合同管理貫穿於工程建設項目的全過程，施工合同管理是工程項目管理的重要內容。建設單位的合同管理是壹個周期長、變化頻繁、受外部環境影響大的過程。有必要保持動態的合同管理理念。
壹、建設單位合同管理的內涵
(壹)建設單位合同管理的定義
建設項目合同管理是指以建設項目為對象，以實現項目合同為目標，對項目合同進行高效率的計劃、組織、指導和控制的系統化管理方法。項目合同管理主要包括以下幾個方面:
1.國家和主管部門頒布的勞動保護、環境保護、安全生產和經濟方面的法律、法規、政策和規定；2.國家有關部門頒布的技術規範(包括施工規範)、技術標準、設計標準、質量標準和施工操作規程；3.政府建設部門批準的施工文件和設計文件；4.依法簽訂的合同文件；5.項目部與合同對方之間的信函、通知、各種交底材料、質量數量證明材料、合同談判過程記錄等資料。
(二)建設單位合同的類型和基本特征
建設單位的主要合同關系有:與建設單位簽訂的建設工程合同；與勞務隊簽訂的勞動合同；與材料供應商簽訂的供貨合同；與運輸單位簽訂的運輸合同；與專業團隊簽訂的分包合同；與保險單位簽訂的保險合同；與加工單位簽訂的加工安裝合同；與租賃單位簽訂的租賃合同；與當地政府簽訂的搬遷合同和其他壹些合同協議。施工合同的基本特征如下:
1.合同應該是完整的。也就是說，合同的內容要完整，條款要齊全，不能有重大遺漏。2.合同應該是準確的。合同應該用詞準確，定義清楚。雙方權責分明，不能有可揣測可推敲的字眼，不能有可左可右的曖昧表述。3.契約應該是理性的。有效的合同應該是有利於合作，誠實守信，公平合理，權責明確，分配合理。4.合同應該是標準的。標準化合同可以減少合同制定和簽訂過程中的隨意性，更容易滿足合同的完整性、準確性和合理性的要求，更大程度地保證合同雙方的權利和義務。5.合同應該是靈活的。不同的合同應該有不同的側重點。對於不同的工作環境，不同的工作流程，不同的專業領域，有不同的合同內容，不同的風險防範要求，不同的責權利分配方式。
二、建設單位合同管理的現狀及存在的問題
(壹)建設項目合同管理的現狀
建設單位項目合同管理是壹項新的管理職能。隨著人們對合同管理認識和理解的深入，近年來建設單位普遍加大了合同管理的力度，規範了合同範本，制定了合同管理制度，推進了合同管理的規範化，明確了合同執行過程中人為失誤造成損失的追究制度。但各項目合同管理人員素質的差異、單位領導重視程度的不同、合同管理中財務的參與和監督是否到位，造成了各項目合同管理效果的較大偏差。
(二)工程合同管理中存在的主要問題
1.契約意識弱。在當前的市場經濟下，企業的生存和發展是由市場競爭決定的，但大多數建築企業仍處於轉型期，還不能完全適應依靠合同維護自身利益的市場競爭模式。很多施工企業沒有合同管理部門，缺乏可行有效的合同管理制度和具體操作規程，無法對合同從簽訂到履行的全過程進行有效監督。
2.缺乏合同管理人才，沒有正規的合同管理機構。合同管理和合同索賠智能化程度高，涉及全局，專業性、技術性、法律性強。管理人才的缺乏極大地影響了合同管理水平的提高。現在大部分施工企業還沒有建立正式的合同管理組織，無法及時跟蹤項目，實施有效的動態合同管理。
3.合同管理制度不完善。壹些企業缺乏嚴格的合同管理制度。合同審查、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除以及合同監督和評估的全過程未能實現系統化、規範化和科學化管理。壹些企業的合同管理滯後，未能隨著新問題的出現而更新和完善。
4.管理信息化程度不高。目前，壹些企業的合同管理仍以手工操作為主，信息化程度較低。比如企業辦公地點分散或者下屬單位距離企業總部較遠的情況下，簽訂合同需要下屬單位到企業總部審批，往往需要多次才能完成合同手續。沒有充分利用計算機和網絡資源，不僅增加了成本，也降低了工作效率。
5.合同沒有嚴格執行。在壹些工程合同中，雙方不認真履行合同，隨意修改合同，或者違反合同規定。違約事件時有發生，如:業主以預付款為條件偷偷違法承包；承包人未按期依法組織施工，不按規範施工，造成工程延期、工程質量低劣，嚴重影響工程建設市場的；承包商非法分包；材料供應商以次充好、假冒偽劣等。
三、加強建設單位合同管理的具體整改建議和措施。
(壹)建設單位合同管理工作的基本要求
1.認真學習合同法，嚴格執行單位合同管理文件。作為壹名專職合同管理工作者，學習理解文件精神和法律規定，嚴格執行單位管理文件要求，是壹項基本素質。在項目的財務管理中，筆者參與了項目合同制定和簽訂的審核，發現部分合同管理人員不了解合同法或不執行本單位的合同管理文件，導致合同無效或合同管理出現不必要的糾紛。反映了我們在管理過程中對法律規定的約束力和合規性以及規章制度的嚴肅性的漠視。
