稱呼（Salutation），正文（Body of Letter）、結束語（Complimentary Close）、署名（Signature），
有時在書信後面還有附言（Postscript）、附件（Enclosure），這得視具體情況而定。下面將分別說明。
1. 信頭（Heading）
信頭是指寫信人的地址和寫信日期， 壹般寫在或打在第壹面信紙的右上角，先寫地址再寫日期，地址的寫法是從小到大，先寫門牌號、路號，再寫區名、市名、省名，最後寫國名。時間的寫法對英國人和美國人而言是不同的。英國人習慣按日、月、年的順序寫，
而美國人習慣按月、日、年的順序寫。例如：
英式：1st October，1999
美式：October 1，1999
在使用前壹種形式時，月和年之間的逗號可用可不用，但是在後壹種形式中，必需要使用逗號。
信頭的寫法有縮進式和齊頭式。縮進式每行開頭向右縮進壹兩個字母；齊頭式左邊對齊排列，如下所示：
縮進式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P. R. China
齊頭式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P. R. China
2. 信內地址 （Inside Address）
信內地址要寫出收信人的姓名和地址。壹般給比較生疏的親友的信和公事信件要寫出信內地址，而熟悉朋友可以省去這壹步驟。信內地址寫出在日期下壹兩行的左上角，第壹行寫收信人的稱呼姓名，然後寫出地址。地質也是從小到大寫出，分縮進式和齊頭式兩種。例如：
縮進式
The President
Oxford University
England
齊頭式
Jiang Bin
64Heping Road
P.R.China
3.稱呼（Salutation）
稱呼是對收信人的稱謂。在信內地址下壹兩行處頂格寫起，自成壹行。末尾用逗號或冒號。
（1）當給壹位熟悉的人寫信時可以用Dear 或是My Dear。在英國，My Dear 比Dear親切，而在美國，Dear比My Dear 親切。
（2）當給壹位妳不知婚否的女性寫信時，可以用Ms.……，這是指"……女士"。
（3）在給不熟悉的人寫信時，可以用Dear sir, Dear Madam, Dear sirs, Gentleman 等等。
4正文（Body of Letter）
正文是壹封信的主體部分。通常在稱呼的下壹行寫出。正文也可采用齊頭式或縮進式的方法。齊頭式是反映每段開頭壹行和後面行並齊。縮進式是指每段的第壹行向右縮進幾個字母。信箋講究簡潔、效率。開頭幾句簡單地寒暄後就不如正題，在結尾處要有祝願和敬語。
常用的開頭語有：
I have received your letter of July Ist. 7月1 日來信已經收悉。
I have the pleasure to tell you that …….很高興告訴妳……。
I am very much delighted to receive your letter. 非常高興收到妳的來信。
It is my honor to inform you that ……很榮幸告訴妳……。
常用的結束套話有：
I am looking forward to hearing from you 盼早日回信。
Wish best regards. 祝好。
Thank you for your help 感謝妳的幫助！
Wish my best wishes for your success. 祝妳成功。
Wishing you a happy holiday. 祝假日愉快！
Hoping to hear from you soon. 希望能盡快收到妳的回信。
5結束語（Complimentary Close）
結束語在正文之後隔壹兩行的偏右方開始寫出。開頭字母用大寫，以後的字母用小寫，最後壹個詞後面用逗句。
常用的結束語有：
壹般非正式的關系：
Yours sincerely,
Yours truly,
Yours faithfully,
Most sincerely,
Faithfully yours,
親密的關系：
Love,
Yours love,
Yours Affectionately,
With love,
Lovingly yours,
Yours ever,
上級和長者：
Yours respectfully,
Faithfully yours,
6署名（Signature）
在結束語的下方是簽名，先手寫出，再打出來。如果收信人不認識寫出信人，可以在署名前用括號標出Mr.、Miss或Ms。在名稱下面可註上頭銜。如：
Yours sincerely,
Lucy Blake (手寫)
Lucy Blake (Miss)(打印)
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