1. 會議名稱：在開頭明確會議名稱，如“xxx村民房屋申請建房會議”。
2. 會議時間：在會議名稱下方，寫明會議的具體時間，包括日期和具體時間。
3. 會議地點：在會議名稱下方，寫明會議的地點，如“在村委會會議室舉行”。
4. 出席人數：在會議地點下方，記錄出席會議的人數，包括所有在場的村民和村幹部。
5. 缺席人數：在出席人數下方，記錄缺席會議的人數，包括因各種原因未能出席的村民和村幹部。
6. 列席人數：如果有人並非會議的正式參與者但被邀請參加，記錄他們在場的情況，如“x名村民代表列席了會議”。
7. 主持人：在列席人數下方，寫明主持會議的人，如“由村主任xxx主持會議”。
8. 記錄人：在主持人下方，寫明負責記錄會議內容的人，如“由村委會秘書xxx負責記錄”。
9. 會議內容：在記錄人下方，詳細記錄會議的內容，包括討論的議題和達成的決議等。具體內容可以根據會議的實際進行情況來撰寫。
10. 結論：在會議內容下方，明確寫出會議的結論，如“經過討論，村民代表們同意xxx村民的建房申請”。
11. 參會人簽字：在結論下方，列出所有出席會議的人的簽名。
12. 其他細節：如果還有其他需要註意的事項或者需要附加的文件（如相關的政策文件或者xxx村民的建房申請材料），可以在會議記錄的最後進行說明。
需要註意的是，會議記錄應當準確、客觀、詳細地記錄會議的情況，並且盡可能地使用具體的術語和詞匯。同時，為了確保會議記錄的真實性和準確性，應當避免使用模糊或者含糊不清的語言。