5.1.1 信息系統的產生與發展
信息時代的到來，對人們科學地使用和管理信息提出了更高的要求。自 1946年世界上第壹臺電子計算機出現以來，人們對信息進行快速程序化處理的期望成為可能。壹般認為信息處理經歷了三個階段：第壹階段是以提高數據處理速度為目的的電子數據處理系統（Electronic Data Processing System,EDPS）階段；第二階段是以對整個組織信息管理的系統化為目的的管理信息系統（Management Information System,MIS）階段；第三階段是以對企業決策問題提供信息支持為目的的決策支持系統（Decision Support System,DSS）階段。
5.1.1.1 電子數據處理系統
這壹階段主要是用計算機進行單項數據處理和報表編制，目的是為了提高工作效率，避免繁瑣的勞動。電子數據處理系統的特點是數據處理的計算機化。按數據的綜合處理程度，電子數據處理系統又分為單項數據處理階段和綜合數據處理階段。在單項數據處理階段，由於計算機的運行能力較差，而且很少聯網，因此主要用計算機實現某個單項處理的手工操作，如工資計算、報表統計打印等；綜合數據處理階段計算機的運算能力有了很大提高，通過多個終端的聯網，對多個業務過程進行綜合處理。這壹階段主要應用於財務會計領域。
5.1.1.2 管理信息系統
管理信息系統是壹個由人、計算機及其他外圍設備等組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統，以達到輔助管理的目的。其主要任務是最大限度地利用現代計算機及網絡通訊技術加強企業的信息管理，通過對企業擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解，建立正確的數據，加工處理並編制成各種信息資料，及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。管理信息系統的應用領域很廣，幾乎覆蓋了各行各業，而且隨著時代的發展，其技術水平也越來越高。
5.1.1.3 決策支持系統
決策支持系統是管理信息系統向更高壹級發展而產生的先進信息管理系統。它為決策者提供分析問題、建立模型、模擬決策過程和方案的環境，調用各種信息資源和分析工具，幫助決策者提高決策水平和質量，由於這類系統只能通過信息服務輔助決策者進行決策，因此稱為決策支持系統。
自從20世紀70年代決策支持系統概念被提出以來，決策支持系統已經得到很大的發展。1980年Sprague提出了決策支持系統三部件結構（對話部件、數據部件、模型部件），明確了決策支持系統的基本組成，極大地推動了決策支持系統的發展。20世紀80年代末 90年代初，決策支持系統與專家系統（Expert System,ES）相結合，形成智能決策支持系統（Intelligent Decision Support System,IDSS）;20世紀90年代中期，數據倉庫（Data Warehouse,DW）、聯機分析處理（On-Line Analysis Processing,OLAP）和數據挖掘（Data Mining,DM）新技術相結合，逐漸形成新決策支持系統。為此，智能決策支持系統也被稱為傳統決策支持系統。由於，傳統決策支持系統和新決策支持系統是兩種不同的輔助決策方式，兩者不能相互代替，近年來互相結合形成了綜合決策支持系統（Synthetic Decision Support System,SDSS）。綜合決策支持系統發揮了傳統決策支持系統和新決策支持系統的輔助決策優勢，實現更有效的輔助決策，是今後的發展方向。
以上所提到的“電子數據處理系統”、“管理信息系統”、“決策支持系統”都是服務於組織管理的信息系統。
