壹.壹般原則
集團檔案是集團行政辦公和業務活動中不可或缺的要素。為規範集團檔案管理，確保檔案的完整性和保密性，理順工作程序，明確工作責任，防止資料丟失，特制定本制度。
1.集團總部各部門、各子公司在工作活動中形成的具有參考和利用價值的所有文件材料，必須按規定定期交集團行政人事部備份，以保證集團行政部作為集團檔案管理的對口部門，其檔案材料的完整性、連續性和真實性。
2.集團總部行政人事部負責集團的檔案管理和文件歸檔，並對各子公司的檔案管理進行監督和指導。各子公司負責人要重視本單位的文件、資料管理，配備專職或兼職人員負責這項工作。
二、備案範圍
1.所有文件資料(公文、電報、傳真、圖表、電子資料、信函、報紙、錄音、錄像等。)反映公司工作活動，具有參考價值的，屬於歸檔範圍。
2.公司申請、審批、登記、終止和解散後清算的文件和資料。
3.公司股東大會、董事會、監事會形成的文件材料；
4、資金拆借、業務單據(包括合同、重要報表、銀企聯絡函等。)
5、政府、項目批文、合同；
6、公司制度、會議紀要、內部文件(包括總經理批示後的工作流程、公司決定等。);
7、項目進度控制文件(包括業務單位之間的往來函件等。)、項目的初步設計、修改和竣工圖；
8.各子公司和集團總部各部門的年度工作計劃和資金計劃；
9.公司簽訂的各種合同(包括商品房買賣合同)；
10，公司有效執照、證書、印章；
11，具有法律效力和保存價值的文件；
12、公司重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議紀要等。
13.員工電腦中與公司相關的電子材料和文件；
14，集團及子公司取得的社會榮譽信息；
15、其他需要歸檔管理的材料。包括以聲像形式記錄的對公司經營活動有影響的各種資料、碑刻、書畫、文件資料以及上級領導、名人、朋友、合作單位提供和捐贈的各種紀念性工藝制品。
三、備案要求
1，集團行政人事部要立即做好歸檔和分類保管工作；各子公司應在每季度最後壹天前將上季度需要歸檔的文件資料整理歸檔，交集團行政人事部備份。
2.集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料。如果需要使用某些資料，也應通過歸檔的方式進行歸檔，然後再辦理借閱手續。各要素必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故拖延或不提交應歸檔的備份文件和資料。
3.各子公司在向集團行政人事部提交備份文件時，應嚴格履行交接手續，並按文件資料分類編制目錄。移交備份文件時，應提供兩份清單，註明移交人，壹份由總部行政人事部簽字後留存備查。
4.歸檔文件的總體要求是:遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同的價值，便於保管和利用。具體而言，應做到以下幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數及每份文件的頁數應齊全。
(2)歸檔的文件材料中，每份文件的原件及附件、印本及定稿、請求及答復、轉發文件及原件和多種文字的同壹文件應放在壹起，不得分離；電文和電報應該都在壹卷裏。
(3)卷內文件材料應根據不同情況排列，不可分割的文件材料按順序排列在壹起，即批文在前，說明在後；原來在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；
(4)卷內文件材料應按順序書寫頁碼或件號。裝訂文件應統壹在每頁正面右上角和背面左上角配文；未裝訂的檔案應在卷內每個文件的右上方編號，圖表和視聽資料也應在圖表或視聽資料的背面編號。
(5)根據各類檔案的密級和保管期限，必須按規定的格式逐壹填寫檔案目錄，不得隨意更改或簡化文件、資料的標題；沒有標題的要寫標題，有標題沒有實質性內容的要重寫:沒有責任、年、月、日的文件材料要核實清楚，並填寫相關項目；卷中的文件目錄位於卷標題中。
(六)視聽資料應當標明錄像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容、責任人等字樣。
四、檔案保管期限
1.文件和檔案的保管期限設置為永久、長期和短期。長期大概是16到50年，短期是15年以下，3年以上。
2.確定集團文件保存期限的原則
(1)凡反映公司主要職能活動和基本歷史特征，對公司具有長期利用價值的檔案，均列為永久保存。
