像其他信函壹樣，商務信函也是壹種具有習慣格式的文體。商務信函通常由信封、信件和附件組成。前兩部分必不可少，後者要看具體情況。
1)信封
(1)信封類型
有兩種信封:水平的和垂直的。使用水平信封時，在信封頂端寫上收信人的地址；當使用垂直信封時，在信封的右邊寫上收件人的地址。如果位置反了，就會導致投遞錯誤，寄件人寄出的信就會被投遞回去。
(2)信封的內容
(1)收件人地址。使用橫信封時，先寫收信人的地址；使用垂直信封時，寫在右邊。這部分包括:郵政編碼、省、市(縣)、城市、街道、門牌號，以及單位全稱和營業部名稱。收件人的地址要詳細、具體、準確、工整。註意不要只寫公司名稱而不寫詳細地址，也不要簡化公司名稱，以免誤投。
②收款人姓名。壹般寫在中間位置，字稍大。名字後面跟著壹個稱呼，比如“同誌”“齊老師”。第壹次聯系工作時，如果不知道對方的名字，或者有時為了避免因對方業務人員調動(或出差)而耽誤信件的處理，也可以把具體的業務部門作為收件人，比如某廠的“銷售部”。
③寄件人的地址和姓名。用橫信封寫；使用垂直信封時，寫在左邊。
按照郵政部門的規定，郵票壹般貼在水平信封的右上角或者豎信封的左上角。
(3)國外信封的書寫格式。為了方便投遞，涉外商務信函要按照國外的習慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內不同。對於發往英語國家和地區的商務信函，信封的書寫格式分為美式和英式:
(1)美國信封書寫格式，壹般在信封左上角寫寄信人姓名和地址，上面寫姓名，下面寫地址；信封的中右位置寫有收信人的姓名和地址，包括收信人的頭銜(先生、女士、經理等。)和收件人的名、姓、門牌號和路名、城市名、州名、郵政編碼和國家名。
郵票通常貼在信封的右上角，航空標誌要麽貼在郵票下面，要麽寫在郵票下面。
(2)英文信封書寫格式，壹般將寄件人姓名、地址寫在信封左下角，航空標誌或貼在或印在信封左上角；信封中央寫著收信人的姓名和地址，信封右上角還貼著郵票。註意，在信封上寫名字和地址時，美國的習慣壹般采用頭對頭的樣式，即每行的左邊連在壹起。英式寫法多采用縮進，即每行向右壹行壹行縮進。
(3)為方便投遞，信封(在信封左上角或右下角)還標有相關投遞事項，常見的有:
1)；
2)註冊(或Reg；Regd。);
3)快遞)；郵件；
4)包裹郵寄；
5)印刷品；
6)樣品；
7)商業票據；
8)密函(Confidentia 1)；
9)親啟，私啟)；信；
10)帶禮品；
11)如果無法投遞，請將其退回到某個地方(1 FIM投遞，請重新轉到......);；
12)保障退貨郵費(保底)；
13)留存在郵局(郵政返還/轉交郵局局長)；
14)無商業價值的樣品。
2)信件
信件也被稱為信箋。它記錄了商務的具體事項，是商務信函的核心部分。信的內容多種多樣，表達靈活，有壹定的格式。壹般分為四個部分:開頭、正文、結尾和署名。
3)配件
商務信函常見的附件有報價單、產品介紹或說明書、訂貨合同、發貨通知、產品質量檢驗書等。，用於確認信中所寫的各種論點或作為業務往來的確認程序。
商務信函的寫作
1)中文字母
和普通信件壹樣，商務信函壹般由五部分組成:開頭、正文、結尾、簽名和日期。
(1)開頭
開頭寫上收件人或接收單位的名稱。地址用單獨的行和大寫字母書寫，地址後用冒號。
(2)文本
信函正文是信函的主要部分，它描述了業務往來的實質性問題，通常包括:
(1)向收件人問候；
(2)寫信的原因，如何時收到對方來信，表示感謝，回答信中提到的問題等等；
(3)這封信中要進行的業務聯系，如詢問有關事項、回答對方提出的問題、闡明自己的想法或觀點、向對方提出要求等。如果妳想問對方，回答對方的問題，先回答再問，以示尊重；
④提出進壹步聯系的希望、方式和要求。
(3)結束
最後，我經常用簡單的壹兩句話陳述希望對方回復的要求。如“我在給妳寫信，就是希望回復。”同時寫下表達祝願或致敬的文字，如“敬禮”、“祝身體健康”等。壹般問候語都寫兩行。“真誠的妳的”和“真誠的妳的”可以跟隨正文，也可以脫離正文。《敬禮》《健康》轉向頂層寫作。
(4)簽名
署名是書寫者的簽名，壹般寫在末尾後另壹行(或壹兩行空行)的右下方位置。以公司名義發出的商業信函，可以署名公司名稱或公司內某壹特定部門的名稱，也可以署名寫信人的姓名。重要的商務信函也可以加蓋公章，以示莊重。
(5)日期
書寫日期——壹般寫在下壹行或同壹行簽名的右下角位置。商業信函的日期非常重要，所以不要漏掉。
2)英文字母