信息系統管理的發展與計算機技術和管理科學的發展緊密相關。在三者的關系中，管理科學總是不斷地提出新的管理方法和新的企業運行方式，計算機技術為上述管理方法提供技術手段，信息系統通過技術手段成為先進管理方法的載體，幫助管理人員通過信息處理的方式應用這些先進的管理方法完成管理工作。
5.1.2 信息系統的功能
壹個完善的信息系統主要包括以下幾方面的功能：
（1）信息采集。信息采集是指從信息使用者的需要出發，通過各種渠道和形式獲取相關信息的過程。采集及時、準確、全面的信息是信息管理的基本前提，同時也是管理者決策的參考依據。信息采集有許多方式和手段，如人工錄入數據、網絡獲取數據、傳感器自動采集等。由於信息系統對於不同的數據，需要按照不同的格式進行轉換，因此，信息采集的過程還包括數據格式的轉換。這是信息處理的基礎，是整個信息系統能否發揮作用的關鍵。
（2）信息處理。信息處理是指按照壹定目的和步驟，把輸入系統中的原始信息進行分類、排序、歸並、存貯、檢索、統計等。目前先進的信息處理系統都是以電子計算機為核心建立起來的，這種高級的信息處理，既可以更多、更廣泛地收集各種信息，又可以供人們方便地檢索自己需要的信息，如對財務的統計、結算、預測分析等都需對大批采集錄入到的數據做數學運算，從而得到管理所需的各種綜合指標。現代化的信息系統都是依靠規模大小不同的計算機來處理數據，而且處理能力越來越強。對信息的加工處理是信息系統的核心功能。
（3）信息存儲。信息存儲是指對信息進行收集、加工、著錄標引，並按壹定順序存儲起來形成數據庫的過程。信息存儲不是壹個孤立的環節，它始終貫穿於信息處理工作的全過程。信息的存儲是信息系統的重要方面，如果沒有信息存儲，就不能充分利用已收集、加工所得信息，同時還要耗資、耗人、耗物來組織信息的重新收集、加工。有了信息存儲，就可以保證隨用隨取，為單位信息的多功能利用創造條件，從而大大降低費用。
（4）信息管理。信息管理是人們為了有效地開發和利用信息資源，以現代信息技術為手段，對信息資源進行計劃、組織、領導和控制的社會活動。簡單地說，信息管理就是人對信息資源和信息活動的管理。信息管理的主要內容是：規定應采集數據的類型、名稱、代碼等，規定應存儲數據的存儲介質、邏輯組織方式，規定數據傳輸方式、保存時間等。
（5）信息檢索。信息檢索是指信息按壹定的方式組織起來，並根據信息用戶的需要找出有關信息的過程和技術。狹義的信息檢索就是信息檢索過程的後半部分，即從信息集合中找出所需要信息的過程，也就是我們常說的信息查尋。信息檢索壹般要用到數據庫技術和方法，數據庫組織方式和檢索方法決定了檢索速度的快慢。
（6）信息傳輸。信息傳輸是從壹端將命令或狀態信息經信道傳送到另壹端，並被對方所接收，包括傳送和接收。從采集點采集到的數據要傳送到處理中心，經加工處理後的信息要送到使用者手中以及部門要使用存儲在中心的信息等情形，都涉及信息傳輸問題。系統規模越大，傳輸問題越復雜。
5.1.3 信息系統的類型
5.1.3.1 信息系統類型劃分方法和依據
依據不同的劃分方法，信息系統可以分成不同的類型。
按照計算機技術發展程度進行劃分，可以分為：人工的信息系統、單機的信息系統、基於網絡的信息系統。
按照行政級別進行劃分，可以分為：國家信息系統、省部級信息系統、地市級信息系統等。
按照行業進行劃分，可以分為：教育信息系統、軍事信息系統、行政信息系統、電力工業信息系統、農業信息系統、商業信息系統、交通信息系統等。
按照管理信息系統的功能適用性來進行劃分，可以分為：用於商業銷售和經營的信息系統、用於生產制造和管理的信息系統、用於輔助設計和科研的信息系統、用於財務管理的信息系統、用於事務管理的信息系統、用於決策支持的智能化信息系統。
按照組織的不同發展階段和管理工作的實際需要進行劃分，可以分為：面向管理業務的信息系統和面向管理決策的信息系統兩大類。其中面向管理業務的信息系統又可分成事務處理系統、知識工作支持系統和辦公自動化系統；面向管理決策的信息系統則可分成管理報告系統、決策支持系統、主管信息系統（圖5.1）。
