壹、規範科學的檔案管理是企業必須做好的壹項基礎工作，也是成為壹流企業的重要保證。
當今世界已經進入知識經濟和信息時代，信息已經成為比資產更重要的戰略資源。檔案管理作為信息產業的組成部分，作為信息資源，作為企業生產、技術、科研和管理的真實記錄和基礎工作，作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等方面發揮著積極而重要的作用。
我公司是國內第壹家在香港上市的咨詢公司。從壹個默默無聞，只有二三十名員工的小公司，發展成為擁有近160、70名員工的上市公司。在具有咨詢特色的企業文化、管理和業務發展的形成和發展中積累了豐富的資源。為了使公司走向國際化、規範化、精品化，公司內部結構在不斷變化，公司制度和管理水平在改革中不斷提高，這對檔案管理的發展提出了新的要求。在企業發展的同時，檔案工作不會被削弱。建立壹套適應公司業務特點，體現公司規範化、科學化管理水平的檔案制度，使檔案工作的發展不落後於企業的發展速度，全面記錄和反映公司創建、建設、發展的歷史過程，是辦公室管理的重要組成部分，也是必須做好的壹項基礎工作。將為公司全面開展業務和研究工作創造必要條件，在規避和抵禦各種風險、提高公司市場競爭力、促進公司可持續發展方面發揮重要作用，也成為衡量公司管理水平的重要標誌。
二是進壹步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破目前基層檔案保管管理和辦公室單壹行政、人事檔案保管的階段，在規範檔案管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
我公司辦公室目前的檔案管理是將研究所收到的文件、公司下發的內部文件、報紙會簽分別收集起來，在當年年底和次年年初再次篩選，將上壹年度的文件分為以上三類進行歸檔、裝訂、保存。內容是將行政、黨群、人事、業務管理和綜合業務管理系統簡單集中，基本處於檔案管理的初級保管階段。隨著公司的發展壯大，業務量和形成文件的部門越來越多，現有的文件分類和檔案管理方式已經逐漸跟不上公司發展的要求。
如何將學到的知識運用到實際工作中，是當前應該面對和解決的首要問題，也是今後檔案管理工作的重中之重。因此，急需重建適合公司業務發展的綜合檔案管理系統框架，拓展檔案信息資源，這也是有利於綜合檔案管理發展和日常管理的關鍵點。
首先要熟悉和掌握公司的業務情況和專業知識，根據公司的業務性質和內部組織結構重新調整檔案的類別；其次，要系統整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前我公司的檔案管理存在壹些問題:各業務部門的檔案工作沒有形成體系，主要表現在以下幾個方面:壹是業務部門沒有將檔案工作納入職責範圍，導致部分檔案資料丟失。二是日常活動中形成的大量檔案分散保存，檔案流失嚴重。公司檔案信息的丟失主要表現在以下幾個方面:業務部門研究人員對企業的調查論證、項目申請、談判協議、審批登記等檔案大多掌握在相應當事人手中，無法及時歸檔。有的即使備案也不重視原件，往往屬於復印件。這些問題直接導致檔案信息資源隨著人員流動而部分流失。
上述檔案信息資源的流失，正是亟待拓展和開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件材料也要收集在目錄中，公司經營活動的檔案要單獨整理；科學研究、聲像載體、實物、設備、外事、會議和公關活動、科學技術、專門檔案等文件的建立和完善，也是整體檔案管理順利進行的前提。只有對檔案進行系統分類，才能保證檔案的準確有效收集和利用。它為檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和統計等管理工作提供了依據，體現了檔案的價值。
第三，集中統壹的檔案管理模式，按部門存儲和利用實體，是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向。
檔案工作的許多傳統做法和管理模式在不同時期的檔案工作中發揮了積極作用。但從咨詢公司的實際情況來看，壹些傳統做法似乎已經不能適應當前公司發展的需要，必須加以重視和創新。它包括檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節，以及在具體操作手段上的壹些創新。
