為了在互聯網上發送電子郵件，妳必須有壹個電子郵件地址和密碼。您的電子郵件地址用於接收電子郵件。用戶連接到的主機使用該密碼來檢查帳戶。當然，妳需要知道收件人的郵箱地址。電子郵件地址的結構是:用戶的賬號前加壹個@符號，然後再加壹個連接到A賬號的主機的電子郵件地址作為前綴。用戶賬號可以由用戶自己選擇，但是需要經過局域網管理員或者妳的ISP的批準。用戶的賬號是自己選擇的，保證好記，並得到局域網管理員或ISP的認可，保證其唯壹性和有效性。互聯網郵件壹天24小時可用。郵件傳輸的速度和距離關系不大。雖然距離影響不大，但是信的內容和郵件傳輸的速度關系很大，壹般不要超過50K。長消息應該通過壓縮文檔來傳輸。
電子郵件的優勢
與普通信件相比，電子郵件有以下優點:
快速:發送壹封郵件後，只需要幾秒鐘就可以通過網絡發送到郵件接收者的電子郵箱。
方便:書寫、收發郵件都是由電腦自動完成，雙方接收郵件沒有時間和地點的限制。
便宜:發壹封郵件平均只需要幾分錢，比普通信件便宜。
可靠:每個郵件地址在世界上是唯壹的，從而保證郵件根據發送者輸入的地址準確地發送到接收者的郵箱。
內容豐富:電子郵件不僅可以傳輸文本，還可以傳輸各種類型的文件，如聲音和視頻。
電子郵件中的常用術語
在使用郵箱和收發電子郵件的過程中，有以下常見術語:
收費郵箱:指通過支付獲得的用戶賬號和密碼。收費郵箱具有容量大、安全性高的特點。
免費電子郵件:指網站向用戶提供的壹種免費電子郵件。用戶只需要填寫申請材料就可以獲得自己的用戶賬號和密碼。它具有免費支付、使用方便的特點，是壹種廣泛使用的通信方式。
收件人:郵件的收件人，相當於收件人。
From:壹般來說，郵件的發送者是用戶本人。
抄送:當用戶向收件人發送電子郵件時，他會將其復制給另壹個人。在這種抄送模式下，“收件人”知道發件人還將郵件抄送給了誰。
密件抄送:當壹個用戶給壹個收件人發郵件時，他是偷偷發給另壹個人的，但是所有的“收件人”都不會知道發件人把郵件發給了誰。
主題:這封郵件的標題。
附件:隨郵件發送的附加文檔或圖片。
電子郵箱的應用和使用
在發送和接收電子郵件之前，您必須申請壹個電子郵件地址。
通過申請域名空間獲得郵箱
如果妳需要向企事業單位申請郵箱，經常需要傳遞壹些文件或資料，並且對郵箱的數量、大小和安全性有壹定的要求，可以在提供這項服務的網站(如環球網企業網)上申請壹個域名空間，即主頁空間，在申請過程中會為妳提供壹定數量和大小的電子郵件，以便他人更好地訪問妳的主頁。這種郵件申請需要支付壹定的費用，適合集體或者單位。
通過網站申請付費郵箱。
有許多網站提供電子郵件服務。如果用戶需要申請付費郵箱，只需登錄相應網站，點擊超鏈接提供郵箱，根據提示信息填寫信息即可註冊申請付費郵箱。
通過網站申請免費郵箱。
免費郵箱是目前廣泛使用的壹種網上交流手段，其申請方法與收費郵箱相同，只需選擇申請免費郵箱，然後根據提示完成信息即可。
郵箱的使用
郵箱申請成功後，登錄郵箱所在的網站(郵箱申請的網站)，然後點擊“郵件中心”或“郵件”超鏈接，在“用戶名”文本框中輸入用戶賬號，在“密碼”文本框中輸入密碼，點擊“登錄”按鈕即可進入郵箱。
通過網站進入郵箱後，點擊相應的超鏈接即可收發郵件。這種方式適合收發內容較少的郵件，個人常用。另外，電子郵件的收發可以通過電子郵件收發軟件來實現，適用於收發大量電子郵件，經常需要收發壹些附件的企事業單位。下面主要介紹通過軟件收發電子郵件。
使用Fox mail編寫和發送電子郵件
目前常用的收發郵件的軟件是Outlook和Foxmail，使用方法也差不多。Foxmail是免費軟件，可以從網上下載然後安裝。
