Letter是用於正式的、書面的商務溝通，通常是發給外部組織、客戶或供應商。由於其被廣泛使用，因此必須遵循壹定的規範和格式。它們通常包括日期、收件人地址、稱呼、正文、結束語等部分，並帶有發件人簽名和聯系方式。它們的目的是清晰地表達意圖和傳遞信息以滿足接收方的需求。
Memo則是用於內部的簡短消息和記錄，主要用於團隊內部溝通交流。與信函相比，備忘錄更加直接清楚、少裝飾性，更註重提供事實和數據。它們可能包括日期、主題、To誰、From誰、正文等。備忘錄的格式相對更加靈活，但仍然需要體現專業嚴謹。
因此，當妳需要與外部組織、客戶或供應商進行正式的溝通時，通常會使用函件，而會議紀要、工作總結、要點記錄等通常會通過備忘錄進行內部交流。