行政文件檔案管理系統
為加強學校文件檔案管理，使文件管理科學化、規範化，現制定相關管理制度。
壹、文件和檔案的歸檔制度
1.工作計劃、總結、學校和各辦公室的各種專題總結報告、學校主要領導的講話等。
2.校內外學術競賽獲獎名單、名次、成績及專題匯報材料。
3、各種獎懲材料、學生花名冊和各種統計報表、各種活動記錄等。
4、圖書、儀器、設備增減情況，統計資料，固定資產登記，學校設施更新改造和維修記錄，成套基建資料，相關合同等。
二、行政文件和檔案管理人員的職責
1.檔案工作者經常認真學習理論和黨的方針政策。
2.檔案工作者應加強專業學習，努力提高文件檔案管理水平，使文件檔案更好地為學校工作服務。
3.做好文件檔案的報關和保密工作，做到檔案內容不外泄，資料不損毀、不丟失。
4、經常做好檔案的收集、整理和匯總工作。
第三，文件登記和流通制度
1.上級來信和重要公文必須由辦公室登記編號。
2、上級傳達和重要公文，登記後，粘貼《公文傳閱單》，經領導簽署意見後，轉有關部門進行傳閱和處理。
3.傳閱文件由辦公室督促的，應當及時告知辦理情況，由相關部門辦理的，應當督促及時歸檔。
4、辦公室定期做好文件的清理和歸檔工作，如文件缺失應及時追查。
5.辦公室的所有文件應在每學期結束時清點。
第四，文獻檔案借閱制度
1.查閱文件時防止文件損壞。
2、不得在文件上做任何標記和符號，不準撕毀、塗改文件。
3.訪客不得擅自借閱與其使用目的無關的檔案。
4.文件和檔案壹般不外借。因工作需要確需借閱的，應經辦公室負責人同意辦理借閱手續，並為其保密。
5.外地單位因工作需要來本單位查閱檔案，憑單位介紹信和辦公室負責人同意才能查閱，不允許外借。