尤其對於存在大量文檔應用需求的政府用戶來講，可以把文檔變成訪問各種信息系統的壹個入口。用戶最終完全不必關心如何操縱數據庫，也再不必去花精力適應那些高深的應用系統：他們依舊是跟文檔在打交道，只不過不是紙面的，而是電子的，並且，這些電子文檔，比紙面文檔操作起來更加方便。毫無疑問，這將極大地在改善人們的IT工作環境。智能文檔不僅在紙質文檔與電子文檔之間架起了壹座橋梁，還將原本分割的應用系統、信息內容和關聯人整合了起來，使得信息系統的建設逐步回歸以人為中心。
從目前政府和企業的信息化建設（特別是電子政務）的普遍應用需求來看，需要將原本分散於各環節、不同職能部門間，異構的文檔信息和內容進行有效集成，而XML豐富靈活的表現形式為異構文檔信息的集成與***享提供了重要的基礎。