外貿部門工作流程分析
外貿業務部主要業務流程
壹.初步準備
1.網站建設
外貿業務的發展必須依靠網站，通過壹個公司的中英文網站，來展現壹個公司的經營實力。國際貿易不同於國內貿易。國內貿易主要是談生意，買賣雙方可以面對面，實地考察。在國際貿易中，買賣雙方能看到的幾率非常小。雙方只能借助網絡平臺，在網上討論具體的商品細節。因此，為了做好國際貿易，實現公司發展，必須盡快建立完善的公司網絡平臺。
發布產品
我們現在談的是網站完善後通過國際各大網站宣傳我們的網站，讓更多的客戶點擊我們的網站，擴大我們網站的影響力，從而促進進口商與我們公司合作的意向，方便國外客戶找到我們。目前我們通常用來發布產品的網站有:中國商品網、中國制造、Ecplaza、Tradekey、EC21等國際網站發布我公司的部分產品信息和聯系方式。這些網站有的是付費網站，有的是免費網站。現階段可以利用免費網站進行前期宣傳，等公司外貿部發展到壹定程度，再進行付費網上註冊宣傳。我們也可以註冊壹個國內的網站進行宣傳。現在主要目的是推廣公司網站，擴大公司影響力。
二。商務聯絡工作
1.外貿部業務員的日常工作任務
①登錄聯系信息
壹個業務員進入公司後，首先要進入公司的網站，打開MSN、Yahoo！還有QQ註冊在公司名下，查消息，查網上聯系人，查有沒有網上查詢的客戶。
②登錄郵箱。
登錄郵箱，處理客戶郵件，查看郵箱消息，郵件，各種詢問等。登錄郵箱時。這些郵件需要進行篩選和分析，比如重要郵件和次要郵件。在處理郵件的過程中，我們應該回復客戶，然後跟蹤客戶之前發送的郵件。
③發送聯系郵件。
在處理完客戶的詢價郵件後，我們應該公布聯系郵件。在現有的客戶聯系方式中，應根據當前市場需求選擇國外客戶發布聯系郵件。
④處理退回的郵件。
在發布聯系人郵件的過程中，由於郵箱錯誤、網絡等原因，部分郵件可能會被退回。這時候就要根據郵件退回的信息來處理退回的郵件，最重要的是調查處理退回的原因，這樣下次才能發送成功。
⑤網上查詢的處理
對於壹些網上詢價的客戶，要根據目前的市場情況進行網上報價，雙方在網上協商價格，主要包括詢價-報價-還價-接受等。客戶接受價格後，我們要盡快要求客戶下單，以便我們做合同，盡快把合同發給客戶確認，等客戶把確認的合同寄回來後再執行合同。
三。合同簽訂後的工作
1.簽約及簽約後的工作
客戶確認訂單後，做好合同，發給客戶確認合同。雙方確認合同後，賣方組織供貨，買方按照雙方確認的付款方式(信用證方式:賣方應督促買方盡快開立信用證；電匯方式:需支付30%預付款，並督促買方盡快將預付款返還給賣方)。
2.組織供應(庫存)和包裝。
在與買方簽訂銷售合同後，我們需要盡快組織貨源，我們將按照與買方確定的價格在中國尋找質量穩定、價格合理的供應商。我們應該在合同規定的時間內按照合同的規格完成生產。在加工生產貨物的同時，我們需要及時與工廠溝通，保證貨物的質量。包裝要符合合同規定，合同規定什麽樣的包裝，工廠生產加工過程中要嚴格要求什麽樣的包裝，保證包裝與合同相符。
3.檢驗檢疫
貨物生產加工完成後，我們需要根據合同要求對貨物進行檢驗檢疫。如果合同要求CIQ商檢，我們需要與商檢局溝通，及時安排貨物的檢驗檢疫，盡快取得商檢局出具的貨物在中國的通關單；如果合同中規定了SGS商品檢驗，我們應安排貨代及時與SGS商品檢驗機構取得聯系，由SGS商品檢驗人員進行檢驗並出具SGS商品檢驗證書。
向工廠訂貨時要註意商檢的要求。應提供商檢所需的出口合同、發票等資料。而且要告知工廠未來產品的出口口岸，方便工廠辦理商檢。妳應該在交貨前壹周拿到商檢證/單。
商檢證書是經出入境檢驗檢疫部門或其指定的檢驗機構檢驗合格後取得的，是各種進出口商品的檢驗證書、鑒定證書及其他證書的總稱。它是對外貿易有關各方履行合同義務、處理索賠糾紛、談判仲裁、訴訟舉證的具有法律依據的有效憑證。也是海關通關、征收關稅、減免關稅優惠的必要證明。
4.安排貨運代理負責出口相關事宜(租船、訂艙和配載)。
