持續審計的實施與企業的信息化水平密切相關。在企業信息化過程中,企業的業務處理模式和審計模式都會發生變化,以適應不斷變化的信息環境。在分析持續審計應用的技術條件時,明確指出應用持續審計必須建立可靠的持續審計系統,要求企業建立信息技術平臺,實現企業的全面信息化管理。目前,我國企業信息化的進程雖然很快,但是還有很多需要改進的地方。
1.加快大型企業信息化進程。企業的高度信息化要求企業在生產、管理、經營的各個方面都要實現信息化。企業信息化的結果應該是信息的計算機化。數據的信息化導致企業的組織和部門之間信息的產生、存儲、傳遞和分析都是在使用計算機設備的條件下進行的。
企業信息化的過程應該是循序漸進的。企業信息化建設的第壹步是實現企業各個部門的信息化,建立部門數據庫。第二步,要求企業完成管理決策層的網絡化和智能化。在這個環節中,要求企業采用電子信息技術,將財務、計劃、銷售、庫存等管理信息自動化、智能化,使企業的管理科學化。
2.逐步提高中小企業信息化水平。中小企業信息化不能簡單套用大企業的方法。由於中小企業缺乏人力、物力和財力,如果采取壹步到位的激進方式,無異於拔苗助長。因此,中小企業的信息化應該采取循序漸進的方式。
首先,中小企業需要完成的是數據的標準化。信息系統以數據為基礎,中小企業需要在遵循國家標準和行業標準的前提下,選擇並制定出符合自身企業實際情況的編碼方案,對企業的管理對象進行標註。
其次,從財務層面入手,實現財務信息化,完成企業信息化的第二步。對於中小企業來說,財力是其核心。目前國內財務軟件市場相對成熟,財務信息化實施相對容易。最終在實現財務信息化的基礎上,完成銷售管理、采購管理、庫存管理、財務管理的集成應用,使財務業務壹體化,強化基礎管理體系。
(二)改變現有的審計觀念,提高審計人員的專業技能。
1.改變企業管理層和內部審計人員對持續審計的看法。要想在內部審計中開展持續審計,首先要轉變企業管理層和審計人員的觀念。中國審計署和其他相關部門應向企業管理層和審計人員宣傳持續審計的巨大好處,包括持續審計可以提供實時信息,幫助管理層實現對企業所有部門的實時控制。其次,讓他們知道在線審計可以降低內部審計人員現場審計的成本。內審員直接通過網絡獲取數據,不必與被審核部門接觸,減少了會議時間和會議費用。再次,讓他們知道在持續審計下,內部審計復核程序非常簡單,由計算機完成,減少了復核時間,降低了出錯和錯誤的可能性,避免了重復審計復核所需的費用。最後,讓他們知道網絡化的審計報告可以減少打印和傳輸報告的支出。通過這種方式向他們介紹,在初步建設後,持續審計可以為企業減少很多費用,並使管理層和內部審計人員改變對持續審計的看法。
2.提高內部審計人員的專業技能。內部審計人員的關鍵任務是保證企業資產的完整,因此內部審計人員應具備豐富的財務知識。持續審計是傳統審計發展的結果,實施持續審計需要使用高度自動化的持續審計軟件。因此,內部審計人員需要具備計算機知識。持續審計和網絡密不可分,這就要求內部審計人員同時掌握網絡審計的知識。最後,人才需要不斷適應社會的需求。可以考慮在高校教學中引入持續審計,就像當初在高校教學中引入計算機審計壹樣,在高校中培養壹批後備審計人才。
(C)加強持續審計相關技術的開發。
1.加快XBRL標準的制定。目前,雖然很多企業使用了ERP技術,但ERP技術與企業整體信息化還有很大差距。實現企業整體信息化的基本途徑之壹是實施XBRL技術。許多關於持續審計的研究都是基於XBRL的。隨著XBRL的普及,上市公司、交易所、會計師事務所、投資者等上市公司的信息使用者能夠以更低的成本和更高的效率提取、分析和交換信息。
2.促進持續審計系統的發展。目前很少有機構安裝全嵌入式自動連續審計應用,因為EAM技術占用系統空間太大,會嚴重癱瘓整個系統。因此,在研究持續審計系統時,可以這樣設計:將持續審計系統與企業的應用程序連接起來,而不是將其嵌入。這樣,內部審計人員可以定期在後臺運行自動數據和分析測試程序,以減輕整個企業系統的負載。此外,應根據各行業的不同情況設計持續審計制度。
3.開發數據倉庫技術。數據倉庫的目的是使信息檢索和分析盡可能靈活和開放。所以對於各部門需要的簡單查詢,沒有必要查詢企業數據倉庫。因此,建議在改進數據倉庫技術時,首先在各部門內部完成數據倉庫的建設,然後將各部門的所有數據倉庫匯總起來,形成企業的數據倉庫。
(D)內部審計標準應補充持續審計的內容。
1.要求企業提供實時審計信息。在我國的內部審計準則中,已經明確規定了企業提供信息的及時性,涉及審計信息的實時性,但相關規定和定義並不明確。因此,內部審計準則需要明確提出實時信息的含義,要求企業及時披露可能影響其經營狀況的重大事項,以確保信息使用者的利益不受侵害。
2 .根據委托代理關系的規定,持續審計信息披露的範圍。由於持續審計的範圍涉及企業的所有部門和層次,因此持續審計的範圍極其廣泛。應將企業各層級之間的委托代理關系進行分類,使內部審計準則規定持續審計的審計範圍。
3.完善持續審計實施過程中的相關規定。內部審計準則提出實時信息披露後,應規定企業如何披露實時信息,進而提出並明確界定持續審計的概念。在界定持續審計的概念時,有必要明確持續審計是在同壹時間進行的,還是在以後的短時間內進行的。在定義中應強調審計報告的時間應與事項的發生幾乎同步,明確持續審計的目的是提供實時的審計信息,這是持續審計區別於傳統審計的特點。建議將審計報告分為最終報告、中期報告和實時報告。從審計報告的類型來看,它為持續審計提供了基礎。
對於持續審計的定義,需要強調的是,持續審計是利用全自動化的審計程序對企業的信息進行審計。因此,持續審計涉及的審計證據壹般以電子數據的形式存在。在審計證據的分類上,審計準則建議增加網絡環境下存儲和傳輸的電子數據。因為持續審計提供的審計報告往往是通過網絡發布的,所以可以將網絡報告加入到審計報告的分類中。而且審計標準還需要對網絡報告的發布方式、發布形式、發布格式、報告發布方式、網絡審計報告的主要內容以及網絡報告的保存方式做出相應的規定,以統壹網絡報告的發布。
(五)率先在成熟的集團公司試點實施。
在內部審計中開展持續審計,對企業自身的要求非常苛刻。因此,即使在內部審計中,持續審計也需要很長時間才能廣泛實施。但是,中國可以選擇成熟的集團公司率先進行持續審計的試點應用。壹方面可以幫助信息化、網絡化程度較高的企業提高內部審計技術,另壹方面可以為持續審計在我國內部審計中的廣泛實施做準備。