辦公自動化管理系統
1、目的
為加強公司辦公自動化(OA)系統管理，保障系統能夠得以有效應用及安全、可靠地運行，特制定本管理規定。
2、職責
2.1信息技術部
2.1.1是辦公自動化(OA)系統的管理部門，負責檢查、指導、考核OA系統的使用、運行、保密情況。
2.1.2負責對流程技術方案的確定，確定需設置的流程在OA系統固化;根據人員、機構、審批權限、職責變化，進行OA流程完善和調整。
2.1.3負責OA系統的運行維護和信息的備份工作。
2.2人力資源中心負責用戶信息的及時提供。
2.3管理中心負責對OA新設和調整流程(表單)的審核，經審核的表單流程由信息技術部負責在系統上設置和發布。
3、表單流程管理
3.1流程設置(調整)申請部門對所提出的新設(調整)流程(表單)組織涉及部門討論確認後，發起《OA流程表單新增/修改申請單》，重要流程需報公司領導審定。
3.2信息技術部根據《OA流程表單新增/修改申請單》審核意見，或公司領導指示意見，進行流程(表單)在OA系統設置或調整，並發布。
3.3OA固定流程發起後，如表單流程中沒有特殊的規定，下壹節點處理人自收到待辦事項起，24小時內必須作出處理。如流程中各節點提出疑義，發起人也須在24小時內作出回復。
3.4如遇處理人出差、請假或其他特殊情況，不能按時上協同處理的，可以預先通過協同設置代理人等方式處理。
3.5節點權限為“審批”和“表單審核”的人員在處理流程時，除“同意”外的所有操作(已閱、不同意、回退、終止、減簽、修改正文、撤銷、審核不通過、暫存待辦、存為草稿)都
必須有明確的意見，如簡單的“已閱”處理視為“同意”，由此引起的後果由該節點處理人承擔;節點權限為協同及其他權限的，處理流程時，意見為“不同意、回退、終止、減簽、暫存待辦”的，也必須註明原因。
3.6在表單裏面提出的疑問，相關節點的人員必須有明確的回復意見，同時視實際情況決定是否要撤銷重新發起。
4、用戶管理
4.1凡是公司已分配辦公自動化(OA)系統賬號的合法用戶，都擁有唯壹的用戶名與口令。因初設口令相同，用戶登錄後必須盡快修改,不允許使用連續的阿拉伯數字例如“123456”
等簡單的組合作為密碼。因遺忘密碼需要重置的用戶，必須由本部門負責人或負責人指定的管理員提出申請，並由申請人接收重置後的密碼。
4.2若員工離職，人力資源中心須第壹時間通知信息技術部，即時關閉該員工用戶帳號。
5、信息管理
5.1辦公自動化(OA)系統上所涉及的各種公文處理應嚴格執行國家和公司的各項公文制度。各單位主要負責人必須對在辦公自動化(OA)系統上流轉、發布的文件、通知、簡報等內容嚴格把關，重大原則問題應向公司領導匯報;各單位領導對本單位在系統中發布的信息的可靠性和嚴肅性負責。
5.2已在辦公自動化(OA)系統中流轉、發布的電子形式的各類公文，公司電子公文的效力等同於原有紙質公司文件和其他公文的效力。
6、系統安全與保密
6.1公司對系統的安全實行單位領導責任制，各部門負責人對本單位辦公系統的保密、安全等負領導責任。辦公系統對辦文流程進行全程跟蹤並有記錄在案，每個用戶各負其責。
6.2辦公自動化(OA)系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息，不得盜用他人用戶賬號，不得幹擾其他用戶和破壞系統服務。OA系統用戶口令應經常更改並保守秘密，不允許請他人代為使用或輸入口令等，因口令丟失或被盜用而引起後果的，將追究其本人責任。
6.3所有可以登陸系統的人員，對系統內文件、資料及其它所有信息，必須遵守《公司保密制度》的相關規定。
7、系統維護與備份
7.1為了保證系統穩定性及安全，各部門對員工日常電腦辦公管理要更加嚴格要求，凡違反公司《計算機管理制度》規定的人員，將予以處罰。
7.2公司OA管理員應定期管理OA系統服務器，對服務器上的硬盤、數據庫、文件等進行安全管理，同時定期備份系統數據。應定期進行異地轉儲，以防造成數據遺失。
7.3備份數據庫資料保管地點具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等設施。
8、責任與考核
8.1為了保障辦公自動化(OA)系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，所有用戶要遵守本管理辦法，違反者視情節承擔相應責任。
8.2討論區內發布的與相關部門工作有關的信息，由相應部門負責人回復，與集團或各分子公司工作有關的由集團辦公室或各分子公司辦公室負責收集、整理，經領導研究後給相關人員回復或公告。
8.3任何人不得在辦公自動化(OA)系統任何區域發布擾亂公***秩序、破壞公司形象的言論、圖片等信息，違反者將視情節給予相應的處罰。
8.4信息技術部是辦公自動化(OA)系統的管理部門，對系統信息發布、流程處理規範性具有監督權。正常情況下的人員、機構變更與調整的，接到確認信息後，1個工作日內完成信息和相關流程調整;涉及權限、職責變更與調整的，於2個工作日內全面完成流程調整和完善。
8.5信息技術部負責對OA辦公系統的運行情況和節點處理情況進行抽查，每季度至少壹次，對檢查中發現的違規和超時行為，將視情節給予相應的處罰。
8.6流程內容審核與處理實行逐級把關負責制，發起者部門負責人對流程內容負直接把關責任，分管領導負領導責任。對發起的流程內容如出現錯誤或被領導否決，將視情節給予相應責任追究。具體發起者業務操作錯誤，由部門根據情節自行追責。
