公文規範
1
壹、打開OFFICE，新建壹個空白文檔;
二、保存這個空白文檔，起名為妳定義的公文名字，這裏我們定義為?公文模版?
三、打開?文件?-?頁面設置?，設置文檔屬性，主要屬性有以下幾個方面：
(1)設置頁邊距，上下左右分別為3.7厘米、3.5厘米(297-37-225=35)、2.8厘米、2.6厘米(210-28-156=26);
(2)設置紙張大小為A4(210*297)厘米;
(3)設置版式?頁眉和頁腳?屬性欄勾選?奇偶頁不同?，並設置?頁腳?距邊距(頁面底端)?高度為2.8厘米(35-7=28);
(4)在?文檔網格?屬性欄設置頁面的?字體屬性?為默認字體為?仿宋?，字號大小為3號字體;(註：國家標準要求每頁壹般排22行，每行28字，按我們的設置調整後壹般為每頁排29行，每行27字，因為考慮具體的實際使用情況，所以對於每頁的字數不做硬性規定，如果壹定要按標準，可在設立?文檔網格?屬性欄選擇?網格?屬性為?指定行和字符網格?，然後調整?字符?為每行28字，?行?調整為每頁22行;
四、關閉?頁面設置?屬性頁，回到正文中。
五、確定制作的這份公文是屬於?上行文?、?下行文?還是?會議紀要?或者?普通傳真件?。
六、開始公文的正式內容制作：
1、眉首內容
(1)在版心的第壹行左上角，用阿拉伯數字寫上公文的順序編號，如001;
(2)在版心的第壹行右上角，3號黑體字標識秘密等級，文字之間間隔1個字的距離，保密期限與秘密等級放在同壹個位置，中間用實五星符號?★?間隔;
(3)緊急程度的標識也是3號黑體字，在版心右上角第壹行，兩字之間空壹個字，如果第壹行已經標識了秘密等級，則緊急程度標識在第二行右上角;
(4)填寫發文機關標識：字體：推薦小標宋，未作具體明確; 字號：壹般小於長2.2 *高1.5厘米，以顯目美觀為原則;顏色：紅色;位置：下行文距離版心上邊緣2.5厘米，距頁上邊距6.2厘米。(如果在?頁面設置?的?文檔網格?屬性頁妳沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，壹般情況下，下行文的發文機關標識大約在距離版心上邊緣下的第3行和第4行的位置上)。上行文距離版心上邊緣8.0厘米，距頁上邊距11.7厘米。(如果在?頁面設置?的?文檔網格?屬性頁妳沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，壹般情況下，上行文的發文機關標識大約在距離版心上邊緣下的第8行和第9行的位置上)。 制作：發文單位名稱全稱或簡稱加?文件?兩字組成。聯合行文時主辦機關名稱在前，?文件?兩字置於發文機關名稱右側，上下居中排布。在OFFICE文檔中實際設置時，可以使用?插入藝術字?的功能制作發文機關標識，選擇?插入藝術字?，在藝術字樣式選擇窗口中選擇第壹行第三個樣式，輸入發文機關標識的文字，選擇小標宋字體或宋體，加粗，確定插入藝術字後，設置藝術字的格式，將藝術字的填充顏色和線條顏色都設為紅色，版式設置為?浮於文字上方?，然後將藝術字形狀設置為?純文本?(即壹字行，橫行)，然後將設置好的藝術字用鼠標拖動到適當位置即可。註意：如果聯合行文的機關太多，可適當調整字體大小，並將發文機關標識與上邊距的距離縮短，必須保證公文首頁有正文。
(5)發文字號 結構：發文機關代字〔年份〕序號;位置：發文機關標識下空2行(3號字體的行)，居中排布;字體：3號仿宋體，年份序號用阿拉伯數字標識;其他：年份用全稱，序號不編虛位，不加?第?字，字號下0.4厘米處印壹條15.6厘米與版心同寬的紅色反線; 聯合行文只標主辦機關發文字號;
(6)簽發人 應用範圍：上行文;位置：平行排列於發文字號右側，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;字體：?簽發人：?4字用3號仿宋體，冒號為全角冒號，冒號後簽發人姓名用3號楷體標識;其他：多個簽發人標識時主辦單位簽發人姓名置於第壹行，其他按發文機關順序依次從第二行起在主辦單位簽發人姓名下順排;註意：多個簽發人標識時，眉首的紅色反線要向下順移，保證位於最後壹個簽發人下0.4厘米;
2、公文主體
(1)公文標題 位置：紅色反線下2行，居中排布;字體：小標宋;字號：2;排布規則：可壹行或多行;回行盡量做到詞義完整，排列對成美觀，間距恰當;
(2)主送機關 位置：標題下空壹行，頂格書寫。字體：仿宋體，字號：3號。規範：最後壹個主送機關後標全角冒號，如果主送機關太多而使公文首頁不能顯示正文，應將主送機關名稱移到版記中的主題詞下，抄送之上，按抄送的標識方法進行標識。
(3)公文正文 位置：主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，順次書寫。字體：仿宋;字號：3號;
(4)附件 規範：正文下空1行，左空2字，3號仿宋體標識?附件?2字，後標全角冒號，附件如果有多份，使用阿拉伯數字標識每份的名稱，阿拉伯數字後加點號，名稱後不加標點符號;註意：附件應與公文壹起裝訂，並在附件的左上角第壹行頂格標識?附件?，有序號時要標識序號，附件的序號和名稱前後應壹致。如果附件與公文不能壹起裝訂，應在附件左上角第壹行頂格標識?公文發文字號+附件(或帶序號)? ;
(5)成文日期 規範：用漢字將年月日標全，零寫成全角的○，壹般成文日期右空4字居右放置，位置由印章位置決定。
(6)公文生效標識(印章) 印章上距正文在1行距離內，紅色，下壓成文日期，如果印章下弧無文字用下套方式蓋章，下弧壓成文日期，印章下弧有文字，中套方式蓋章，印章中心線壓成文日期。 聯合行文的印章方式請閱讀?國家公文格式?;特殊情況說明：如果公文排版後所剩余空白不能容納下印章位置，應調整行距，字距，務必使印章與正文同處壹處，不得再標識?此頁無正文?字樣。
(7)附註 3號仿宋體居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
3、版記
(1)主題詞 ?主題詞?3字用3號黑體字居左頂格標識，後標全角冒號。詞目用3號小標宋標識，詞目間空1字。
(2)抄送機關 如果有抄送機關，抄送機關在主題詞下1行，左右各空1字，3號仿宋體標識，?抄送?2字後的冒號為全角冒號，各抄送機關之間用逗號?，?隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，最後壹個抄送機關後標句號。主送機關太多移到抄送機關上時，標識方法壹樣。
(3)印發機關與成文日期 位於抄送機關或主題詞下1行，3號仿宋體標識，印發機關左空1字，成文日期右空1字，印發日期用阿拉伯數字標識。註意：版記中的各要素間均加壹條黑色反線，寬度為15.6厘米與版心同寬，且版記必須位於公文的最後壹面，版記的最後壹個要素置於最後壹行。
4、頁碼 頁碼為4號半角阿拉伯數字，頁碼所有各加壹條4號字線，壹字線與版心下邊緣距離為0.7厘米，單頁碼(奇數頁)居右空1字排布，雙頁碼(偶數頁)居左空1字排布。
七、其他公文格式的制作
1、信函式 發文機關名稱距離頁上邊距3厘米，字號自定，字體紅色，字體推薦用小標宋，可用其他字體代替，以美觀為原則，發文機關下0.4厘米處加壹條武文線(上粗下細)，距下邊距2厘米處為壹條文武線(上細下粗)，兩線長17厘米。信函式發文首頁不顯示頁碼，發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識，發文字號下空1行標識公文標題，公文標題為2號仿宋。正文用3號仿宋。
2、會議紀要 會議紀要的制作方法同下行文的制作方法，標識名稱為?XXXXXX會議紀要?，會議紀要不蓋印章
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1 範圍
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
2 引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
3 定義
本標準采用下列定義。
3.1 字word
標識公文中橫向距離的長度單位。壹個字指壹個漢字所占空間。
