出納調動工作或離職時,與接收方明確交接手續是出納的職責,也是區分接收方和接收方責任的重要措施。做好交接工作,可以使出納工作前後銜接,可以防止賬目不清,財務混亂。
出納工作交接應做好兩件事:
壹是交接人員和接管人員要辦理手續;
第二,交接過程中要有專人負責監督。
交接需要清產核資;賬目核對清楚後,應填寫交接表,對所有交接的票證、資金、物資要編制詳細的交接清單,並按冊清點到交接人,由交接、接收、監督三方簽字蓋章。交接表應保存在會計檔案中。出納交接壹般分為三個階段:
第壹階段,交接準備。準備工作包括以下幾個方面:
(1)登記出納賬戶,最後壹筆余額後蓋章。
(2)出納科目與現金、銀行存款總賬相符,現金賬面余額與實際庫存現金相符,銀行存款賬面余額與銀行對賬單相符。
(3)在出納賬戶啟用表上填寫交接日期,並加蓋印章。
(4)整理各種應移交的材料,對未移交的事項寫出書面說明。
(五)編制“移交清單”,註明移交的賬簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、單據、印章及其他物品的具體名稱和數量。
第二階段,交接階段。出納辭職交接必須在規定的期限內向交接人員交接清楚。交接人員應根據交接清單當面認真領取貨物。
(1)現金和有價證券按出納科目和參考賬簿的余額收取。當交接人發現任何不壹致時,交接人應負責找出。
(2)出納帳目和其他會計資料必須完整無損,不得遺漏。如有短缺,轉讓方應查明原因,在交接清單中註明,並由轉讓方負責。
(3)收款人應核對出納帳與總賬是否相符,出納帳與庫存現金及銀行對賬單余額是否相符。如有不符,接收人應查明原因,在交接單上註明,並負責處理。
(4)接收人根據交接清單領取公章(主要包括財務專用章、支票專用章、領導章)等實物。
(5)收款後,收款人應在《出納賬戶激活單》上填寫收款時間,並簽名蓋章。
第三階段,交接結束。交接結束後,交接雙方和監交人應在交接信息簿上簽字或蓋章。
交接清單必須包括:單位名稱、交接日期、交接雙方和主管人員的職務和姓名,以及交接清單的頁數和份數以及其他需要說明的問題和意見。交接清單壹般壹式三份,雙方各執壹份,存檔壹份。