1. 信封的格式
第壹行：收信人姓名
第二行：住所門牌號，街道名稱
第三行：市鎮名稱及所在地郵政編碼
第四行：省、洲等大地區名稱（如第三行是大城市，這部分可省去）
第五行：國家名稱（寄往國外時需寫）
在寫英文姓名時註意：要先寫名，再寫姓，前面可以用Mr（男士），Miss（未婚女士），Mrs（不明婚姻狀況的女士），Dr（有博士學位的人），Prof.（教授）。路名可用縮略形式：Rd.（Road），St.（street），Ave.（Avenue大道）。有時在信封左下角可以寫上“By Airmail（航空）”，“Printed Matter（印刷品）”，“Registered Mail（掛號信）”等詞語，在左下角還可以寫“Plaese do not bend（請勿折疊）”等提示語。
2. 書信的格式
（1）信頭（Heading）
發信人地址和日期，這部分有時可省去發信人地址，但壹般要寫日期，寫在信紙的右上方。
（2）稱呼（Salutation）
寫在信頭或信內地址下，自成壹行，從信紙的左邊寫起，末尾用逗號或冒號。最普通的是Dear，但與Mr，Mrs，Miss等不同的是：Dear後壹般用名字，而Mr，Mrs，Miss後不能單獨用名字，而是姓或姓名。
（3）正文（Body）
（4）結尾（Closing）發信人對收信人的敬語，放在信的右下方。低於正文壹兩行，從信中間或稍右的地方開始，第壹個字母大寫，末尾壹律用逗號。寫給同齡人或年長的朋友：Yours sincerely , Sincerely yours , Yours等等。寫給好朋友：Love , With love , Best wishes等等。
（5）簽名：（Signature）
低於結束語，從中間或偏右方開始寫