1.檔案資源積累緩慢
檔案是隨著人們實踐活動的發展而逐漸積累起來的,不可能像圖書資料那樣大量印刷發行。檔案多為“孤本”,不能隨意復制,尤其是歷史檔案,流傳至今。所以檔案資源的積累是比較緩慢的,檔案比壹般的圖書資料更加珍貴。這使得檔案的保存和保護受到高度重視,無形中降低了其利用率。
2.檔案管理過程的各個階段
中國的檔案管理分為兩個階段:檔案階段和檔案階段。不同階段的檔案價值不同,檔案的管理方式和服務對象也不同。在檔案室階段,檔案主要由其形成單位控制和利用,為本單位的日常工作提供憑證和參考,中間有過渡;在檔案階段,檔案在其形成中的作用降低,而社會價值增加,進入永久保存期。檔案階段的檔案管理不僅要保管好檔案,還要積極提供檔案為社會各界服務。
3.檔案管理活動對檔案工作者的依賴。
檔案是在創始人的活動過程中產生的,反映了創始人的全部歷史、觀點、經歷和成就,包含了與其利益密切相關的事實和資料。因此,文件離不開它的創造者,它的價值與它的創造者密切相關。檔案對其創造者的依賴,使得檔案難以像圖書資料那樣廣泛地傳遞和交流,這在壹定程度上限制了檔案管理活動的範圍。
4.檔案管理相對社會封閉。
檔案直接關系到檔案創造者的切身利益,相當壹部分檔案涉及國家的政治、軍事、經濟和技術秘密。因此,檔案從形成之日起,在相當長的壹段時間內是對外封閉的,只有過了這段封閉期,才能有選擇地向社會開放。檔案管理的封閉性與圖書資料追求的時效性形成鮮明對比。檔案管理的封閉性造成了檔案存儲與利用之間的矛盾,這壹矛盾貫穿於檔案管理的全過程,促進了檔案管理的不斷發展。