與Office 97相比,Office 2000 在組件規模、功能、中文特性、Web 能力等方面都有較大改進。在易用性方面,除了保持前期版本特點的基礎之外又添加許多小工具,比較有特色的是多重剪貼板、智能菜單、即時安裝等。
1) 智能折疊菜單
可能妳已早受不了屏幕上的壹大堆菜單和工具欄了,壹是使人眼花繚亂,二是把文檔窗口的空間擠得越來越小。在Office 2000裏,功能越來越多,界面反而越來越簡潔了,使Office新用戶不會因其強大的功能而失去掌握它的信心。
Office 2000增加了智能折疊菜單功能。有了這個功能後,下拉菜單中只顯示最近用過的功能,對於其他功能,如果需要,按壹下菜單最底下的箭頭或只要將鼠標在打開菜單上懸停壹會兒,菜單就會完全打開,對使用過的菜單項,下壹次打開菜單後,Office 2000就把這它作為常用菜單顯示出來,而隱藏其他不常用的菜單項。Office 2000的工具欄也有同樣的功能,項端只有壹行工具欄,單擊擴展按鈕,所有的功能就會呈現在眼前,我們可以隨意挑選所需的功能
2) 善解人意的小助手
幾個活潑漂亮的人性化助手,會幫助我們解決很多問題,Office 2000助手的功能比Office 97有所增強。助手幾乎不會遮住我們的視線,提供的幫助也更多了。我們可以問它壹個問題,輸入壹句話或壹個字,它就會查找幾乎所有相關的主題,供我們選擇。還有呢,Office 2000的幫助系統采用更新穎的形式,更便於閱讀和查找。
3) 多文檔切換方式
以前我們無論使用壹個程序同時打開多少個Office文檔,該程序都只會在Windows的任務欄中顯示壹個程序圖標,我們只有通過應用程序的“窗口”菜單才能在不同文檔之間進行切換,操作很不方便。使用Office 2000後這壹問題將不復存在!Office 2000具有將每壹個文檔分別作為壹個任務單獨顯示的功能,如果我們同時打開多個文檔之後,系統將會在任務欄上分別顯示每個文件的圖標,我們只需使用ALT+TAB快捷鍵或用鼠標單擊任務欄上的文檔圖標就可以在同壹應用程序中的不同文檔之間進行切換,效果非常好。
4) 根據需要安裝
在Office 97的安裝過程中,在“典型安裝”和“自定義”安裝中只能選擇其壹,未安裝的功能不會出現在菜單中,壹旦安裝完成以後想要對組件進行增刪是很復雜的。
Office 2000的安裝向導對於許多非典型應用提供“首次使用時安裝”選擇,把所有提供的功能都放到了菜單中,但有些功能不能馬上就能用,可是妳仍然可以點擊或者調用這些功能。當調用這些功能時,Office 2000會提醒輸入文件路徑進行即時安裝,放上安裝盤,安裝完成後就可以使用了。
5) 即點即輸
在Word 97中,寫壹份通知或是信件,在排版時必須要敲許多空行或用TAB鍵定位,真是令人頭疼。現在不必心煩了,Office 2000新增了即點即輸功能,我們可以在文檔的任何地方,雙擊鼠標左鍵,就可以在光標所在位置立即輸入文本。
6) 奇特的多重剪貼板
Windows只有壹個剪貼板,所以出現了許多第三方開發的工具來增強Windows剪貼板的功能。現在微軟自己把這件事做好了。OFFICE 2000提供了壹個可同時保存多次剪切、復制剪貼板,可以將用戶最近復制的12次內容全部保存下來。如果不馬上粘貼最初復制的內容,而是復制了兩種以上不同的內容時,Office 2000會自動彈出剪貼板,被復制的各個項目變為圖標被登錄在工具框中,把鼠標移動到各個項目的圖標上可以確認其內容,用戶可以選擇其中的壹個或全部自由地粘貼在Office的其他文檔中,而且文檔格式不會變。
7) 直接預覽字體
在Office 2000中,在字體列表框中不再是簡單地列出字體的名稱了,而是將字體的形狀也顯示出來,使人壹目了然,可以很方便地選擇字體。
8) 新的“剪輯庫”
在Office 2000新的“剪輯庫”中,我們可以按自定義的類別組織圖片,為圖片指定關鍵詞,將圖像拖動到Office 文檔中,並在編輯文檔時使“剪輯庫”在壹個小窗口中處於打開狀態。
還可以在新的“剪輯庫”中保存聲音和影片,將常用的圖片、聲音和影片添加到“剪輯庫”中以便於使用。
9) 宏病毒防護功能
當妳打開壹個Office 97文件時,可能會遇到提示警告信息,告訴妳將要打開的文件包含宏。