貨物組織好後，我們需要及時與貨代溝通，安排商檢和報關，確定裝運日期，與貨代確定裝運時間和地點。以便在合同規定的時間內將貨物安全地運輸到目的港。根據合同要求，在原產地或港口做商檢和報關。
1.如果與客戶簽訂的合同是FOB中國，客戶通常會指定運輸代理或船公司。妳要盡快聯系貨代，告知交貨意向，了解要安排的出口港口和船期，確認工廠的交貨是否能早於開航前至少壹周，船期是否能滿足客人要求的交貨日期。應在交貨日期前兩周向貨運公司發送書面裝運單，通常可在開航前壹周獲得裝運單。
(2)如果運費由賣方支付，應盡快向貨運公司或船公司咨詢船期、運價、開航港口等。經過比較，我們選擇價格優惠、信譽好、船期合適的船公司，並告訴業務員通知買家的客戶。在出航前兩周書面預定這個位置。
(3).如果貨物不夠壹個集裝箱，當需要散裝貨物時，向貨運代理公司預訂散裝貨物位置。當妳拿到倉單的時候，也要了解通關時間，倉儲報關要求等等。
(4)向運輸公司訂倉時，必須傳真書面訂倉紙，註明預定裝運日期、集裝箱種類和數量、目的港等。為了避免錯誤。
⑤檢查船期，填寫出口貨物托運單。妳可以向貨運代理辦理訂艙手續。
⑥貨代應根據貨主的具體要求整理好航線後，及時向船公司或其代理訂艙位。當船公司或其代理人簽署貨運單時，訂艙工作就完成了，這意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經訂立。
投保
訂艙後，如果貨物由賣方投保，可以辦理貨物運輸保險的投保手續。賣方在履行CIF出口合同時，應在裝運前按照銷售合同或信用證的規定及時辦理保險手續。出口商品的保險壹般是逐案辦理的。投保時，要把貨物名稱、保險金額、運輸路線、保險範圍壹壹列出。保險公司受理保險後，會出具保險單或保險憑證。
通常雙方在簽訂購買合同時，已經提前約定了運輸保險。常見的保險有海運貨物運輸保險、陸運和空運郵政貨物運輸保險等。其中，海運貨物保險條款所承保的風險分為基本風險和附加險:
有三種基本險，即不保水漬險或水漬險和壹切險
(2)附加險。附加險有兩種:壹般附加險和特殊附加險。
6.申請檢驗和變更單
貨物到達口岸後，向口岸商檢局申請換發出境貨物通關單，需要用產地商檢局出具的商檢證書/憑條換證。
7.報關單
貨物集中在港區後，發貨單位必須向海關辦理出口申報手續。出口貨物報關單應由持有報關單證明聯的發貨單位人員，連同裝貨清單、發票、裝箱單(或重量單)、商檢證書、出口結匯核銷單、出口貨物合同復印件及相關單證壹起編制。海關官員檢查單證和貨物，確認單個貨物符合要求且手續完備後，在裝貨清單上加蓋放行章。已經海關驗放的出口貨物，才可以裝貨。在這個階段，辦理海關手續有四個步驟:申報、檢查、納稅和放行。
壹般同時將報關所需單證交給合作報關行，委托商檢報關出口。通常有兩天的報關時間(截船前)。托運報關時，妳要提供壹個集裝箱裝載信息，包括貨物及數量、港口、船公司、倉號、箱號、開船及關船時間、拖車公司、集裝箱類型及數量、我公司聯系人及電話等。也可以在取得商檢局簽發的出境貨物通關單後，安排貨代公司進行出口報關。貨代在拿到出口貨物報關單後應及時發送給我公司，以便我公司整合完善所有單證並與銀行議付交單。
8.貨物的交貨與裝運
貨物到達港口後，要直接交給貨代公司，由貨代公司按照預定的時間發貨。海關放行後，發貨單位憑海關蓋章的放行單與口岸部門和理貨人員聯系，現場驗貨，做好裝貨準備。在裝貨過程中，出口商委托的貨代應派人在現場監督裝貨，及時了解裝貨進度，處理臨時問題。
9.發送裝運通知
如果合同中規定裝船時要出裝船通知，就要及時出，尤其是保險是買方辦理的。如果買方未能及時投保或由於賣方延誤或未能發出裝船通知而未能投保，賣方應承擔責任。貨物裝船後，出口商應及時向外方出具“裝船通知”及相關證明，以便對方準備付款、兌付票據、辦理進口報關和接收貨物。
裝運通知:壹般要求在開航後幾天內通知客戶裝運細節。裝船通知的內容壹般包括:訂單號或合同號、信用證號、數量、總值、嘜頭、件數、目的港代理、船名、航次、預計開航日期、預計到達日期等。
10.運費的支付