2.確保合同符合其基本特征。(1)為保證合同的基本特征壹致，合同文本應盡可能通用。(2)根據不同的合同內容，豐富和修改模型的工作細節，使其盡可能符合現有的工作實踐。根據擬建項目的特點和招標文件，以及發包人和承包人的談判結果。(3)對於合同協議的不同內容，應要求歸口管理部門進行重點檢查和修改。
3.嚴格簽合同。無論是總承包合同還是分包合同，在簽訂階段都要註意以下幾個方面:壹是合同要及時簽訂，切不可簽前不簽或只簽不簽，或將壹些敏感的經濟條款放在項目完成後討論，使項目合同談判處於非常被動的狀態，甚至引起雙方的糾紛或經濟糾紛；二是在合同簽訂前，應實行聯合聽證制度，防止越權代理、無效代理等個人行為；第三，註意提前還款條款。壹般小型分包項目不支付預付款。對於大型分包項目，如果分包商不能出具相應的保函，就不能支付預付款，否則會給企業帶來更大的風險。第四，註意違約條款，雙方違約的處理壹定要明確；第五，註意轉包和分包，必須在分包合同中寫明“分包視為違約，應承擔違約責任”。
4.加強合同履約管理。合同重在執行，執行是保證合同按時保質完成的關鍵。項目應對合同實施全過程動態管理，重點關註以下幾個方面:壹是跟蹤執行，合同管理部應對合同執行全過程進行跟蹤，及時處理履行中出現的問題；二是建立臺賬，客觀反映工程與承包商之間的合同金額、工程形象進度、材料調撥、機械租賃、工程貸款、變更索賠、結算款、質量保證金等費用。第三，註意工程款的結算和支付，避免時間的推移造成不必要的扯皮；第四，重視合同總結。對合同執行情況的分析和總結往往被忽視。它是合同管理中不可缺少的環節，對提高工程合同管理水平有很好的指導作用。
5.實施合同從準備到終止的全過程控制和管理。從合同的意向到合同的簽訂和解除，全過程的合同管理，即合同的過程管理。在合同執行過程中，合同雙方應本著“重合同、守信用”的原則，嚴格履行合同義務。財務部應會同項目管理人員隨時關註合同的執行情況，對不履行約定義務的行為和行為人進行調解和處理，隨時保證合同履行的完成。
(二)財務參與合同管理和監督的重點
1.財務應督促合同管理部門執行合同法和單位合同管理制度。落實合同管理制度，嚴格執行合同會簽制度和合同評審制度，嚴格要求對不符合規範的合同進行整改，使簽訂的合同基本要素齊全。防止這些系統在項目管理活動中流於形式。2.充分利用付款的功能，監督和改進合同的準備、簽署和相關履行。包括與合同結算相關的計量接收人、支付結算文件的簽批，使整個合同相關附件處於受控狀態。3.監督合同的公開。合同交底是合同管理的壹項重要工作。合同公開是使管理者理解合同、依據合同進行管理、督促對方履行合同的關鍵。工程建設項目中容易發生合同失控的關鍵是管理者對合同不熟悉，不會正確行使合同權益，對合同風險認識不足。因此，財務工作者應督促合理制定和歸口管理部門逐級進行合同公開。4.合同的財務審計。財務要認真學習合同法，對合同的審核主要是合同的合法性、嚴謹性、可行性，合同簽訂是否有效，公章和簽字是否符合合同法的要求。在合同履行過程中，財務部門應嚴格審查合同另壹方的簽字人是否在合同法上對接收方的計量數據、發票和付款程序進行審查。5.財務部應對項目合同進行登記、分類和保管。根據財務制度的要求，財務部門需要保留壹份工程的原始合同，作為付款的憑證和依據。根據近幾年項目的審計經驗，以及項目完成後由於後期變更和個別合同糾紛需要對項目合同進行審查，要求財務部對合同進行更詳細的分類、登記和裝訂。財務部需要建立合同的電子檔案，按照簽訂日期和合同分類分別建檔，以便隨時查找和使用。6.財務部門應收集並保存合同履行過程中的信息。由於施工單位的項目部是隨著工程的設立而設立，在工程竣工後撤銷，技術部門的壹些資料在工程竣工後很容易丟失，但合同經濟糾紛的法定期限並未到期。因此，財務部門需要要求技術部門將壹些隱蔽工程，如接收方的資料、票據、談判記錄、關於對方違約的原始資料等作為結算書的附件，保存在財務檔案中。7.合同的風險評估報告。財務部在當月計量時，要求合同部人員提供全面或專項的合同執行分析和風險評估。隨時關註施工組織和施工進度計劃的執行情況，對勞動力的資金調配和合同中存在的風險，形成專業的財務合同風險報告文件，及時交付給項目負責人決策和調度。
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