文件、記錄歸檔的有關規定
1. 目的
規範公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便於查找。
2. 適用範圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如：信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同壹項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如：ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書壹直到ZHHK-JL/11的設計和開發更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬於個人的證書，復印留底後，歸還個人保管；屬於公司的證書由綜合部統壹保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用後交到綜合部保管，待成果推廣後，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有壹定相關性的文件整理在壹起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發布後要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件後面，按發布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規則：xx--xxx
文件類別代號：記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。
附上國家標準：
中華人民***和國檔案行業標準
歸檔文件整理規則
DA/T22-2000 中華人民***和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施
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1 範圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。?
本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件?
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理?
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件?
歸檔文件的整理單位。壹般以每份文件為壹件，文件正本與定稿為壹件，正文與附件為壹件 ，原件與復制件為壹件，轉發文與被轉發文為壹件，報表、名冊、圖冊等壹冊（本）為壹件，來文與復文可為壹件。
3 整理原則
遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
4 質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂?
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復制件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為壹件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類?
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同壹全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類?
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類?
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類?
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列?
歸檔文件應在分類方案的最低壹級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號?
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。?
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低壹級類目內，按文件排列順序從"1"開始標註。館編件號按進館要求標註。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
5.5 編目?
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為壹件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每壹件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為壹頁。
5.5.1.7 備註：註釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6 裝盒?
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第壹件文件和最後壹件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表?
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。