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XXXX 部長様
XXXX 部長先生
AAAです。
いつもお世話になっております。
我是AAA，壹直蒙您照顧
ご連絡有難う禦座いました。
非常感謝您的聯絡。
私の休暇予定を記入いたしました。添付して送付致します。
ご了承をお願いいたします。
我的休假預定表已經填了，添付在信上送給您。請您確認。
以上です。よろしくお願いいたします。
就到這裏了，請多關照。
這個部分附上自己的簽名檔
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如果是寫信的話， xisi006 的回答更好些。
最後別忘了加上附件:)