? 有很多並不復雜的英語詞匯，許多人卻很容易搞混多年。比方說vacation和vocation這個詞，看似只有壹個字母不同，其實意思完全不壹樣。Vacation是指休假，和老板申請休年假的時候要用到這個詞。而Vocation的意思是職業，而且用法非常正式，比方說My vocation is one of a teacher.(我的職業是老師。）
? 我有壹個很要好的前同事，工作能力很強，年限也比我久的多，但有壹天我聽到她對老板說：
? “I will be on vocation for 4 days.”
? 在聽了太多遍以後，我斟酌了壹下，還是告訴她其實假期這個詞不是vocation而是vacation...她捂著嘴很吃驚：“要死了，這麽多年我壹直是說vocation啊。”
? 同理，我今天所說的Agenda和Itinerary，也是非常容易搞混的兩個詞語。
? 首先，說下它們的意思和有什麽不同。
? Itinerary這個詞本意就是旅行的行程和路線。但在職場裏，我們會看到如果妳的部門有客戶和訪客去中國公司參觀，老板可能會叫妳出壹個itinerary，這裏itinerary就是行程單的意思了。妳們星期幾從哪裏到哪裏，幾點幹什麽，酒店住哪裏，都會在這樣壹張東西上找到。而職場新人很容易被委托到這樣的“重任”，別以為只是排個行程單那麽容易，要知道妳自己出去旅行做個攻略有時候都累死累活，更何況壹張可能牽扯到商業利益的行程單呢。
? 再來看Agenda，這個詞翻譯過來是議程和日常工作事項的意思。其實在職場，agenda就是會議議程表的意思，要把妳們此次會議或者來訪要談的幾個問題都寫清楚，會議中的議題順序也要按邏輯順序事先決定好。
? 有關agenda這個詞還有幾個比較常見的用法。如果妳去找老板談壹個讓項目無法進展下去的問題，老板回答說："It is also on my agenda."或者"I also think this is on the agenda."。這裏on the agenda和on my agenda直譯過來就是“啊，這個問題的確也在我的議程表上。”也就說說，老板也對這個事情很擔憂，並且願意壹起討論並解決這個問題。
? 而面對壹些比較敏感的議題，妳的同事對妳說"It is a hidden agenda." 這又是什麽意思呢？其實就是這是壹個比較保密的計劃，表面看不出個所以然的那種。換句話說，也就是要妳嘴巴閉牢了。
? 我印象很深刻的壹次是我們有壹位美國女老板，在郵件裏問我們此次董事會的agenda是什麽，我們就發了壹個總體安排過去，結果女老板回復說：
? "I am asking for an agenda. This is an itinerary."
? 中文是：我問妳們要的是會議議程，妳們咋的給我整壹個行程單？
? 瞬間恍然大悟。
? 這裏還有壹個詞會讓大家有點分不清楚，那就是schedule。這個詞的近義詞是timetable,也就是時刻表。那有人會問，itinerary和schedule到底什麽區別呢？
? Schedule相對來說簡單許多，不會像itinerary壹樣涵蓋那麽多細節。Schedule壹般都是如下的格式：
? 9am- 12pm? Meeting
? 12pm-1pm? Lunch
? 1:30pm Leave for airport
? Schdule這個詞也可以用來說項目的進度。比方說，我們說壹棟大樓建造的進度：
Lay the foundation – by Feb. 1? (2月1日前要完成地基）
Build the structure – by July 1? （7月1日前要完成構建結構）
? 那說完了它們的區別，我想給大家壹些做Agenda和Itinerary的心得。
? 以下幾個要素必不可少：
? ? Date日期： 壹般這個都會用不同的顏色標註出來，看起來會比較方便。顏色可以看是不是需要用公司的標準色，很多公司的市場部會有壹套專門的公司用標準色，大家可以參考。
? Time時間： 大家註意寫清AM和PM，中午12點是12PM，而淩晨零點是12AM。
? Item活動： 寫清楚這壹個時間段是幹什麽。
? Attendees與會人 ：如果與會人很多而他們名字又很長的話，可以用字母縮寫，然後在itinerary的最後做好標註，比如AS- Andrew Smore.
