如何高效組織壹場會議?
怎樣降低妳的存在感,提高妳的控場能力?
主持會議的2個動作:行為設計、全程控場。
會前如何寒暄。
主持會議的2個動作:
主持人看似在臺前,但實際扮演的是“幕後”角色。所以,主持人的存在感越低越好。要想成為壹名合格的主持人,應該要求自己像牧羊人壹樣,把握會議方向,控制會議議程,將會議討論引導至壹個邊界清晰的範疇。
會議主持的動作要領:主持會議=行為設計+全程控場。
動作壹:行為設計,清楚會議的目標是什麽,采用非語言的方式向與會者施加影響,完成會議。
方法壹、設計場地
工位站會、會議時間短;當場定下這件事。休閑場合、敞開聊;促進大家的感情和交流。
方法二、設計時間
上班開會、討論的事刻不容緩。下班後開:充分討論,達成***識,時間久。
方法三、設計環境
位置安排、小道具的設計、主持人本身的服裝、狀態。
方法四、設計規則
會前“立規矩”,手機和電子設備的使用規則,發言時間的規則設計,會議材料管理的規則設計。
動作二:全程控場
方法壹、會前積極跑動
提前與會議上最終做決策的領導達成***識。提前制定會議議程,和主要與會者做壹輪溝通。
方法二、開場自我賦能
準備好開場白。明確會議時間、節奏、討論範疇。如各位同事,今天很榮幸能為大家擔任這場會議的主持人,我們先來定壹個目標。時間:今天就談壹個小時。議題:我們要討論這幾件事。團討論方式:我希望這個會議人人都能發言。
方法三、會中敢於幹慧改涉
開會中遇到突發情況,如“跑題”,如何解決:首先,提醒時間。其次,叫暫停。再次,吹犯規。保護會前規則,保證會議效率。
方法四、結束出口成章
不表達態度或者感受層面的東西,只是就事論事。
會前如何寒暄?
負面做法:絕不聊待會兒開會的內正式內容。不喚碧穗能閑聊天,會顯得很不專業。
正確做法:稍微關心壹下周遭與會者的工作、發生的事,也是低調且有效的社交方式。
敲黑板:
1、記住“會議主持人就是牧羊人”的意向象,鞭策所有的與會者在有限的時間內達成會議目標。
2、可以用壹些非語言的方式向與會者傳遞信號,方式和蔔包括:設計場地、設計時間、設計環境、設計規則。如果妳善於舉壹反三,妳會發現,這些行為設計適用於職場的方方面面。
3、要對會議全程控場,方法包括:會前積極跑動開場自我賦能,會中敢於幹預,結束出口成章。