如果人員流動比較大的話，可以放壹臺飲水機。紙杯壹定要多準備些。還可放幾盆綠色植物。最好再弄個書報架，方便客人在等待的時候翻閱(最好有公司介紹)。如果允許吸煙的話可以放兩個煙灰缸。 ?
會議室這個地方大多數是用來公司內部人員開會培訓的，所以要正規壹些。桌子，椅子都要好壹點的。如果是小會議室，可以放那種帶滑輪的看起來單薄點的，如果是大會議室，那最好用沙發椅，桌子也要看起來很厚重的那種，可以是中間壹張大桌，也可以那種圍成壹圈的拼接桌，中間可以放幾盆大型的綠色植物。
投影儀和投影布是不能少的。還要有放水瓶的地方，這裏最好是水瓶，而不是飲水機。插排壹定要足夠。 ?接待室(會客室)設計是企業對外交往的窗口，設置的數量、規格要根據企業公***關系活動。
接待會場的選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到以下標準：
第壹：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給予會者壹種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在壹起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要壹個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，壹兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過壹天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近壹些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員壹定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這裏開的，沒出什麽問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。