我們公司的產品是知識產品，咨詢公司也是上市公司。根據國家有關部門對上市公司管理的規定，財務部和綜合業務部是極其特殊的部門，其相關文件、報表、合同管理等都是絕對保密的，所以這些檔案都是以分散保存的形式保存。此外，還有很多咨詢機構，涉及公司的業務拓展、專題研究、會議公關活動等各個方面，這些部門承擔了大量繁重的業務支持工作。鑒於這壹特點，公司的檔案管理也應符合本企業的特色模式。在加強知識產權檔案和涉及商業秘密的檔案管理的同時，確定公司檔案資料的歸檔範圍，並在歸檔系統中更新。在結合研究所檔案管理精神的前提下，從組卷形式到裝訂手段，盡量簡化檔案部門長期以來進行的壹些繁瑣的操作步驟和不必要的流程和環節，集中統壹模式，盡快完成歸檔程序，盡可能縮短歸檔周期。集中統壹模式，即要求公司各部門保管的檔案相對集中於壹人，以免因各部門檔案分散存放而造成檔案管理不便甚至造成檔案損毀或丟失等嚴重情況。同時，各部門要復印壹套目錄，用於辦公室檔案部門的備份和保存，也就是我們常說的目錄交換，更清晰的記錄公司的發展和經營管理情況，檔案管理工作要有序、有序、規範。這類企業檔案的價值是無形資產，也可以為以後檔案的綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各事業部(定制產品)等研究部門，要根據各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理辦法，並保持規範化和科學化。但如何讓各部門在繁忙的業務之余，方便設置試卷，又不影響日後使用移檔，不將其視為額外負擔，值得進壹步探討。因為檔案業務、檔案管理和檔案信息交流的最終目的是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力。
檔案工作既是壹項業務工作，也是壹項管理服務工作。這就要求從事檔案工作的檔案工作者既要有紮實的專業技能，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及許多新的檔案載體和全新的管理手段和方法的出現，對檔案管理者提出了更高的要求。目前，為了提高工作效率，CCID咨詢師不設專門的檔案員，而是采取兼職的方式。為加強檔案的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案員成為工作方法科學先進的專業檔案員，公司派出2名辦公室工作人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面:壹是要認真學習檔案管理知識，提高對檔案知識的理解水平。既要熟悉檔案工作的各個環節和步驟，又要掌握各類檔案和各類載體檔案的管理方法，打牢理論基礎。二是檔案工作本身的要求，要充分了解和掌握公司的業務，不斷提高檔案管理方面的專業水平和工作技能；第三，要經常總結，改進，創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理規範化，完善檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是企業的無形資產和寶貴資產。為了防止檔案信息資源的流失，必須建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規範和約束，才能保證檔案工作的合理化，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問檔案工作體系的管理應該包括三個方面:壹是檔案管理體系正式納入企業管理體系，明確負責檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作的各項制度，按制度收集和利用相關部門的檔案目錄。目的是提高員工的檔案意識，保證檔案的完整性、準確性和安全性。三、辦公室檔案員要按規定對檔案管理的主要環節進行管理，並納入企業管理操作規程，有利於文件材料的有序形成、積累、管理和歸檔。從而有效地將公司的檔案管理納入制度化軌道。
比如確定分管領導和專(兼)職檔案員負責檔案管理的組織協調和檔案的收集整理。各部門指定的專門人員可以是兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計和移交工作，在業務上接受公司辦公室的監督和指導。
辦公室檔案管理人員平時也要做好收集、整理和管理工作。及時主動地收集存檔數據；按時歸檔，定期整理和經常檢查，反復篩選；有序排列，科學管理，分櫃存放，方便查找。
檔案管理應納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門和職能部門的職責範圍及相關人員的崗位責任制。即部門檔案管理要做到“三進”“四位壹體”:納入工作計劃和規劃，納入管理制度，納入相關人員職責範圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。