我們在制作請柬、邀請函的時候，因為大部分的字段相同，不同的只有邀請函編號、被邀請人的姓名、被邀請人的職位等少量的信息不同，我們可以利用office的郵件合並功能批量制作邀請函。
制作WORD版的邀請函，樣本如下圖所示。通過觀察邀請函樣本我們發現，不同的內容只有邀請函編號、邀請函姓名等信息。
制作EXCEL版被邀請人名單，如下圖。
我們利用WORD的郵件合並功能，將邀請人名單插入邀請函文檔中。在WORD文檔中依次選擇郵件選擇收件人，因為人員名單已經做好了，所以在選擇收件人的下拉框中選擇使用現有列表
在彈出的使用數據源對話框中選擇做好的EXCEL被邀請者名單，並在彈出的選擇表格選項框中選擇“邀請者名單”所在的Sheet表單，這裏壹般為Sheet1表單，確定。
將光標定位在“編號：”，單擊郵件選項卡中的編寫和插入域，選擇需要插入的內容，本文中為“邀請者編號”即完成邀請者編號的插入工作，姓名的插入方式與之類似在次不在闡述。
單擊郵件選項卡中的完成並合並按紐，即可按照需求選擇將邀請函逐壹打印還是以電子郵件形式發送。