正式文件必須由本機關領導批準和簽發。重要公文應由機關主要領導簽發。聯合公文應當由所有聯合機關的領導人會簽。黨委辦公廳(室)根據黨委授權簽發的公文，由受權人簽發或按有關規定執行。下發公文時，領導要明確簽署意見，記下姓名和時間。如果妳四處看，會被視為同意。
擴展數據:
在領導和協調宣傳工作時，簽發機關的領導應在已批準的定稿上簽署簽發本條的意見，並簽署姓名和簽署時間。簽名位置可以在原稿、稿紙或文件處理紙上。簽署的文稿是最終版本，是印刷和發布正式文本的標準依據。
發布公文是領導者行使領導職能的壹項重要任務。對公文的內容要認真學習和審查，對文字和格式要考慮和修改，保證公文的質量。公文的簽發應本著集體領導、分工負責的原則，根據本機關領導的工作分工確定簽發範圍。