預備準備
1.詳細的個人材料文件夾
寫推薦信，教授需要妳提供詳細的個人材料。即使在小大學，每個教授壹個學期也要教很多學生。如果教授從妳這裏得到的只是成績單，那麽他只能在推薦信裏提到妳這幾年的學術成就。如果妳想要的是壹封優秀的推薦信，那麽妳需要整理好妳的個人材料，準備壹個詳細的文件夾，並明確註明妳的全名。您的配置文件文件夾需要包含以下材料:
1)成績單(如果GPA在3.0到4.0之間，當然好。)
2)簡歷。妳的簡歷應該突出妳參加的誌願者和妳所學的與妳申請的大學相關的課程。這樣妳的教授會更全面的了解妳。如果他們知道這壹切，不妨再提醒他們壹次。
3)相關表格等等，需要放在相應的貼好郵票的信封裏。
4)如果可能，最好附上官方成績單。
5)個人陳述和學術目標(半頁)。這聽起來有點老套，但仔細想想，教授更喜歡誌向遠大的學生。換句話說，如果壹個學生沒有明確的方向，他會給妳的教授留下不好的印象。如果沒有具體的實施步驟，也許妳的教授會認為妳還沒有為以後的學習做好準備。
提前預約
預約見面的最佳時間是在信寄出前兩周，和妳的教授預約依次短暫見面，談推薦信的事。記得提前5分鐘到，著裝整潔。不壹定要穿正裝，但壹定要讓別人看著舒服。妳的著裝表明妳想談論更正式的問題。
同時，為妳的演講做好充分的準備。比如如何談自己未來的打算；妳的學術或個人優勢是什麽，什麽可以幫助妳實現目標，有什麽可能阻止妳實現目標的障礙，如果遇到障礙，妳有什麽計劃去克服，等等。總之，我們應該把這次會議當作壹次采訪。讓教授知道妳為自己設定的目標，妳的個人計劃，當然，不要談論妳在實現這些目標方面有多成功。
最後，記得避免在課堂上或課後討論妳的推薦信。無論如何，妳不能在信寄出的前壹天把材料交到教授手裏。妳知道，妳很忙，妳的教授更忙。匆忙寫的推薦信效果不會很好。
3.做好調研。
壹定要提前研究好妳要申請的學校。這不僅有利於妳的申請考試，也能讓妳的教授看到妳對那所大學是認真的。妳想上的大學的學術氛圍是怎樣的？學校的競爭程度是傳統的還是創新的？學者喜歡知道談論什麽的人。
尋求建議
向導師請教學習上的建議，這樣可以拉近妳們的關系。大部分導師都喜歡講自己的領域。事實上，他們很難發現人們是否真的對他們的學術領域感興趣。比如妳對日本文學很感興趣，這會讓壹些英語教授很開心。另外，如果妳真的對教授的課程感興趣，壹定要告訴他妳是怎麽被他的課程吸引的。
文檔內容
日本留學推薦信壹定要提到被推薦人的全名。推薦者的身份並不重要。當然，如果讓院士來寫當然好，但最重要的是要讓招生委員會相信推薦人真的認識被推薦人。
日本留學推薦信壹定要說明妳是什麽時候認識被推薦人的，認識了多久，認識的深度以及關系(師生關系，上下級關系，同事等。).
日本留學推薦信側重於對被推薦人優點的介紹和評價，這是推薦信的核心。主要包括被推薦人的才能、學習成績、研究能力、工作經歷、學習精神、組織能力、品行和人格等。註意修辭要與其他申請材料相呼應，以免因矛盾而讓人誤解。但同時也要提到壹些不足，這是公正客觀的。最好用例子來說明。教授要的不是壹個完美的人，而只是壹個學生，壹個普通但足夠優秀的學生。
日本留學推薦信壹定要表明推薦人的態度，是強烈推薦還是保留。
最好要求推薦人在日本留學推薦信的信封封口處簽名，以保證其真實性，而不是造假。最好在“是否保留日後審核推薦信的權利”壹欄填寫“否”。
不要試圖在最後的日本留學推薦信中省事，除非對方明確要求隨申請材料壹起寄出。否則推薦信要和申請材料分開寄。
書寫格式
1.總分結構
2.總分結構
3.子壹般結構
從單個段落來看，也可以是這三種結構。
但由於申請材料較多，為了讓評審教授在短時間內對妳的特點有印象，建議妳使用前兩種，無論是整體結構還是段落結構:
總分結構1
2總分結構。