8.7對上述責任，視情節按照《流程管理紅白票制度》對責任人進行處罰。對因違反規定給公司造成損失的，將視損失的輕重參照《員工獎懲制度》處罰。
辦公自動化系統OA運行管理規定
1.目的
為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實際，制定本規定。
2.適用範圍
2.1本規定適用於集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。
2.2oA系統用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業管理人員。
3.相關部門職責
3.1集團辦公室負責文件的制作、發送、督辦和少量紙質文件的`存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規範的文件頭和文件主體。
3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術處進行oA用戶的註冊和註銷。
3.3集團辦公室信息技術處負責oA系統操作技術的培訓，oA系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執行。
4.文件發送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統壹采用辦公自動化系統（oA）發送，特殊情況需要打印紙質文件的報集團或本分管領導批準。
4.2集團公司的正式文件及其他需要簽發的公文，仍按原流程起草、審核、簽發，統壹由辦公室編號、制作、掃描、使用oA發送至收文單位和個人，並根據實際需要打印若幹份存檔和上報。
4.3電子公文應做好登記，並由起草、審核、簽發人簽名。
4.4所有oA用戶每天上、下午上班後都必須及時登錄oA系統查看文件，並始終使oA系統處於“在線”狀態，確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。
4.5電子文件發送後，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯系。
4.6集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）要建立oA系統管理體制，指定專人負責oA系統文件的管理。
5.用戶註冊和註銷
5.1總部新進符合使用oA系統的人員，由人力資源部在壹個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術處，信息技術處應在壹周內完成電腦配置和oA用戶註冊。總部oA用戶離職前，須到集團辦公室信息技術處辦理電腦移交及oA註銷手續後，方可辦理離職手續。
5.2各控參股企業、各銷售公司（物流中心）新進符合使用oA系統的人員，由控參股企業、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案後送交集團辦公室信息技術處註冊。控參股企業、各銷售公司（物流中心）oA用戶離職前，需報集團人力資源部備案，並由集團辦公室信息技術處辦理oA註銷手續後，方可辦理離職手續。
5.3集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的oA用戶，要合理安排電腦***用。
6.系統安全與維護
6.1集團公司和各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的網絡服務器在工作時間內必須始終保持在線，oA系統始終保持正常的運行狀態。建立服務器的運行日誌，並保存30天以上。,,
6.2集團辦公室信息技術處須指定管理員專門負責文件上傳及系統維護。所有配置信息要由專人保管，註意保密。系統管理員應定期對網絡系統進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統安全。
6.3密級的文件不入oA系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發文範圍發送，發文範圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。
6.4所有oA系統應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關人員。
7.文件***享與歸檔
7.1集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實用文件在oA系統上發布，供用戶學習、使用。
7.2集團辦公室對oA系統上電子公文每年整理壹次，刻錄成光盤，存入集團檔案室。
8.附則
8.1本規定自20xx年1月1日起試行，原有關規定同時廢止。
8.2在試運行期間，公司除利用oA系統處理文件發送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。
8.3集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規定進行修改。