在第二層,Brick的建議總結為文檔過程管理,輔以日常和不定期的監督,確保文檔過程控制有效。
三重床單的設定太理想化了。理論上來說,不相容崗位的分離確實能起作用(收錢的服務員,辦理結賬業務)。但對於小酒店來說,考慮到性價比原則,不太可能設置這麽多崗位(多養活壹個人),更可能是前臺壹個人值班,接待、領取、登記都是壹個人。這樣,文檔管理的效果就會受到限制。
至於不定期更換不同顏色或版本的文檔,就更沒有意義了。只是簡單的問壹下證件的編號,不要隨意跳開。
如果我是員工,按照這種控制方式,似乎對我威脅不大。反正只有我壹個人登記結賬和收款。當然,我貪汙的錢不會被登記,自然也不會有票據丟失。單單在賬單這個環節,無論妳是每周檢查壹次,還是不定期檢查,都不可能發現我的問題。
杜美婷三樓建議的第壹個本質是表明對造假不容忍、零容忍的態度。這對小企業很重要,因為妳沒有太多的時間和精力去管理。妳必須讓員工清楚的認識到什麽是不能做的,做了就要承擔後果。至於找親戚或者可以信任的人,我覺得這樣解決不了問題。沒有人會在招聘的時候選擇自己不信任的人,但是信任的人不壹定能承受這種信任,尤其是面對無人監督的利益誘惑。所以從控制的角度,壹方面要選擇信得過的人,營造誠實可信的企業氛圍;更重要的是,要建立和報告他的控制的存在,讓他有顧慮,不要試圖違規。
三樓杜美婷的另壹個建議是員工互相監督,對舉報的員工給予獎勵。作為反欺詐機制的措施,這是應該有的。但我不太贊同多美滋將其視為員工內部競爭的態度。如果管理者這樣指導員工,可能會防止舞弊,但也可能會損害團隊內部的團結。當然,只是我個人很反感文革時期人們在掌權者的引導下舉報,導致人們缺乏安全感的情況。個人想法不同。
另外,這個報表控件的實際效果也需要考察。小旅館的員工壹般都是親戚或者熟人,如果本身沒有矛盾,這種舉報的效果通常不明顯。而且我是員工的話,不會經常作案,會在周圍沒人的時候作案(員工少的小酒店應該還是有很多這樣的機會的)。除非我運氣不好,否則我應該不會太冒險。
Dumingest提出的技術手段——安裝攝像頭,應該非常適合小旅館,應該能起到壹定的威懾和取證作用。但這種手段仍不足以完全杜絕欺詐。相機只能反映收藏的數量,不足以控制具體的數量,也就是只能控制每壹個收藏都要入賬,具體的數量是否正確無法控制。
四樓rrliushui認同做賬和做榜樣的評價,但我懷疑他提出的收銀機是否真有他說的那麽有效。收銀機只能控制進入收銀機的收入和支出,但是如果員工貪汙了錢,根本不進入收銀機,仍然不會被發現。當然,輔以攝像頭監管,每筆結算都必須進入收銀機,否則會因違規而受到經濟處罰,這種控制還是能起到很好的作用。另壹個需要考慮的問題是,作為小酒店,通常會存在壹定的偷稅漏稅現象。如果采取這種管制措施,逃稅就難了,呵呵。
至於鼓勵顧客索要發票,小酒店對達到壹定金額的顧客進行獎勵是不現實的。呵呵,隱瞞收入偷稅漏稅都來不及,要求客戶主動開發票也不可能!
五樓lqlwlk總結的很簡潔,尤其是崗位監督,我覺得對小酒店特別有意義。
六樓Morecess說的股份制不實用。小酒店不是高科技行業,前臺人員也不是特殊人才。這麽大的投入去吸引激勵是不值得的。更需要的是制度化、規範化的管控。
綜上所述,我們可以看到大家提出的控制方法主要是有效的:
1,技術手段:攝像頭監控,收銀機(如果沒有稅收負面影響的話)
2.建立反欺詐機制:建立舉報獎勵制度和腐敗零容忍制度。
3.事後監督
個人覺得妳二姨可以特別註意lqlwlk說的事後監督法,就是要多註意流程管理(不僅僅是文檔流程管理)。比如,客人入住酒店前,必須辦理登記手續(要求門店登記、會計憑證與流水號壹體化);客人離開酒店,除了退房,肯定會涉及查房、客房清潔等環節,肯定不會由前臺進行。如果查房、保潔等環節的執行人員每次都讓他們做記錄,只要壹對比就能發現有無私吞咽的問題。(如果在日常檢查中發現結賬有記錄,但查房和房間清潔沒有記錄,查房和房間清潔的工作人員將被違規處罰,以確保登記繼續有效)。
從審核的角度來說,如果查房和房間清潔(退房要特別標註)有記錄,但應收賬款沒有記錄,前臺要說明並負責;另外,如果在某段時間內感覺操作異常,可以查看收款記錄是否與入住登記壹致,是否存在部分截留資金的情況。
總之作為壹個小酒店,理論上各個崗位之間自然有很多對應的監管環節,前臺應該沒有洗錢的機會。(除非他們很多人合謀,這種可能性不大。)如果她能做到這壹點而不被發現,那壹定是某個環節沒起作用。妳需要做的不僅僅是采取技術措施,更重要的是明確每個崗位的職責,明確告訴他們這些管控的存在,也就是只要他們敢做,就壹定會被查出來,或者說總會有人負責。
根據我的經驗,單壹的控制方法效果應該是有限的。只有綜合運用各種手段,輔以誠信環境的培養,應該可以防止妳二姨在前臺的黑錢。