第二條 公司文件，實行統壹管理。文件的管理，要做到規範、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。
1. 各部門及各有關人員，對文件中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。
2. 文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為壹般文件。絕密、機密文件打印壹定要用專用磁盤。絕密文件只能印壹份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完後由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見《保密管理制度》。
第三條 文件機密等級，由發文單位的主管領導根據文件內容確定。
第四條 公司發文的程序為：擬搞、審核（部門領導）、簽發（公司領導）打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。
第六條 草擬文件應註意以下事項
1. 內容要符合公司制度。
2. 反映情況要客觀，實事求是。
3. 文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結構緊密，用語規範。
4. 人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。
第七條 各負責人閱、批文件應仔細認真，閱完後須簽名並註明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第八條 公司所有發文，發文單位應有存檔，並將文件原稿（經領導簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領導指示的，還應附批復件。
第九條 收文由行政人事部統壹負責。行政人事部收文後，應先做好歸類、登記，然後根據文件的內容，分送有關領導閱示。閱示完畢後，由行政人事部收回歸檔。
第十條 所有文件發放，壹定要有登記、簽收手續。
第十壹條 公司發文，壹定要由行政人事部統壹編號
1. 以公司名義對外發文，壹律×××字(××年)××號；
2. 公司總經辦文，用總經辦字(××年)××號；
3. 財務部發文，用財字(××年)××號；
4. 工程部發文，用工字(××年)××號；
5. 技術部發文，用技字(××年)××號；
6. 營運部發文，用營字(××年)××號；
7. 人事行政部發文，用人行字(××年)××號；
第十二條 紅頭文件，只適用於需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件壹般用公司信箋印發。