為了使各種公文都能有穩定的性質、特定的用途並使更多的人都能對這些性質和用途有準確的了解，以便利於正確有效地形成和辦理公文，客觀上需要人們對常用的每壹種公文都賦予壹個能概括表明其性質、用途的統壹規範的稱謂，這種稱謂叫文種。
正確選擇並在公文上標明文種，將會給公文的形成和辦理帶來便利，並有助於維護公文的嚴肅性和有效性。
我國行政系統通用公文文種體系中包括有：條例、規定、辦法、決定、命令、指示、批復、通知、通報、公告、通告、議案、請示、報告、調查報告、總結報告、函、會議紀要等，它們性質不同，各有特定的適用範圍。