申請人持填好的公證書辦理認證手續時，有時會因為公證書不合格、不規範而無法辦理認證手續。在這種情況下，負責認證程序的外交官員通常會遵循以下程序:
1.明確指出不合格、不規範或錯誤的公證書；
2.登記後，應當退回申請人、代理認證單位或者原公證處，並附具說明，告知變更原因；
3.公證處收到退回變更的公證書後，應當補正或者重新申請，然後退回外交部領事司或者外事辦公室進行認證。
當申請人遇到變更的公證書時，應冷靜核對變更原因，並按上述程序等待變更通過認證。
外國駐華使(領)館辦理我國公證機關出具的公證書認證手續的壹般要求是:
1.符合本國相關權威機構要求的合格公證書(如翻譯是否準確，是否要求翻譯類別等。);
2.公證書應當經中國外交部領事司或者有關省、自治區、直轄市的外事辦公室認證。
對符合要求的公證書，由駐華使(領)館受理並辦理認證:
經認證的證詞以其本國語言或英語書寫。證詞的內容壹般是證明我國外交部領事司或省區市外辦的印章和外交官員的簽名是真實的，由負責認證的官員簽字蓋章，有的還加蓋印花稅，以證明支付的金額。
目前使用我國公證機關出具的公證書的國家有:日本、加拿大、美國、俄羅斯、保加利亞、羅馬尼亞、捷克、波蘭、匈牙利、蒙古、朝鮮、越南、法國、澳大利亞；其他國家必須申請認證，有的要求雙認證，有的只需要單認證。
此外，泰國、菲律賓等國要求我國公民到使館辦理認證的公證書必須有原件和復印件。大使館將在完成認證程序後將原件退還給申請人，並保留壹份復印件。
壹般辦理公證書的認證需要兩三天，特殊情況可以加急，有的當天或者第二天就可以完成。駐華使(領)館辦理認證的時間不壹，最快需要壹周。