項目管理信息化如何提高項目管理水平

　項目是建築施工企業最基礎的業務單元，是以單體項目為對象，以工程項目的工期、質量、安全、文明施工、成本等目標為主要內容的生產組織管理。項目管理的過程就是整體分解和結合統壹的過程。那麽如何通過項目管理信息化提高項目管理水平呢?

　1 項目管理信息化的重要性

　1.1 項目管理遇到的問題

　在實際工作中我們往往發現，有的項目已經施工壹段時間了，但圖紙還沒有完成，為了避免造成項目延期，於是在沒有預算的情況下材料和人工就已經到位並進行施工，個別項目甚至在工期進行到了將近壹半都無法得到完整的圖紙。長此以往，會對以後的項目進行造成無法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來控制項目成本，但是這些剛性的規章制度在實施過程中執行不力。既然依靠員工自身無法推行，所以就需要壹套成熟的系統的信息化工具來執行，通過電腦來規範這些過程，目的是使項目的整個過程更加透明、規範、科學，從而達到有效控制項目成本的目的。

　1.2 成本控制是項目管理信息化重點

　在項目管理中成本控制是最大的問題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個項目成本中占的比重約為80%，能否對材料進行有效的管理可以說是項目資金運作的關鍵。還有，例如：施工任務書的編制，很多項目不按照要求進行人工結算，而將?領料?作為結算人工的方式，然後再根據?結算?的結果重新制作施工任務書。這種?以領代耗?的方式壹直是項目管理中壹個長期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的?事先控制?儼然變成了?事後匯總?。

　項目管理軟件開發的重點就在於控制成本，主要有以下幾點：

　①控制工程直接成本：材料成本、人工費、機械費。

　②加強質量管理，控制質量成本。質量成本是指項目為保證和提高產品質量而支出的壹切費用，降低這壹部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。

　③組織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。

　④加強項目資料的及時整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時間，而且可以在遇到糾紛時及時索賠，從而降低成本。

　1.3 提高員工管理能力，規範施工體系

　在許多項目中，項目經理會發現項目部的員工工作自覺性不夠，其實這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對於項目進行情況不了解，導致了項目工作人員不知道近期要做什麽，這樣就加重了項目經理的工作量，同時讓業主覺得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是為了通過軟件規範項目管理的各個分部分項，明確告訴項目實施人員應該做什麽和必須做什麽。整個信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成壹種統壹的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說是公司在施工過程中的企業文化。當公司在完成信息化項目管理後，在工作中員工可以通過相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當項目部所有的人都明確了工作後，項目經理也可以有更多的時間處理其他事務，這樣同樣可以減少生產成本、提高效益，並且樹立公司規範管理的形象。

　2 項目管理系統軟件

　2.1 項目管理軟件設計開發理念

　項目管理是壹個復雜的多方位的行為活動，項目管理是由壹條主線流程和多條支線流程所組成的。壹個項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設置了相應的工作模塊，提供了詳實的數據資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合為壹個個簡單明了的模塊。從開發的目的以及項目管理的概念來看，我們開發項目管理系統的重點是創造壹個能有效控制項目成本，規範人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預算為管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個項目人員的工作責任和權限，然後由各個施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為項目開始以及系統運行的基礎，通過系統限定強制預算(軟件設定每個項目在進行初始必須有預算，否則無法進行)的必要性，有效保障項目的成本不會超出預算。雖然在發生預算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每壹筆發生的成本變動，並通過名為?成本管理?的模塊迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的'每壹分錢都記得明明白白。

　在主預算完成後，預算之後的每壹筆進料領料都直接與主預算進行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時候項目的材料和人工成本都壹目了然。嚴格限定了領料工作和預算以及領料計劃之間的關系，讓預算外的領料不能通過，從管理的角度堵住了超支領料的漏洞，有效防止由於管理粗放而造成的浪費。

　當然，項目實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點項目組的要求以及我們現場了解到的情況，我們設計了施工任務更改單這樣壹個組件。在明確項目管理人員的權責後，可以對預算的內容和使用量進行更改，確保現場情況變動後的領料或人工調用能夠順利完成並將此件發生的信息記錄下來。雖然這只是壹個簡單的小部件，但卻使整個系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。

　由於項目管理系統使用了人員權限與身份認證統壹的登錄方式，規範了人員的工作，明確了每個人的工作職責。我們將完整的項目管理過程分解為若幹的部分並對應相應的模塊，通過管理員的分配為這些工作模塊設置確定的工作負責人。

　2.2 軟件的結構和流程

　上安項目管理系統是壹個基於C/S結構的軟件項目管理系統。它以壹個單獨的項目為運作單位，只要有壹臺能擔當主機的計算機就可以開展工作，客戶機的數量不限，人員可以在任何壹臺計算機上使用系統。

　在完成了系統安裝後，我們需要進行項目人員與權限的配置。這個步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權限。采用兩層權限分配，即壹層對項目的管理人員(壹般可認為是項目經理)賦予其對整個項目的管理內容;二層由該項目管理人員對項目實際中的3大員等各類人員進行更細致的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實際情況進行。