為了正確核對運費，船公司在出口貨物集中到港區倉庫或庫房後，向商檢機構申請計量。對於需要預付運費的出口貨物，船公司或其代理必須在收取運費後向托運人發送預付運費的提單。如果是運費到付貨物，應在提單上註明支付運費，船公司的卸貨代理人應在收貨人提貨前向收貨人收取運費。
11.接收海運提單
也就是說，獲取運輸單據:
(1).最遲在開船後兩天內，應將提單內容傳真給船公司或貨運代理。應根據信用證或客戶的要求制作補充材料，並給出正確的貨物數量和壹些特殊要求，包括隨提單附上船公司出具的裝運證明。
(2)督促船公司盡快出具提單和貨運單樣本。仔細檢查樣品後，以書面形式向船公司確認提單內容。如果提單需要客戶確認，需要先將提單樣本傳真給客戶，確認後再請船公司出具正本。
③及時支付運雜費，付款後及時通知船公司取得提單等運輸單據。運費的支付應該登記。
裝貨完畢後，船長或大副將根據實際裝貨情況開具大副收據，並將大副開具的收據提交給原裝運單位。出口企業可以憑此收據向船公司或其代理人換取海運提單。
12.結匯單據的準備
付款交單是指出口商(信用證的受益人)在信用證到期前和付款交單期間向指定銀行提交符合信用證規定的單據..這些單據經銀行確認後，銀行將按照信用證規定的付款條件辦理出口結匯。
貨物裝運後，進出口公司應按照信用證的規定準備和準備各種單據，包括匯票、出口發票、運輸單據和保險單，以及信用證規定的結匯所需的其他合同或單據。在信用證規定的提示有效期內，將各種單據和必要的憑證送交指定銀行付款、承兌或議付，收到貨款後與銀行結匯。
13.商業登記:
每筆出口業務完成後，都要及時登記，包括電腦登記和書面登記，便於以後查詢和統計。
14.文件存檔:
所有文件，包括采購訂單、商業發票、裝箱單、保險單、信用證、提單和談判文件都必須保存以備將來參考。
四。工作中應註意的問題
1.與國內供應商簽訂的采購合同
在與國內供應商就報價達成壹致後，買方企業正式下訂單，並與賣方企業就壹些相關事宜進行談判。雙方同意後，需要簽訂購買合同。
在簽訂采購合同的過程中，主要討論商品名稱、規格、數量、價格、包裝、產地、裝運日期、付款條件、結算方式、索賠和仲裁，並將談判後達成的協議寫入采購合同。這標誌著出口業務的正式開始。通常情況下，采購合同壹式兩份的簽訂，雙方加蓋我公司公章後生效，雙方各執壹份。
2.付款方式
國際上常用的支付方式有三種，即匯款支付、托收支付和信用證支付。
(1)如果是T/T支付客戶，確認押金已經收到。電匯付款以外匯現金結算，客戶可將款項匯入公司指定的外匯銀行賬戶，並可在貨到後壹定期限內要求匯款。這種貿易方式是壹般貿易商的首選支付方式，賣方應努力使用這種支付方式。
(2)如果是客戶放賬(給買方壹定的付款期限)，或者通過銀行D/P、D/A等方式收匯。，需要經理確認。這種付款方式不太利於使用，對賣家不利。如果是長期貿易夥伴，可以考慮。
(3)如果是信用證付款客戶，通常在交貨日期前1個月確認收到信用證。收到信用證後，業務員要仔細審核信用證，檢查是否有錯誤，是否能保證交貨日期，以及其他可能出現的問題。如果有任何問題，應要求客戶立即更改信用證。
3.出口結算中應註意的問題
我國出口結匯有三種方式:收後結匯、票據結匯和定期結匯。
①如采用信用證收匯，應在規定的提示時間內準備好所有單據，並仔細審核單據，確保無誤後再提交銀行議付。
②如果采用電匯方式收匯，在取得提單後立即傳真給國外買方付款，確認收到余款後再將提單正本等單據寄給國外買方。
(3)電匯收匯的，要求在打包前收齊，收齊後再安排打包。妳可以在拿到提單後立即將正本寄給外國客戶。
4.使用提單時應註意的問題
船公司裝貨完畢後，船長或大副根據實際裝貨情況開具大副收據，並將大副開具的收據交原發貨單位。出口企業可以憑此收據向船公司或其代理人換取海運提單。
(1).提單是出口方辦理出口報關、清關手續後，由國外運輸公司簽署的供進口方提貨和出口方結匯的單據。
②根據信用證要求的份數簽發已簽提單，壹般為三份。出口商留存兩份用於退稅等業務，壹份寄給進口商辦理發貨等手續。
③海運貨物時，進口商必須持正本提單、裝箱單、發票提貨。(出口商必須將正本提單、裝箱單和發票寄給進口商)。