? Location地點 ：地點還沒有定下來的情況下，可以寫TBD，也就是To Be Decided，待定的意思。
? Remarks備註 ：這壹欄可以寫壹些妳需要大家註意的地方，比方“car already arranged" (車輛已經準備好)，或者"Mike takes off with MU518" (Mike在這裏離開會議去趕MU518這個航班)。
? Notes註意事項 ：酒店信息和地址，還有壹些需要提醒參與人的地方，都可以寫在Notes裏放到最下方。
? 在做itinerary的時候，記得要給活動和活動之間預留buffer（緩沖時間），兩個會議之間最好不要無縫銜接，可以穿插壹些coffee break（喝咖啡給大家上廁所的時間，壹般10到15分鐘）。
? 所有的從A地點到B地點需要多長時間都要預先做壹下功課，最好問壹下之前走過這個路線的同事，千萬不要想當然。有的時候itinerary上的5分鐘會是實際情況中的20分鐘，所以要按最實際的情況去預算時間，順便加個5到10分鐘的buffer。
? 如果妳的訪客剛下飛機，在時間允許的前提下，請務必詢問對方是不是先去酒店入住並且freshen up（梳洗休整）壹下，這是非常有禮貌的做法，也會讓對方在冗長的會面前有所準備。畢竟沒有人想下了飛機就被拖到壹個4小時的會議裏。
? 給大家看壹張合格的Itinerary。
? 這張行程單比較清楚也沒有廢話，還把酒店的地址和參會人的酒店confirmation number（訂單確認號）放上去了。
? 我再給大家看另外壹張行程單，稍有些模糊，請諒解。
? 但大家是不是能看出明顯差別呢？這張行程單不僅給了大家Option選擇，還把Dresscode著裝要求也列上去了，我看到過日本同事還列出過天氣，真的是非常細致。
? 會議議程其實是非常嚴肅的文件，請大家把公司logo放到頁面左上角，並使用公司的信紙文檔。大家可以看下圖的格式。
? 在文檔的header頁眉或者footer頁腳上，妳可以像這個模板壹樣寫上這份會議議程是誰批準(approved by)的，壹般都是妳的老板。也可以寫上是誰發布(issued by)的，壹般是妳的話就寫妳的名字。
? 此外，壹般會議議程都會有壹定程度的保密性，請在適當的地方加上“classcified document"的字樣，即保密文件。
? 給大家壹個百試不爽的模板套路，基本跟著不會出錯。
? Agenda Management Meeting
? 會議名字，這裏舉例的是壹個管理層會議
? Mar 21st, 2017, Tuesday, 09:00 - 13:00
? 日期，周幾，幾點到幾點
Shanghai Office
? 地點
? Previous minutes/outstanding action points
? 上壹次會議紀要所記錄的重大開口問題
? New Items
? 新增項目，壹般都是比較重要的新項目
? Standing Items
? 每次都需要匯報的固定項目，例如每個月度的operation report運營報告和finance report財務報表）
? Business Update
? 業務更新，大家輪流發言說自己問題的時刻
? Any other business
? 其他問題
? Next meeting: April 20th, 9:00-13:00 in Beijing Office
? 下次會議時間：幾月幾號幾點在哪兒
? 在做完Agenda和Itinerary之後，妳要做的事情都是在發送前給妳的老板或者同事進行確認。職場很忌諱隨隨便便什麽都沒有check就發送出去然後再改再發這種事。
? Get it right the first time!
? 從壹開始就把事情做對！
? 畢竟如果連agenda和itinerary都排不好，怎麽有足夠的勇氣去面對更加復雜的項目呢？