另外，員工信息表必須配有員工檔案，員工檔案必須包括個人電子照片、身份證掃描件、畢業證等證件掃描件、勞動合同掃描件。
:關於員工檔案
職工檔案是指企業勞動人事部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、專業技術水平、工作業績、工作變動等方面的文件材料。它是歷史地、全面地考察員工的基礎。員工檔案是國家檔案的組成部分。
1.人力資源部人事管理專員負責所有員工人事管理檔案的建立和管理，各人力資源機構或人員應在其指導下完成下屬單位中層及以下員工人事管理檔案的建立和更新。
2.員工的人事資料由員工所在部門收集，填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》移交人力資源部。
3.公司員工的人事管理檔案，在其員工晉升、獎懲、變動、了解基本情況時，必須由壹級部門處級以上領導查閱。
4、職工，是指企事業單位中各種形式的就業人員，包括正式工、合同工、臨時工，以及培訓工和實習生。現代企事業單位的員工和過去有很大的不同。他們的素質比較高，知識面比較強。
任何企業或機構都需要制定規則，讓每個員工都知道管理者對他們的期望。也就是說，企事業單位應該通過建立制度而不是管人來建立積極的員工關系，避免管理上的隨意性。
5.從廣義上講，員工關系管理的內容涉及企事業單位整體單位文化和人力資源管理體系的建設。從單位願景和價值觀的建立，內部溝通渠道的構建和應用，組織的設計和調整，人力資源政策的制定和執行等等。涉及單位與員工、員工與員工之間的關系和影響的各個方面都是員工關系管理系統的內容。從管理職責的角度來看，員工關系管理主要有七個方面:
首先是勞動關系管理。處理勞動爭議，員工在職和離職的面試和手續，處理員工投訴，人事爭議和外部事件。
二是員工紀律管理。引導員工遵守單位的規章制度和勞動紀律，提高員工的組織紀律性，在壹定程度上約束員工的行為準則。
第三是員工人際關系的管理。引導員工建立良好的工作關系，營造有利於員工建立正式人際關系的環境。
第四是溝通管理。保證溝通渠道的暢通，引導自上而下的及時雙向溝通，完善員工建議制度。
五是員工績效管理。制定科學的評價標準和體系，實施合理的評價程序，既能真實反映員工的工作成績，又能促進員工的積極性。
六是員工情況管理。組織員工心態和滿意度調查，預防、發現和處理謠言和怠工，解決員工關心的問題。是單位文化的建設。建設積極、有效、健康的單位文化，引導員工的價值觀，維護單位的良好形象。
七是服務和支持。為員工提供國家法律法規、公司政策、個人身心等方面的咨詢服務，幫助員工平衡工作與生活。九是員工關系管理培訓。組織員工進行人際交往和溝通技巧的培訓。