2007年3月，K公司銷售部重新劃分了客戶區域，方瑋的手中也增添了兩家新客戶。本來，多了兩家客戶可以完成更多的銷售任務，應該是件好事。可是，因為其中有壹家D客戶拖欠回款是出了名的，此時的方瑋除了頭疼，還是頭疼！
5月底，方瑋給客戶們打了壹圈電話，向他們催收這個月的回款。大部分客戶的回款情況還算不錯，只有D客戶借口說資金緊張，過壹段時間再回。方瑋很清楚，這又是D客戶的拖延付款的理由而已。後來又打了幾次電話，對方開始的時候還只是敷衍，到最後連電話都不接了。
而當方瑋上門收款的時候，對方也是躲起來不見人。在不得已的情況下，方瑋嘗試著向對方發催款函來試試運氣。第壹封催款函方瑋寫得非常禮貌，言辭也很誠懇。可發出三天後卻壹點消息都沒有。後來，方瑋又寫了第二封，這壹封在言辭上就有壹些嚴厲了，並警告對方如果再不付款將承擔違約責任。隨後，在第二天下午，方瑋又發了第三封催款函，在這封催款函中，方瑋向對方限定在三天之內回款，否則，他就將此事委托律師，讓律師幫自己進行追討。而到時候所形成的壹切後果，都將由D客戶承擔。
沒想到，第三封催款函發出不到壹天，D客戶便打來電話，主動地和方瑋商量起回款的問題。到最後，雖說D客戶所欠的回款並沒有完全收回，可還是有大部分的回款打到了方瑋的賬上。
事後，方瑋也在心中暗喜，看來催款函的作用還真是不能小覷啊!
雖說催款函並不是專業的法律文書，但是，由於催款函常常是供貨方對經銷商發放的正式的商業文書，從某種程度上說，它還是具有壹定的法律效力的。信函催收常作為電話催收的壹種後續手段。公司打過幾次電話催收後，如果客戶仍無反應，可以發出正式的催收信函。第壹次的催收信函必須說明打電話的日期和客戶作出的付款承諾，以及客戶在某日期前不能付款時公司會采取的措施。
如果第壹封信仍沒有回應，第二封信應比第壹封信更為急迫，使客戶感到延遲付款的嚴重性。如果仍無消息，公司的第三封信應發出最後通牒，口氣可更為嚴厲壹些。
第壹封收款信函
尊敬的××先生：
我們與貴公司8月5日成交，發票號為第100號、總額為240000.00元人民幣的貨款已到期。我們附上這壹數額的詳細內容，希望貴公司能在2005年11月15日之前付款，或者通知我們不能及時付款的原因。
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號：
此致
順祝商祺
財務部助理
2005年11月5日
附：發票復印件
註意：
信函語氣要強烈，但應彬彬有禮，這壹點很重要，任何諷刺或威脅的話都會損害收款人的形象，而且，很可能對收款無益。
這封信語氣要堅定，明確壹個付款期限。但不要詳細敘述妳將要采取的措施，不要提及法律行動，也不要對他的賬戶表示懷疑。
第二封收款信函
尊敬的××先生：
我們於11月5日就貴公司逾期未還的240000.00元貨款發過信函，要求結清8月5日第100號的發票貨款。此款項已經延誤了兩個多月，至今我們沒有得到任何答復。請速於11月25日前結清全部款項。
如果我們得不到回音，只得求助於專業機構來解決貨款的回收問題。
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號：
此致
商安
財務部經理
2005年11月15日
附：發票復印件註意：
要語氣強硬、公事公辦，需要保持職業化形象，避免看上去惱怒或絕望，禮貌而堅定的語氣會增強效果；此信函要提及對方不付款妳將要采取的措施；此信函署名人職位應高於前壹封信。
第三封收款信函
財務總監親啟尊敬的××先生：
我們遺憾地通知妳，貴公司對我們關於8月5日第100號發票下貨款的付款提醒信至今沒有任何答復，在此再次附上這壹貨款的詳細情況和清單。