5.1.3.2 信息系統的基本類型
圖5.1 管理信息系統的類型
壹般來說，按照信息系統在組織中扮演的角色和作用，可將信息系統分為6種基本類型。
（1）事務處理系統。事務處理系統是進行日常業務處理、記錄、匯總、綜合、分類，並為組織的操作層次服務的基本商務系統。事務處理系統可以幫助組織降低業務成本，提高信息準確度，提升業務服務水平。事務處理系統是操作層系統，主要處理有關組織基本情況業務記錄更新所需的詳細數據，如訂單錄入、存貨控制、工資單生成、應收或應付賬款處理等基本業務活動，需要完成數據的搜集、編輯、修改、操作、存儲、文檔生成、打印等具體事項。
（2）知識工作支持系統。知識工作支持系統主要面向組織中的業務管理層和管理控制層，支持工程師、建築師、科學家、律師、咨詢專家等人員的工作，由於這類人員的工作具有知識密集型的特征，他們往往被稱為知識工作者（Knowledge Worker）。知識工作支持系統依據所支持任務的不同、應用領域的不同而有很大差異。例如，工程設計人員需要的是圖形處理能力強、能處理三維圖形的計算機輔助設計系統，而財務分析專家則需要能快速存取大量內外部數據的數據庫系統。因此，知識工作支持系統要具有強大的數據、圖形、圖像以及多媒體處理能力，能夠在網絡化條件下廣泛應用多方面信息和情報資源，並為知識工作者提供多方面的知識創造工具和手段。典型的知識工作支持系統是計算機輔助設計系統（Computer Aided Design System，簡稱CAD系統）、平面設計與制作系統、三維動畫制作系統以及最近發展起來的虛擬現實系統（Virtual Reality System）等，它在許多企業組織特別是制造企業中得到了十分廣泛的應用。
（3）辦公自動化系統。辦公自動化系統是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統。辦公自動化系統主要面向組織中的業務管理層，對各種類型的文案工作提供支持。辦公自動化系統的主要目的是通過應用信息技術，支持辦公室的各項信息處理工作，協調不同地理分布區域之間、各職能之間和各信息工作者之間的信息聯系，提高辦公活動的工作效率和質量。辦公自動化系統軟件解決企業的日常管理規範化、增加企業的可控性、提高企業運轉的效率的基本問題，範圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公，以及各種信息的溝通與傳遞。概括而言，辦公自動化軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務範疇，更集中關註於企業日常辦公的效率和可控性，是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。典型的辦公自動化系統有文字處理、日程和會議安排、公文流轉處理、文檔管理、桌面印刷、統計查詢、電視會議、遠程會議、電子郵件、語音信箱等。
（4）管理報告系統。管理報告系統主要面向組織中的管理控制層，為組織的計劃、控制和決策等職能提供規範化的綜合信息報告，同時提供對組織當前運行狀態和歷史記錄信息的檢索與查詢功能。相對於事務處理系統來講，管理報告系統中的信息具有綜合性和周期性的特征。管理報告系統主要涉及的是企業內部的各種信息源，並且往往是以標準數據流程和固定格式展示規範、穩定的經濟指標體系，而對壹些隨機性、非規範的信息處理需求顯得靈活性不足。另外，在數據處理方式上擅長於對大量數據進行簡單的算術運算，而不以定量化、模型化分析為重點。典型的管理報告系統有銷售統計分析系統、庫存控制系統、年度預算系統、投資分析評價系統等。