在使用Foxmail編寫和發送電子郵件之前，您必須設置壹個帳戶。有兩種方法可以建立帳戶。壹種方式是第壹次啟動Foxmail，Foxmail會給出壹個用戶指南，具體操作步驟如下:
點擊【下壹步】按鈕，在彈出的對話框中的【用戶名】文本框中輸入用戶名以區別於其他用戶，點擊【選擇】按鈕選擇郵件路徑，點擊【默認】按鈕使用默認路徑作為郵件路徑。
點擊【下壹步】按鈕，在彈出的對話框中的【發送名稱】文本框中輸入發送郵件時使用的名稱，在【郵件地址】文本框中輸入發送郵件時使用的郵箱地址，以便收件人回復郵件。
單擊[下壹步]打開對話框，並在[密碼]文本框中輸入電子郵件地址的密碼。
點擊【下壹步】，彈出賬戶設置完成提示框。點擊【完成】進入Foxmail操作界面，可以看到新設置的賬號。另壹種設置賬戶的方法是，如果用戶的電腦上安裝了Foxmail，啟動後可以通過選擇【賬戶】& gt新建菜單命令，在彈出的向導對話框中添加賬戶設置即可。
微軟Outlook Express已經在桌面上實現了全球在線交流。無論是與同事和朋友交換電子郵件，還是加入新聞組來交流想法和信息，Outlook Express都將是您最有效的助手。
管理多個郵件和新聞帳戶
如果您有多個郵件或新聞帳戶，您可以在同壹個窗口中使用它們。您甚至可以為同壹臺電腦創建多個用戶或身份，每個用戶都有自己的郵件文件夾和地址簿。創建多個賬號和身份的功能，會讓妳輕松區分工作郵件和個人郵件，用戶之間互不幹擾。
輕松快速地瀏覽電子郵件
郵件列表和預覽窗格允許您在查看郵件列表的同時閱讀壹封郵件。文件夾列表包括郵件文件夾、新聞服務器和新聞組，它們可以很容易地相互切換。您也可以創建壹個新文件夾來組織和排序郵件，然後您可以設置郵件規則，以便符合規則要求的郵件將被自動放置在指定的文件夾中。您也可以創建自己的視圖來自定義郵件的查看方式。
將郵件保存在服務器上，以便在多臺計算機上查看。
如果ISP使用IMAP郵件服務器接收郵件，它可以閱讀、存儲和組織服務器文件夾中的郵件，而無需將郵件下載到您的計算機。這樣，您可以從任何可以連接到郵件服務器的計算機上查看郵件。
使用通訊簿存儲和檢索電子郵件地址
只需回復郵件、從其他程序導入、直接鍵入、從收到的郵件中添加或在流行的互聯網目錄服務(白頁)中搜索，姓名和電子郵件地址就可以自動保存在通訊錄中。“地址簿”支持輕量級目錄服務訪問協議(LDAP)，因此它可以訪問Internet目錄服務。
給郵件添加個人簽名或信紙。
重要信息可以作為個人簽名的壹部分插入到發送的郵件中，並且可以為不同的目的創建多個簽名。如果需要提供更詳細的信息，還可以添加名片。為了使郵件更加美觀，您還可以添加信紙圖案和背景，或者更改文本的顏色和樣式。
發送和接收安全郵件。
您可以使用數字標識對郵件進行數字簽名和加密。對郵件進行數字簽名可以使收件人確認郵件確實是由您發送的，而對郵件進行加密可以確保只有指定的收件人可以閱讀郵件。
查找感興趣的新聞組
您想找到您感興趣的新聞組嗎？您可以搜索包含關鍵字的新聞組，或者瀏覽新聞組提供商提供的所有有效新聞組。找到想要定期查看的新聞組後，可以將其添加到“訂閱的新聞組”列表中再次閱讀。
有效地查看新聞組對話。
您可以查看新聞組郵件及其所有回復，而不必查看整個郵件列表。查看郵件列表時，您可以展開或折疊對話以查找您感興趣的郵件，也可以使用視圖僅顯示您想要閱讀的郵件。
下載新聞組以便脫機閱讀。