我們已把貴公司的賬戶轉交×××律師事務所，請其代為收款，壹切額外費用將由貴公司承擔。壹旦上述貨款在2005年12月8日前全額付清，我們將立即停止這壹收款代理。
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號：
此致
順祝商祺
2005年12月1日
附：發票復印件
註意：
簽署人級別要高，並註明頭銜；信的開頭應提及客戶對付款的消極反應；措辭要嚴厲，但應表現得平靜和老練。
訴訟前的最後壹封警示信函
最後付款要求
特此通知尊敬的××先生：
我們是×××律師事務所，我們的被代理人××公司於2005年11月5日起，連續發出三封催款信要求貴公司就2005年8月5日第100號發票下240000.00元人民幣貨款給予償還，可是貴公司壹直沒有任何答復。我們只能遺憾地通知妳，請於12月15日前付清該款項，或是與×××聯系，將付款事宜安排妥當；否則，我們將根據被代理人××公司的意願，正式向人民法院提起民事訴訟，要求貴公司給付貨款和逾期利息，並由貴公司承擔相應的法律費用。
我們已準備好訴訟所需的有關法律文件，準備於2005年12月20日正式提起訴訟。在正式提起訴訟之前我們不再另行通知。
壹旦上述金額在2005年12月15日前全額付清，我們將立即停止訴訟。
開戶銀行：
開戶名稱：
賬號：
×××律師事務所律師
2005年12月10日
附：發票復印件
註意：
為起到重要提醒作用，本信函可打印成紅色；語言應當是對事實的陳述，而非威脅。
雖說催款函只是壹封信件，但是，它卻關系到妳的回款能否順利收回。如果運用不當，非但達不到催收回款的目的，恐怕還會影響回款的順利回收，甚至是與客戶的正常交往。所以，催款函的書寫是壹門藝術，如果要使收款信函能有效地幫助妳達到收款的目的，就要在書寫時符合以下的原則。
（1）收信人具體收信人的街道名稱、門牌號碼、單位全稱壹定要準確而具體。收信人要具體到個人，寫清其職位、全稱。像王經理、李主任等此類稱呼並不好，雖然表示尊重，但是有時候卻給了欠款人可乘之機，他們往往會說：“我是王經理，可是我沒有收到妳們的催款信。我們這裏有好幾個王經理，信可能被送到別的王經理那裏去了。”所以，書寫收信人名稱時應當具體為王成功經理、李自強主任等。
（2）債權債務清楚在信函中應當將雙方的債權債務關系及其法律依據陳列清楚；收款人據以收款的法定理由等要清楚；欠款人拖欠債款或拒絕履行義務的事實根據要清楚；要求支付的欠款金額寫在信函的突出位置，壹般位於信函第壹行或右上角，表述壹定要清楚。
（3）內容容易閱讀語言要簡明、直接。盡量少用客套話，最好壹開始就直奔主題，開門見山地把問題提出來。信中多使用簡明的語句，遇到行業術語時應標出註解。整個信件註意使用簡短的句子，段落簡潔，在不失主題的情況下使人容易閱讀。
（4）措辭要文明謹慎收款人書寫信函的時候用語要文明禮貌，不要有臟話、黑話、對欠款人進行人身攻擊的話；要從長遠合作的基礎上考慮，用詞要謹慎，要就事論事，不能壹概而論。
（5）語氣堅定信函中的措辭要堅決，壹定要明確地表明自己的目的，使對方知道，如果不能及時付款將要承擔責任。這時要盡量使用規範的用語，不要用壹些威脅性的話逼迫欠款人。
（6）提出具體要求收款人應當在信函中註明欠款人給予答復的期限，欠款人應償還的具體金額，包括違約金、銀行利息等，欠款人應當履行償債義務的方式及最後期限等。當然，收款電函的內容因其選擇的電函方式而有所增刪。例如，當收款人向故意拖欠債務的當事人發送收款電函時，電函可加上“欠款人逾期未償付欠款，應承擔相應的法律後果”或“收款人將采取法律手段收回欠款”等內容，以加強收款電函的“力度”；而當收款人采用電報的方式收款時，電文則應言簡意賅。
信函書寫完畢後，收款人應在信函尾部寫明發函日期，並簽名或者蓋章，然後再郵寄或直接發送。