與外國的商務信函通常用英語寫。按照英文書信的習慣用法，由信頭、日期、收信人姓名地址、標題、正文、結尾、簽名、其他等八部分組成。
(1)擡頭
信頭是指名稱、廠名、地址、電話號碼、電報掛號、負責人姓名等。印在或印在信紙上。
(2)日期
日期通常印在信頭的右下角，或者寄信人姓名和地址的下方。英國人寫日期的方式是日、月和年；美國的拼寫是月、日和年。為了避免誤解，日期和年份用數字表示，月份用英文表示。第壹個字母應該大寫或縮寫。比如Mail，1998(美式寫作)；1，5月，1998(英文寫作)。
(3)收件人的名稱和地址
與信封上的收信人姓名地址相同，壹般印在信紙的左側，日期位置下2-4行，或簽名位置下2-4行。
寫接收單位名稱時，要特別註意對方的習慣。我們不應該隨意增減公司名稱前的冠詞，也不應該隨意使用復雜的寫法和縮寫。比如Company和Co .不能互換，否則會被認為不禮貌。如果收信人是個人，妳要在收信人的名字前加壹個頭銜，如先生(先生)、夫人(太太)、小姐(小姐)、Hon(用於稱呼市長、部長、大使等)。)，Pres。(總經理、總裁、總裁等。)，Prof(教授)等等。收件人的位置與信封的書寫格式相同。
(4)標題
在英語信函中，與“閣下”、“先生”相同的禮貌稱呼也常用作“親愛的先生們”。稱呼企業，公司的婦女組織經常用女士、小姐；沒有具體的收件人姓名。用親愛的先生稱呼收信人。
(5)文本
文字的地位和內容與中國書信相同。在英語商務信函中，信函從標題下兩行開始寫，行與行之間壹行，段與段之間兩行。占據信紙的四分之三為宜，四周留有壹定的空隙。每行左起第壹個字要連在壹起，右起第壹個字不要連在壹起，但要盡量整齊美觀。
(6)結束
英語商務信函的結尾是寫信人的壹種禮貌，意思是“真誠地”。如果收件人是壹家公司，通常使用謙虛:妳真正的，真正的妳的，妳忠實的，等等。如果收件人是個人，常用:妳的誠摯的，真誠的妳的等。需要註意的是，末尾的禮貌後面必須加逗號。
(7)簽名
簽名由兩部分組成，壹部分是寫信人的簽名，另壹部分是寫信人的印刷體姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在末尾禮貌用語下面5行的位置。為了便於識別，名字要印在簽名下面，有時頭銜也要印在壹起。常見的職務頭銜有:董事長、總裁或總經理1經理、董事、常務董事、經理。部門主管、女經理、部門主管、科長等。
需要指出的是，如果寫信人要代表企業單位或代理人簽字，應在末尾用全部大寫打印出企業單位的名稱，然後簽字，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，企業單位對所提壹切事宜負責。
(8)其他
除了上述內容，商務信函還經常會遇到以下情況:
(1)當作者提請註意時。(註意對方的具體人員，他可以在信中的姓名和地址下面說明或者在同壹行的右邊，加上經辦人字樣。(註意的縮寫)，或者下劃線。
(2)為了使對方迅速、正確地理解信的主題和目的，寫信人往往會在信中列出“理由”，並在信的頂端註明，在主題下畫壹條橫線，以提醒對方註意。
(3)為了便於商務信函保存備查和區分責任，寄信人和打字員姓名的第壹個字母標在簽名下兩行的左下方。
(4)要說明附在信中的附件，便於收信人核對，可以在信中加上寄信人和打字員姓名的註釋。
⑤如果寫完信後需要補充什麽，或者附上與信的主題無關的簡短內容，可以在信末的附件下面加上附言，用P.S .(附言的縮寫)引導。
外貿函電的結構和格式舉例如下:日期May，20，1998，收件人Mach & amp；。韋爾森，地址:新澤西州卡姆爾沃特街340號，收件人:傑克·約翰遜先生。
沙爾夫曼兄弟公司
電纜地址出口-制造商電話耳機HEMPSTS代表-進口商(516)292-1750
Sauco前街393號
電傳:96-7725亨普斯特德
紐約11550被稱為親愛的先生們。
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消息:
我們受權通知妳，我們擔任梅蘭公司的廣泛出口代理.
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在信的結尾，我謙卑地稱它是真正屬於妳的。
公司名稱:schrtfmanbros.inc
符號
作者姓名邁克爾·塞哈爾夫馬
作家職位經理
發送者和打字員ms/am
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