單位所有部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領取備用金，借款憑證壹般應由經理填寫。借款憑證壹式三聯，第壹聯作為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯為結算憑證，借款期間由出納保管，報銷時作為核對依據，報銷後與報銷單壹起作為記賬憑證的附件；第三聯由借款人留存，並由出納簽字作為貸款結算和歸還的收據。經辦人在填制借款憑證時，應如實、認真地填寫借款原因、金額、日期並簽字，然後送有關領導審批，根據借款憑證編制現金支付會計憑證。
對於企業來說，借入定額備用金的現金支付憑證的貸方賬戶自然是“庫存現金”，借方賬戶是“其他應收款——定額備用金”；對於預算單位來說，如果借入預備費，其貸方賬戶自然是“庫存現金”或“庫存現金”，借方賬戶是“暫付款”。出納根據現金支付憑證支付現金(或現金支票)。