年、某月、某日出境)、出訪費用由何方負擔。如系外方負擔全部費用，應給予寫明；如系外方負擔部分費用，則應寫明負擔哪壹部分費用。
(3)、邀請信函不得做任何改動，即使是邀請人本人對其內容進行修改也應重新發出邀請函，不得塗改後復印，否則會引起外國使領館的誤解，甚至會影響到簽證人單位的信譽。 有些國家對入國簽證有特殊要求，如赴日本的團、組或人員需提供日方《入國理由書》、 《身元保證書》、訪問日程表等。
外國使領館對送交申請簽證的護照有以下要求：
(1)、護照必須有效。送交外國駐華使領館的護照有效期必須在6個月以上，如有效期不足6個月，外國駐華使館將不予簽證。
(2)、持照人必須在護照上簽名。