“紅頭文件”並非法律用語，是老百姓對“各級政府機關（多指中央壹級）下發的帶有大紅字標題和紅色印章的文件”的俗稱。從制定機關的權限來看，行政法規的制定機關是國務院，規章的制定機關是31個省、自治區、直轄市人民政府，49個較大的市人民政府，以及國務院各部門、各直屬機構和具有行政管理職責的直屬事業單位。而壹般“紅頭文件”，有行政管理權的行政機關在行政管理工作需要時就可以制定。可見，“紅頭文件”實際上有廣義與狹義之分。作為機密文件。
廣義的“紅頭文件”就是從字面理解的帶紅頭和紅色印章的，既包括行政機關直接針對特定公民和組織而制發的文件，也包括行政機關不直接針對特定公民和組織而制發的文件，以及行政機關內部因明確壹些工作事項而制發的文件。狹義的“紅頭文件”是專指行政機關針對不特定的公民和組織而制發的文件，這類文件對公眾有約束力、涉及到他們的權利和義務，也就是法律用語所稱的行政法規、規章以外的其他具有普遍約束力的規範性文件。公眾所關心關註的，應該是指狹義上的“紅頭文件”。現在大多公司作為機密文件，任職文件，緊急文件的的別稱。