工具/原料
擁有電子郵件賬號，品牌不限
方法/步驟
[ 主題 ]
1. 標題不要空白。
2. 標題要簡短。
3. 標題要能概括文章的內容和重要性。
4. 壹封信僅針對壹個主題。
5. 可以寫上來自**公司的郵件。
6. 可適當使用大寫字母或特殊字來突出標題，不要隨便使用“緊急”等字眼。
7. 可以根據回復內容修改主題。
8. 不可出現錯別字和不通順之處。
[ 稱呼 ]
1. 郵件的開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。格式，稱呼是第壹行頂格寫。
2. 有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；無職務，通常稱呼“x先生”、“x小姐”。
3. 對於不熟悉和高於自己的人不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的。
[ 問候 ]
1. 開頭語可寫“Hi”、“妳好”、“您好”。格式，開頭問候語是稱呼換行空2格寫。
2. 結尾語可寫“Best Regards”、“祝您順利”。若是尊長可寫“此致敬禮”。格式，“祝”和“此致”為緊接上壹行結尾或換行開頭空2格。“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
[ 正文 ]
1. 正文簡明，行文通順。如果內容很多，正文只寫摘要，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
2. 正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
3. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
4. 壹次郵件交代完整信息。
5. 合理提示重要信息。
6. 根據熟絡程度適當使用敬語，如“請”、"謝謝"之類。
7. 慎用表情。
[ 附件 ]
1. 有附件時則在正文提示收件人查看附件。
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件內容。
3. 正文應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件。
4. 如果附件格式特殊，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。
5. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成壹個文件，zip、rar格式均可。
6. 如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。
[ 語言的選擇和漢字編碼 ]
1. 只在必要時才使用英文郵件。
2. 尊重對方習慣，不主動發起英文郵件。
3. 對於信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
4. 中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial。字號10即可，不宜過大或過小。不宜使用古怪字體或斜體。
5. 正式郵件不宜使用背景信紙。
[ 結尾簽名 ]
1. 簽名是必要的，但信息不宜過多。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，壹般不超過4行。
2. 不要只用壹個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件來往，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會顯得疏遠。可以設置多個簽名檔，靈活調用。
3. 簽名檔文字應與正文匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號壹般選擇比正文小些。
[ 回復技巧 ]
1. 及時回復郵件。
3. 回復不得少於10個字。
2. 進行針對性回復。當回件答復問題時，最好把相關問題抄回到回件中，然後附上答案。
4. 不要就同壹問題多次回復討論，不要蓋高樓。3次回復未果的情況下應電詢。
5. 要區分Reply和Reply All（單獨回復和全體回復）。
6. 主動控制郵件的來往。為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分給收件人回復。或者在文末填上以下語句："全部辦妥"、"僅供參考，無需回復"等。
7. 若想少收到郵件，就要減少發出的郵件數量。