為了有效利用在線時間，您可以下載電子郵件或整個新聞組，這樣您就可以在不連接到ISP的情況下閱讀電子郵件。您可以下載郵件標題進行脫機查看，然後標記您想要閱讀的郵件；這樣，Outlook Express將在您下次連接時下載這些郵件的文本。另外，妳可以離線寫郵件，下次連接時再發出去。
下面描述了如何配置Outlook。
在“開始”菜單的“程序”子菜單中選擇OutlookExpress項目，打開OutlookExpress。
壹般OutlookExpress第壹次有壹封信，是OutlookExpress開發團隊給廣大用戶的壹封信。在[工具]菜單中選擇[帳戶]命令，您申請的電子郵件將在彈出的對話框中列出。如果您想申請另壹個電子郵件帳戶，請單擊[添加]並選擇[電子郵件]以彈出向導對話框。在“顯示名稱”列中輸入您的電子郵件顯示名稱和接收您的電子郵件的人看到的名稱，然後單擊[下壹步]。在新建對話框中，選擇[我想使用現有的電子郵件地址]。您可以在下面的電子郵件地址框中輸入您的電子郵件地址，也可以選擇[我要申請新帳戶]，但這只能應用於Hotmail提供的電子郵件地址。因為國內有很多免費郵箱，所以建議先在壹些提供免費郵箱的站點申請壹個郵箱，然後在這個對話框中選擇第壹個選項。單擊[下壹步]，接收和發送郵件的服務器將在出現的對話框中設置。可以設置為妳郵箱地址使用的服務器，也可以設置為另壹臺服務器(註意:如果服務器設置與妳郵箱地址的服務器不同，可能會影響查看郵件的速度)。
如果對原始設置不滿意，可以單擊“上壹步”在前壹個對話框中修改它們。否則，點擊【下壹步】，設置登錄Outlook的賬號和登錄密碼(記住，Outlook是分用戶的，在不同的用戶界面下不能使用對方的Outlook接收郵件，壹定要記住密碼)。繼續設置下壹步，會出現完成提示框。單擊“完成”結束設置。
此時，您會看到剛剛設置的郵箱已經添加到郵箱列表中。單擊[關閉]按鈕退出對話框。
配置OutlookExpress窗口
可以設置OutlookExpress的窗口顯示，主要是在視圖菜單欄中。在[當前視圖]選項中，您可以選擇顯示所有消息或隱藏所有消息，視圖中的消息是否隱藏將由您選擇的項目決定。
選擇[排列]項目，以決定如何排列尚未刪除的已接收郵件。主要排列方式有:優先級、附件、發件人、標簽、主題、接收時間。
您也可以選擇[布局]命令，並在[窗口布局屬性]對話框中選擇要在Outlook窗口中顯示的信息。單擊壹個項目，其前面的小框中會出現壹個[V]，表示該信息將出現在窗口中。再次點按它以取消選擇它。選擇[工具欄]選項後，您可以自定義工具欄。
這樣妳就可以根據自己的喜好選擇壹個有自己特色的窗口形式。
發送和接收郵件。
發送郵件
單擊標準按鈕欄中的[郵件]按鈕，顯示下拉菜單。選擇[新郵件]命令打開[新郵件]窗口，並在[收件人]框中指定郵件的收件人，通常是收件人的電子郵件地址。如果已經建立了通訊錄，也可以通過通訊錄選擇收件人，收件人框中的信息就是收件人的姓名。在[抄送]框中，指定將同時收到此電子郵件的其他人，通常是相應的電子郵件地址。如果已經建立了通訊錄，您也可以通過通訊錄選擇抄送目標。此時，抄送框中的信息是同時收到該郵件的其他人的姓名。在同壹框中指定多個不同的電子郵件地址時，請用逗號或分號分隔它們。在[主題]框中鍵入此電子郵件的主題，簡要說明此電子郵件的目的。以上四項內容，只需要【收件人】信息。然後在窗口下方的空白處鍵入郵件的內容，這就構成了郵件的正文。創建長郵件時，可以隨時執行“文件”菜單中的“保存”命令，將正在創建的郵件保存在OutlookExpress窗口的“草稿”文件夾中。對於保存在[草稿]文件夾中的郵件，可以隨時雙擊窗口中的[草稿]圖標，在郵件窗口中打開進行修改。
