比如A和B兩個人，需要及時有效的傳遞信息。當物理距離較遠，傳遞的信息量較大時，他們可以通過電話進行交流。那麽企業應該如何傳遞大量的商業信息呢？這時，EDI系統就可以扮演“電話”的角色了。當企業A和企業B都有EDI系統時，兩個企業之間的信息傳遞通道就能順利建立。如下圖所示:
A公司將圖紙中1.1的訂單數據導入EDI系統，生成符合EDI格式的1.2的采購訂單。之後，A公司的EDI系統通過互聯網將1.2采購訂單發送到B公司的EDI系統，B公司收到後將1.3訂單數據導入業務系統。
B公司將圖紙中的2.1發票數據導入EDI系統，生成符合EDI格式的2.2發票。之後，B公司的EDI系統通過互聯網將2.2發票發送到A公司的EDI系統。A公司收到後，將2.3發票數據導入業務系統。
值得註意的是，EDI系統作為壹種特殊的“電話”，需要壹套國際統壹的語法規則。使用相同的國際標準化語法規則是在兩個企業之間成功建立數據傳輸通道的第壹步。
上述國際標準化語法規則為EDI報文標準，常見的有X12、EDIFACT、TRADACOMS和ebXML。
在企業之間的數據交換過程中，需要傳輸各種類型的數據，主要包括訂單、預測訂單、訂單變更通知、訂單確認回執、發貨通知、報表、發票等。應該註意的是，EDI系統並不限制傳輸的數據格式。無論是標準的EDI報文還是其他Excel、XML、CSV格式文件，甚至是圖片，EDI系統都支持傳輸。
EDI項目完成後，無需人工操作即可傳輸數據。避免了人工誤操作造成的誤差。根據EDI的效益統計，商業單據傳輸速度可提高865，438+0%，文件成本可降低44%，因錯漏造成的業務損失可降低465，438+0%，文件處理成本可降低38%。無論是庫存檢查、訂貨還是開具發票，繁瑣的業務操作都可以通過EDI系統完成，自動化操作真正做到了穩定、快速、準確。
由於企業使用EDI，整個數據傳輸過程都在網上進行，減少了紙張的消耗。同時也避免了書寫結構和打印錯誤造成的紙張消耗，大大節省了人力物力。