由於對幹部人事檔案利用的宣傳力度不夠，加之我國公民對自己檔案的知情權尚未成為幹部人事檔案領域的壹項法律和實踐權利，我對歸檔的範圍和要求了解不多，不知道幹部人事檔案是組織了解和選拔任用幹部的重要來源。不知道自己的檔案裏要存放什麽材料，也不會把自己學習、培訓、學位留學經歷中形成的各種表格等材料及時提交給主管部門歸檔，久而久之就導致了材料。
2.文件管理機制運行不順暢。
隨著近年來幹部人事制度的改革和社會的快速發展，人才流動的速度不斷加快。在日常管理中，會發現引進人才的檔案大多缺失，要麽是入黨(團)材料，要麽是年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。原因:壹是由於兼職檔案管理人員變動頻繁，交接不及時，新手業務不熟，影響了材料的及時收集和報送；二是壹些材料形成單位如職稱審批機關、獎勵審批機關不知道材料是否應移交檔案管理部門，造成材料缺失；三是檔案管理人員坐等相關職能部門將材料送到檔案館(室)，缺乏主動服務意識，對收集的材料不及時整理，多年未歸檔，導致檔案材料內容模糊不清。整個管理機制處於運轉不暢的狀態。
3.檔案人員素質參差不齊。
因為負責幹部人事檔案管理的人往往是兼職和尚，而且他(她)還兼任其他工作，檔案管理可能不是他(她)的工作重點。由於工作任務復雜，很少有時間參加專業知識培訓，沒有時間學習、補充、更新幹部人事檔案的專業知識和其他相關知識，導致業務不熟。對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔和裝訂等認識不足。，使得材料填寫不規範，不該歸檔的不錄入，包括紙張規格和書寫工具不規範，裝訂順序混亂，不夠專業。
4.管理法規滯後，制度不夠完善。
目前幹部人事檔案管理仍以中組部1991年發布的《幹部檔案工作規定》和1996年發布的《幹部人事檔案收集歸檔規定》為指導，缺乏較為完善的法律制度和業務規範指導體系。《規定》的管理權限不能完全覆蓋現階段我國各級各領域的人事情況，按《規定》歸檔的幹部人事檔案也不能滿足當今工作的需要。由於缺乏可靠的法律法規和業務指導規範，各單位形成的制度遠沒有文件和檔案齊全。
5.硬件設施投資不足
與幹部人事檔案的重要性相比，各單位對其資金、設備等硬件設施的投入也十分有限，情況不夠樂觀，這也是阻礙幹部人事檔案開發利用的因素之壹。硬件不符合“三室”(檔案庫房、辦公室、檔案閱覽室)分開的要求，但基本上將經理辦公室和檔案閱覽室合二為壹，既不符合檔案保密原則，也不符合《中華人民共和國檔案法》精神和中組部、國家檔案局《幹部檔案工作條例》有關規定的要求。
二是對幹部人事檔案規範化管理模式的思考
由於幹部人事檔案的重要性，筆者認為除了“八項註意”和相關管理規定外，還應加強以下幾個方面的工作，形成更加規範的管理模式:
1.完善法律法規和規章。
依法管理檔案是保證檔案工作健康發展的重要手段。國家要加快幹部人事制度改革，修訂、完善和出臺符合當今社會幹部人事檔案管理的法律法規。比如，明確規定公民有權了解自己的人事檔案，可以合法查閱自己的人事檔案，同時保護個人隱私，為檔案的收集、保存和利用創造相應的法制環境；重新制定收集範圍、保密期限、保密等級的標準體系；建立違法行為責任追究制度，對應公開而不公開、應保密而公開的責任人追究相應的法律責任，確保幹部人事檔案管理走上法制化、制度化道路。
2.營造良好而濃厚的工作氛圍
加強檔案宣傳，增強全民檔案意識，是做好檔案工作的前提和保證。管理部門要進壹步加大宣傳工作力度，可以精心編寫發放壹些通俗易懂的知識手冊，讓大家了解幹部人事檔案的重要性，提高做好幹部人事檔案工作的自覺性；還可以通過定期的業務培訓，責成兼職檔案員負責宣傳，使各級領導、幹部群眾正確認識幹部人事檔案管理的特點、地位和作用，關心並積極參與其中，自覺收集材料，及時歸檔；還可以通過建設檔案網站、開發管理軟件開放部分公開檔案信息等方式進行宣傳，保證幹部人事檔案管理工作穩定發展的良好氛圍。
3.理順關系，完善管理機制
理順幹部人事檔案管理機制，有條件設立檔案室(室)的單位要將幹部人事檔案移交檔案室(室)，使組織人事部門得到“解放”。建立健全材料立卷協調機制，在立卷範圍、材料標識、交接交接、登記借閱等方面建立相關規章制度，嚴格遵循程序。明確形成檔案材料的單位，及時向檔案管理部門移交材料，避免材料缺失。明確材料歸檔時間，采取定期收集(壹般壹年壹次)與平時收集(根據有關部門工作安排)相結合，必要時上門收集的方法，使檔案反映最新最全的個人信息。關心管理隊伍的穩定，確保材料的及時收集和提交，嚴格控制接收材料時的審查和鑒定，從紙張規格到字體都嚴格要求，拒絕不規範的材料和缺少公章和簽名的材料，真正在各個環節落實幹部人事檔案的相關管理制度和規定，形成完善的管理機制。
4.建立壹支高素質的管理團隊
壹是不斷加強政治思想和職業道德教育，使他們具有高度的政治覺悟和堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力；第二，加強專業知識的學習，不斷拓寬自己的知識面，提高自己的文字處理能力和綜合分析能力，還要加強計算機知識和幹部人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案管理業務知識又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。這是實現社會化、信息化的必要條件，也是推動檔案事業發展的關鍵。
5.建立科學的人工檢索方法。
目前查閱和檢索幹部人事檔案的方法多為姓氏筆畫法和拼音檢索法，這兩種方法雖然科學，但記憶費時，使用繁瑣，影響工作效率。為了提高效率，可以考慮按照26個英文字母結合漢語拼音的順序排列姓氏的方法，即姓氏的首字母按英文字母順序排列，英文字母的第壹個字母是a，中國上百個姓氏中有“Ai”、“Ang”、“Ao”等。可以先把這些姓氏放在壹個文件櫃裏，再看第二個字母，也就是“Ai”的第二個字母“Ang”的第二個字母，也就是元音的第壹個字母是“N”，“Ao”的第二個字母，也就是元音的第壹個字母是“O”。這三個姓氏的順序是愛-昂-傲，以此類推。帶顫音的“ZH、CH、SH”分別放在不帶顫音的“Z、C、S”中。
6.加快檔案信息化進程。
目前針對幹部人事檔案開發了壹些管理軟件，但僅限於基本信息、材料目錄的錄入、打印等最基本的計算機操作，嚴重制約了管理工作的效率和質量，在實際應用過程中也感覺不能很好地滿足工作需要。為提高幹部人事檔案管理水平，應加快信息化管理進程，研究建立三個系統:壹是數據庫系統，將所有個人檔案信息輸入計算機；二是電子檔案檢索系統，將可以公開的信息制成電子檔案，由檔案管理部門制作和維護，其他單位和個人只能查閱，不能更改；三是網絡利用系統，涉及多個管理部門。網絡利用系統應與其他管理系統聯網。通過定義密級，設置密碼和身份認證，限制訪問權限，對系統進行分類加密，在共享信息的同時保證檔案的安全，處理好保密和利用的關系，提高信息利用效率，真正實現幹部人事檔案信息化管理的目標。