(壹)時間選擇
時間選擇，包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間長短。除了緊急要事之外，壹般不在早上7：00以前或三餐飯時或晚上10：30以後打電話，同時還應註意到各個國家和地區的時差。最好是細心地積累、分析對方通常接電話的時間段並記住它。
電話交談所持續的時間，以3-5分鐘為宜。如果不是預約電話，時間須5分鐘以上的，那麽就應首先說出自己要辦的事或大意，並征詢對方是否方便；若對方此時不方便，就請對方另約時間或再定方式。
(二)起承轉合語言的選擇
語言是電話交談的唯壹信息載體，所以電話通訊禮儀主要是指語言交往禮儀，應該特別註意。起承轉合語言的選擇則是打電話人和接電話人雙方的選擇。如果打電話撥錯了號，則應道歉後才擱電話；受擾者應體諒地說“沒關系”或“不要緊”。即使號碼是正確的，也要等電話鈴響十來次後還沒人接時再擱電話筒。如果是打給對方的總機，需要轉分機的，總機接線員就應說：“您好，浙江大學(或單位名)”，或加上“請問要哪裏？”接線員報先，妳禮貌地說：“請轉4161(或部門名稱)。”這時有可能占線，碰上這種情況，接線員應說：“對不起，占線，請稍等(或請過會再打來)。”如果接通分機，那麽打電話的人說：“請問XX在嗎?”這時候，有三種情形，壹是剛好XX接電話；二是XX在，但不是他接電話；三是他不在。
第壹種情形，XX說：“我就是，請問您哪位?”
第二種情形，接話人說：“她在旁邊，請稍候。”
第三種情形，接話人說：“對不起，XX剛好出去，您需要留話嗎？”打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼。
如果是直接打到對方辦公室或家裏，那麽接電話的人可以說：“您好。我是XX，請問找哪位？”打電話的人就說：“我是誰誰誰呀。”——接電話人正好是比較熟悉又要聯絡的人，或不熟悉的人——“我是浙江大學公關中心的XX，想請問您壹件事情。”“我是浙江大學公關中心的XX，我可以和XX通電話嗎?”——接電話者不是要找的人。
假如是秘書接電話，對方要找的是妳的經理，剛好又不在，最好說：“對不起，郭先生不在。請問您是哪壹位？需要我留話嗎？”而不要先問對方是誰，然後再告訴他經理不在，以免給人造成實際上是在的，而不願接他的電話的誤會。
壹般而言，是由打電話壹方提出結束談話，致告別語。對方是長輩、上級、外賓或女性，要聽到對方放下話筒後才掛電話。但是，有時候來電話的人羅裏羅嗦，妳不願再花費時間和他無聊地談下去，妳可以禮貌地說：“我不想占妳太多的時間，以後再談，行嗎?”
現在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時，要註意措詞的語調，如“這是王菁的家，她不能來聽電話。請您聽到信號後留言，並請說清妳的姓名和電話號碼。她將會盡快給您去電話。”妳聽到留言信號後，有什麽話要說，照講就是。
(三)語氣語調的選擇
電話交談雖然看不見對方表情和姿態，但有時卻比實際會面更能從對方的言語中，揣測出對方的狀態來。語氣語調是最能體現細致微妙的情感。壹位軍隊話務兵深有體會地說：“語調過高，語氣過重，會使用戶感到尖刻、嚴厲、生硬、冷淡、剛而不柔;語氣太輕，語調太低，會使用戶感到無精打采，有氣無力;語調過長又顯得懶散拖拉;語調過短又顯得不負責任。壹般來說，語氣適中，語調稍高些，尾高稍拖壹點才會使用戶感到親切自然。”
有壹些話務用語，以祈使句、疑問句代替陳述句，語氣效果也會好得多。每壹個組織都應根據自身性質和形象特征來確定合適的話務用語。
(四)情緒控制
電話交談，始終心存尊重、誠懇之意。“已所不欲，勿施於人。”即使在自己心情不佳但需要打電話盡快地處理事務時，也不要讓急躁、煩惱的情緒影響了語言以使對方感到不舒服。