對於已經完成但暫時不打算發送郵件的用戶，可以執行[文件]菜單中的[稍後發送]命令，將郵件保存在[發件箱]文件夾中。對於保存在發件箱文件夾中的郵件，您可以隨時單擊工具欄上的[發送和接收]按鈕發送它們。如果您想立即發送此電子郵件，請單擊[發送]按鈕。
註意:執行[文件]菜單的[新建]子菜單中的[電子郵件]命令相當於上述步驟。執行[轉到]菜單中的[郵件]命令，打開Outlook Express窗口。單擊[新郵件]命令相當於上述步驟。雙擊桌面上的OutlookExpress圖標也會打開Outlook Express窗口，在該窗口中單擊[新郵件]命令相當於上述步驟。
工具欄中常用於編寫電子郵件的按鈕的功能如下:
發送:立即將消息發送給[收件人]或[抄送]框中指定的收件人。
消除:撤銷剛剛執行的操作。
剪切:剪切選定的電子郵件內容，並將其發送到剪貼板。
復制:復制選中的消息內容，並將其發送到剪貼板。
粘貼:將剪貼板的內容粘貼到插入點。
檢查:當在[收件人]或[抄送]框中鍵入的姓名不完整時，檢查通訊簿窗口中的項目以找到完整的姓名，並將找到的姓名或電子郵件地址放入相應的框中。
格式工具欄用於格式化郵件內容，常用的按鈕如下:
字號:選擇郵件正文的字號。
加粗:加粗選定的郵件正文。
斜體:斜體顯示選定的郵件正文。
下劃線:給選定的郵件正文加下劃線。
字體顏色:指定所選郵件正文的文本顏色。
段落樣式:幫助用戶輕松編輯信件的段落格式。當您想要編輯段落格式時，只需從其下拉菜單中選擇格式。
項目符號格式:點按以自動將符號添加到信函內容中。
數字格式:單擊可自動添加符號，如[1。]到信的內容。
接收郵件
Outlook將幫助您在脫機狀態下自動接收新郵件。打開OutlookExpress並查看Outlook Express窗口。如果您收到壹封新郵件，Outlook會在窗口中提醒您收到了壹封新郵件。點擊【收件箱】文件夾，在窗口上方點擊選擇想要閱讀的郵件，郵件內容會顯示在下方。如果您想要在單獨的窗口中閱讀電子郵件，只需在OutlookExpress窗口中雙擊您想要閱讀的電子郵件。
通常，妳在知道收到新郵件的情況下閱讀郵件。如果妳想在壹定時間後重溫壹些珍貴的郵件，妳可以選擇這些郵件在收件箱中閱讀，而不刪除它們。
回復電子郵件
回復郵件和寫郵件是壹回事，只是回復是針對收到的郵件寫的，所以步驟可以簡化。為此，首先在OutlookExpress窗口的[收件箱]文件夾下，選擇要回復的郵件，在出現的對話框中點擊工具欄中的[回復作者]按鈕，然後打開[回復]窗口，該窗口與[新郵件]窗口幾乎壹模壹樣，只是[收件人](即原發件人的郵件地址)和主題已經自動生成，郵件正文區域也自動生成了部分內容。您可以鍵入新文本並編輯自動生成的文本。
如果您想回復發件人和[抄送]編輯框中列出的所有人，請執行[郵件]菜單上的[全部回復]命令，或單擊工具欄中的[全部回復]按鈕。
轉發類似於寫回復。要轉發郵件，首先在收件箱的項目區域顯示收到的郵件，點擊選擇要轉發的郵件，然後執行[郵件]菜單中的[轉發]命令，或點擊工具欄中的[轉發]按鈕。此時,[前進]窗口打開。此對話框與[回復]窗口的區別在於[收件人](即原發件人的郵件地址)不是自動生成的，而是生成了主題和信件的部分內容，包括原郵件的正文、插入的附件、發件人、發送時間等信息。需要輸入收件人，也可以輸入新的郵件正文(比如轉發郵件的原因，收到後想給出什麽樣的回答)，可以編輯自動生成的正文。