(2)凡在較長時期內反映公司壹般活動並對公司工作有參考價值的文件材料，均列為長期保管。
(3)凡短期內對公司有參考價值的文件、資料，列為短期保管。
五、文件安全等級
1，檔案分為壹般檔案和密級檔案。文件分類分為絕密和機密兩個級別。文件的分類由文件提交者提出，行政人事部經理批準。
2、有密級的檔案只能在檔案室閱讀，不準離開本室；涉密文件的復印須經辦公室主任(行政人事部經理)和副總裁以上領導批準。
3.涉密檔案僅供檔案員使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)和副總裁級以上領導批準。
4.對已達到保密期限的檔案，請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)進行鑒定和解密，對解密後的檔案進行壹般檔案管理，及時提供使用。
不及物動詞檔案借閱
1.各部門因工作需要，借閱其業務檔案需征得部門領導批準，然後在檔案管理員處填寫《檔案借閱登記簿》方可借閱。
2.借閱公司非部門業務檔案，必須經檔案所屬部門或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案應進行清點，並在登記簿上註銷。
4.借閱檔案的人員不得泄露、塗改、拆卸、轉借、復印和帶出檔案。特殊情況需要外借或外借檔案的，必須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5.查閱和復制涉密檔案必須經辦公室主任(行政人事部經理)和副總裁以上領導批準。
6.借閱的檔案用完後，應及時歸還，借閱時間壹般不超過十天。
7.借閱者應妥善保管檔案，不得丟失。
8.所有借閱的文件和資料未經允許不得復制。工作需要的，按照公司相關保密規定辦理。
七、計算機檔案的管理
1.所有員工電腦必須指定專門區域存放公司相關文件資料，並在指定存儲區域設置員工專用文件夾，使用電腦員工在該文件夾設置子文件夾進行分類存儲。
2.各子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)為計算機檔案管理負責人。公司所有員工必須到電腦管理負責人處如實登記電腦區域和文件夾名稱；計算機檔案管理負責人應當根據登記的存放區域，定期檢查本單位的計算機。
八。檔案的鑒定和銷毀
1.集團行政人事部定期對保存的檔案進行鑒定，對超過保存期限的檔案資料按規定銷毀。
2.檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，相關部門參加，組成檔案鑒定小組，對已鑒定的檔案逐壹進行審查，提出保存和銷毀意見。
3.檔案材料經集團總裁審批後方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，由兩人以上並在指定地點監銷，監銷人要在銷毀清單上簽字。
九。懲罰
1.集團任何子公司違反本制度，無故拖延或不提交應歸檔的備份文件和資料，壹經發現，限期提交，經督促仍不提交的，除責令文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，還將處以100元~ 500元的罰款，並在集團內部予以通報批評。
2.凡違反本制度第六條第四項，泄露公司檔案秘密，未經辦公室主任(集團行政部經理)批準擅自塗改、拆卸或轉借、復印或外借檔案的集團全體員工，視具體情況分別對部門領導和當事人處以500元~ 1000元的罰款，並給予通報批評；造成惡劣後果的，根據情節輕重追究法律責任。
3.集團所有員工違反本制度第六條第六項，未按借閱期限歸還的，應限期歸還，並責令其當事人寫出書面檢查。
4.集團所有員工違反本制度第六條第七項，丟失檔案的，應立即報告。丟失檔案，泄露公司商業秘密，造成不良後果的，視情節輕重追究相關責任。
5.檔案人員丟失、擅自規範檔案查閱流程或提供泄露檔案秘密的，視情節輕重給予紀律處分和相應罰款，直至依法追究法律責任。
6.凡違反本制度第七條，不按規定保存計算機檔案，不按規定接受檢查的集團員工，給予相應的紀律處分和罰款。
X.補充條款
1.這壹制度已於2007年9月生效。
2.本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體的實施細則。
4、以前的有關規定與本辦法不壹致的，以本制度為準。