3.2 行line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為壹基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為壹基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙壹般使用紙張定量為60g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度?15次，不透明度?85%，PH值為7.5~9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm╳297mm,尺寸的允許偏差見GB/T148。
5.2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm?1mm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm?1mm
版心尺寸為：156mm?225mm(不含頁碼)
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規格與印制裝訂要求
7.1 排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，壹般每面排22行，每行排28個字。
7.2 制版要求
版面幹凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差?4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm;無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差?1mm，四角成90?，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即154mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用"★"隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8.1.4 發文機關標識
由發文機關全稱或規範化簡稱後加"文件"組成;對壹些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但壹般應小於22mm?15mm(高?寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，"文件"二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
8.1.5 發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下代2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號"〔〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加"第"字。
發文字號之下4mm處印壹條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後壹個簽發人姓名處在同壹行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標題
紅色反線下空2行，2號小標宋體字，可分壹行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2 主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最後壹個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識文法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識"附件"，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如"附件：1.?");附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文壹直裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識"附件"，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應壹致。如附件與公文正文不能壹直裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
8.2.5 成文日期
用漢字將年、月、日標全;"零"寫為"0";成文日期的標識位置見8.2.6。
8.2.6 公文生效標識
8.2.6.1 單壹發文印章
單壹機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
8.2.6.2 聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最後壹排如余壹個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後壹排印章之下右空2字標識成文時間。
8.2.6.3 特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處壹面，不得采取標識"此頁無正文"的方法解決。
8.2.7 附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
"主題詞"用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。
8.3.2 抄送機關
公文如有抄送機關，在主題詞下1行;左右各空1字，用3號仿宋體字標識"抄送"，後標全角冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後壹個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識文法同抄送機關。
8.3.3 印發機關和印發日期
位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素之下均加壹反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應置於公文最後壹面，版記的最後壹個要素置於最後壹行。
9 頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下壹行，數碼左右各放壹條4號壹字線，壹字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
10 公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口壹邊，雙頁碼表頭在切口壹邊。
公文如需附A3紙型表格，且當最後壹頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後壹頁(封四)上。
11公文的特定格式
11.1 信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為壹條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為壹條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置於武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。
11.2 命令格式
命令標識由發文機關名稱加"命令"或"令"組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號;令號下空2行標識正文;正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
11.3 會議紀要格式
會議紀要標識由"?會議紀要"組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。