　項目管理系統分為：成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進度計劃、安全管理、質量管理以及統計分析10個主要功能部分。其中合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、施工預算為整個系統的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進度管理、安全管理、質量管理五大輔助工具模塊。

　2.2.1 系統主要管理流程

　①基礎信息與數據的錄入：這部分工作是所有後續工作的前提，由管理員建立項目人員並分配相應的權限，然後在?合同管理?部分確定項目中的承包、分包關系。這樣我們就可以在系統中確立壹個項目的基本結構和工作情況。

　接著通過?施工預算?生成或導入壹份施工總預算，在?計劃管理?中通過生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作並將分包合同與分部分項建立關聯。至此我們會發現，壹個項目開工前的準備工作已經完全在系統中就緒了。

　②供應商管理：在完成了基本信息和預算錄入後，我們應該確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：

　根據公司每年提供的合格供應商名冊的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式;

　在?基礎信息維護?導入這些供應商。在檢查補充數據確保其無誤後便可錄入合格供應商錄入表，並供項目挑選合作;

　項目中臨時需要合作的壹次性供應商則可通過填寫?壹次性合格供方報審表?，審批後同樣錄入合格供應商錄入表。

　③分包商管理：根據公司每年的合格分包商名冊整理出符合格式要求的EXCEL表格;

　在?基礎信息維護?中導入分包商數據並檢查補充確保無誤後便可錄入?勞動力管理?中的?合格分包商錄入表?並供項目合作;

　在項目中臨時需要合作的壹次性分包商在填寫?壹次性分包申請表?經審批後也可以錄入為合格分包商錄入表。

　(註：在確定為合格分包商後並選擇合作，需填寫相應的?工程項目分包申請表?和?編組信息登記表?。)

　④材料的要料和采購：在項目正式開始後，我們可以通過項目管理系統來管理和控制材料。

　首先在各分部分項的月要料計劃表中選擇要完成的分部分項，結合先前的預算數據，分別生成各分部分項的月要料計劃。然後根據其中所包含的甲供/乙供信息，分別生成甲供/乙供月要料計劃匯總表並根據此表生成計劃進行采購

　這樣，我們就可以通過系統對采購計劃的合理性和必要性判斷並控制采購，避免了預算不清造成的根據當時需求進行采購，導致最後賬目不清，重新?補做預算?的情況。

　⑤材料的現場管理：材料管理是項目成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無疑就是現場的領料管理。在系統中，我們將各分部分項的預算導入，由於預算中的材料編號和名稱經常不按標準格式填寫，直接生成材料數據可能出現各種問題，導致系統管理混亂，故我們需要先對這些材料進行分類。

　在?基礎信息維護?中的?物資基礎信息?界面，我們可以看到先前導入的預算中的材料和壹個國家標準的材料類別，只需將各種預算中的材料進行拖放就可以對其進行歸類。我們的調查發現，施工員往往在壹個項目中接觸到的材料類別並不很多，而且經常重復。但每次填寫卻都需要在龐大的材料庫中查找某壹種材料。為此我們為材料設計了?助記碼?，在歸類的過程中我們可以通過?助記碼?來指定壹種材料，在後面的操作中只要輸入簡單的助記碼就可以立刻指定相應材料，對材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統的易用性。至此，完成了材料維護的工作。(註：材料歸類完成後，物資管理中的庫存材料金額收發存表便可自動正確生成。)而今後現場材料的出入庫都需要通過填寫入庫單(甲/乙供)、領料單(計價/未計價)、退料單等會自動進行數據統計的系統表單才能進行，嚴格地把握了現場材料的使用。

　從項目現場掌握的情況來看，大部分項目在材料領用方面的管理都有很多不足之處。多數是由於預算不明確，領料往往缺乏控制，為了保持工程進度，只要來領就給料，在項目竣工時往往會發現支出很多不必要的材料費用，領料計劃成為了壹張過後再補的統計證明。而項目施工員本身也經常因為工作忙碌或其他各種原因擱置這壹工作，甚至有的材料是施工班組做好領料單交給施工員簽字。從管理的角度來說這顯然是存在問題的，首先施工員在領料的同時不可能清楚地記得各次累計的領料量，只有在登帳的時候才能發現，所以，施工員每次在使用的時候也不會特別註意節約材料，反正每次領料都沒有問題，就無所謂什麽領料計劃和合理使用材料了。同時由於材料員在項目中不可能時時做出準確的材料出入庫的匯總帳目，項目經理也比較難以在發生問題後解決。

　使用項目管理系統的主要目的之壹就是規範化收發料，在每次收料和發料的同時都記錄數據並實時匯總，在使用材料的範圍，也作出了以下嚴格的控制。

　首先，必須是材料預算中有的，如果沒有可以通過?基礎信息維護?部分建立相應的材料類別關系對材料分類。然後根據甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。

　其次，在實際使用中，甲乙分別填寫各自的領料單領料，而在這壹操作的同時，庫存材料的數量也會相應地變化。由於這壹切都是在系統中完成的，而且數據間有著絕對的對應關系，任何超出預算的領料除非專門的審核否則不能進行，這就對領料數量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴格地控制了施工用料的精確數量。