（5）決策支持系統。決策支持系統也是面向組織的管理控制層和戰略決策層，但它側重於應用模型化的數量分析方法進行數據處理，以支持管理者就半結構化或非結構化的問題進行決策。決策支持系統基本結構主要由四個部分組成，即數據部分、模型部分、推理部分和人機交互部分。數據部分是壹個數據庫系統；模型部分包括模型庫及其管理系統；推理部分由知識庫、知識庫管理系統和推理機組成；人機交互部分是決策支持系統的人機交互界面，用以接收和檢驗用戶請求，調用系統內部功能軟件為決策服務，使模型運行、數據調用和知識推理達到有機統壹，有效地解決決策問題。它從決策分析角度出發，運用各種數學模型和方法對信息進行深入分析，力圖挖掘信息內在的規律和特征，並以易於理解和使用的多媒體方式提供給決策者，以在工具、方法和處理手段上支持決策者的決策活動。典型的決策支持系統應用有銷售分析與預測、生產計劃管理、成本分析、定價決策分析、收益率預測和風險分析系統等。
（6）主管信息系統。主管信息系統，顧名思義，該系統主要使用者為主管，它面向組織的戰略決策層，為組織的高級主管人員建立壹個通用的信息應用平臺。人們通常也稱其為經理信息系統，是服務於組織的高層經理的壹類特殊信息系統。主管信息系統能夠使經理們得到更快更廣泛的信息。主管信息系統首先是壹個“組織狀況報導系統”，能夠迅速、方便、直觀（用圖形）地提供綜合信息，並可以預警與控制“成功關鍵因素”遇到的問題。主管信息系統還是壹個“人際溝通系統”，經理們可以通過網絡下達命令，提出行動要求，與其他管理者討論、協商、確定工作分配，進行工作控制和驗收等。典型的主管信息系統有企業績效及行業排名分析系統、競爭者動向和市場趨勢分析系統、企業戰略計劃支持系統等。
除了上述6類信息系統以外，還存在信息系統的其他類型。例如，專家系統、知識管理系統、戰略信息系統等服務於不同對象和目的的系統。
5.1.4 信息系統的結構
信息系統的結構是指管理信息系統各部件的構成框架，其中量重要的有概念結構、功能結構，硬件結構和軟件結構。
5.1.4.1 管理信息系統的概念
從概念上看，管理信息系統由信息源，信息處理器、信息用戶和信息管理者四大部件組成（圖5.2）。
圖5.2 管理信息系統的概念結構
信息源是信息系統的數據來源，它是信息的產生地。信息處理器負責信息的傳輸、加工、存儲，為各類管理人員即信息用戶提供信息服務。信息管理者負責系統的設計、實現、運行和管理。
5.1.4.2 管理信息系統的功能結構
管理信息系統應該有支持整個組織在不同層次的各種功能，這些具有不同功能的部分（子系統）是壹個有機的整體，構成了系統的功能結構。壹個管理信息系統從使用者的角度看，它總是由多種功能組成的，這些功能通過信息的使用和產生形成聯系，並構成壹個有機的整體。
5.1.4.3 管理信息系統的硬件結構
管理信息系統的硬件結構描述的是管理信息系統所依托的計算機及其網絡系統的硬件設備組成及其聯結方式、各硬件設備的功能和技術參數。它是指支持管理信息系統實現的計算機及計算機網絡系統的結構，包括對管理信息進行系統的、綜合的處理，輔助各級管理決策的計算機硬件與通訊設備的統壹體。管理信息系統的硬件結構壹般以硬件設備的物理位置安排、拓撲結構等方式給出。
5.1.4.4 管理信息系統的軟件結構
用於構建管理信息系統而在管理信息系統的硬件設備上（主要是計算機上）安裝的系統軟件及由管理信息系統開發人員開發的應用軟件模塊所組成的系統結構稱為管理信息系統的軟件結構。企業的管理活動分為三個層次：戰略計劃、管理控制計劃、業務計劃和控制。這對應著戰略決策、戰術決策和業務決策三個決策層次。管理信息系統可以分為如下四個層次：事務處理、業務信息處理、戰術信息處理和戰略信息處理。
管理信息系統的軟件結構包括兩個方面。壹方面是依附於硬件結構的管理信息系統的系統軟件結構，在這個結構中描述硬件設備中所安裝的系統軟件分布，如所采用的操作系統、數據庫管理系統、各種服務器軟件、應用開發工具等。另壹方面則是管理信息系統的功能軟件結構。壹般而言，壹個完整的管理信息系統包括市場銷售子系統、生產管理子系統、物資供應子系統、人力資源管理子系統、財務會計子系統、信息管理子系統、高層管理子系統等。