這時,妳壹定希望有壹種辦法能確認返回文檔中的宏是不是來自於宏的開發者,以及是否被修改過。Office 2000新的數字簽名功能就提供了這種方法,妳可以為開發的宏添加數字簽名。宏上的數字簽名是宏中的壹種識別印記,可以幫助用戶確認帶有宏操作的文檔來源以及它們是否被改動過,無論通過什麽途徑修改了宏方案的代碼,其數字簽名都將被刪除。提高了文檔的安全性和用戶的安全感。
10) 千年蟲問題的解決
Office 2000 中不存在“千年蟲”問題。 由於Office 2000 使用四位年數字,因而它可以識別的日期可以達到9999年12月31號。
11) 面向Web和全球化特性
互聯網的重要作用雖然得到了所有人的認可,但是目前桌面系統上的Web應用還僅僅局限在網頁瀏覽和收發電子郵件方面,如何利用互聯網提高辦公效率、輔助決策、降低成本是擺在我們面前的壹個重大課題。
Office 2000所包含的所有組件都與Web緊密結合,Word、Excel、PowerPoint、Access等組件所生成的文檔都可以保存為*.Html格式,而且可以最大限度地保持原文的格式,使用任何瀏覽器都可以直接查看或者編輯。它帶來的直接好處是解決了過去許多版本的不兼容問題,把分散在各個組件中的文檔收集工作集中到了壹個統壹的平臺之上,從而可以很容易地進行信息的匯總和發布,提高了工作效率。
如果我們以默認方式安裝了Office 2000,就會自動安裝IE 5。(如果沒有IE 5,那麽許多Office 2000中的新功能將不復存在,。IE 5新增了4種Office Web組件,分別是:電子數據表組件、圖表組件、數據源組件和數據透視表組件。
使用IE 5瀏覽器打開利用Word、Excel等組件編寫後轉換為HTML文件的文檔時,可以在需要時立刻打開Word、Excel等組件對文檔進行編輯和修改。)
Office 2000更獨特的Web 功能表現在: PowerPoint制作的幻燈片另存為超文本後,在IE 5中這些效果仍然存在,而且前後翻頁甚至放映也都與PowerPoint中的效果壹樣(如圖37)。在Office 2000中利用新增加的Web 組件可以很輕松地將Access數據庫添加到Web頁中,整個編程過程完全是可視化的,初學者可以在幾個小時內就掌握編輯要領。
Office 2000可以適應80多種語言,甚至包括壹些非常生僻的語種,之所以能夠實現多種同屏顯示,主要因為Office 2000采用了Unicode編碼規則,實現了全球文字與代碼的唯壹對應關系,所以不會出現亂碼現象。這種技術解決了許多跨國、跨地區企業的文檔交流問題。
12) 更強的網絡功能
Office 2000更強大的網絡功能主要體現在安裝和聯機協作。利用網絡可以節省大量的時間和成本,目前國內的網絡功能還主要表現為文件***享和打印***享,只有少數實現了消息傳遞和視頻通信,究其原因在於這些應用程序大多數為第三方開發的工具,設置和操作過程相對復雜,兼容性也不高。Office 2000在這方面做出了許多改進,讓許多網絡特性變得“可視化”,而且確實帶來高效率。
系統管理員可以在網絡上對客戶機進行Office 2000的安裝操作,定制安裝每個客戶機所需要組件,“網絡安裝向導”可以幫助管理員進行網絡安裝部署,安裝結果支持Office 2000的所有功能。
Office 2000提供了基於Web服務器的聯機討論功能,多個用戶可以對同壹篇文檔進行修改而不會產生混亂現象,這是因為各個客戶的修改並不會插入原稿,而是保存在Web服務器中的數據庫中,由擁有權限的用戶最後確定文檔內容。另外它還可以利用Outlook和NetMeeting召集網絡會議和訂閱信息。
13) 其他增強功能
在Office 2000裏,所有的圖片都可以像文字壹樣進行排版,像文字壹樣控制它的縮進,這比Office 97中的每壹幅圖片被拖來拖去、調整位置方便了許多。
Office 2000讓“打開”與“保存”的方式也發生了變化,我們不僅可以靈活地選擇打開與保存的方式,還可以將文檔保存在多個文件夾和Web服務器上。(Microsoft Office 2000 提供了從右向左 功能和特性,用於支持從右向左或雙向環境中所用語言的文字的輸入、編輯和顯示,如阿拉伯語。)