會議管理系統
1.目的:為規範公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。
2.適用範圍:本制度適用於廣州百利文壹實業有限公司廣州總部的會議管理
3、管理職責:
3.1總經理辦公室負責公司會議的總體協調及本制度的實施和監督。
3.2提議人或主辦部門(包括各中心/部門)負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。
5、管理內容:
5.1會議起草和審批。
5.1.1公司月度會議不需要起草和批準。
5.1.2公司臨時行政會議、年會由集團總經理直接提出或議題涉及業務的主辦部門負責人提出，集團總經理批準。
5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人員等。不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議為不定期，需單獨審批的，應報上級主管部門審批；如果是例會，中心會單獨提出方案，報集團總經理批準後實施。
5.2會議策劃和整體策劃。
5.2.1每月28日前，總經理辦公室應與各部門協調確定下月計劃召開的臨時行政會議，並提交集團總經理審批，然後與公司月度會議壹起編制月度會議計劃，並在月底前發放給各部門負責人。
5.2.2總經理辦公室計劃會議需要改期，或特殊情況需要安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前兩天完成會議的起草和審批程序，並報總經理辦公室調整會議計劃。未經總經理辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常的會議計劃。
5.2.3會議安排的原則是:小型會議服從全體會議，部分服從全體，臨時會議服從例會。各類會議的優先級為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。為處理緊急事件而召開的緊急會議不在此限。
5.3會議準備。
5.3.1會議通知應符合以下規定:
1.對於已納入月度會議日程的會議，若月中無調整，不再另行通知，中心/部門根據日程直接通知參會人員；
2、有下列情況之壹的，按“誰提議，誰通知”的原則進行會議通知:
(1)未列入月度會議計劃而臨時提出的會議；
(2)雖已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議材料、會議安排等進行專項說明；
(三)提案人認為應當另行通知的其他情形。
3.會議通知期壹般應提前壹天以上，通知對象為參會人員和會議服務提供者；
4.會議通知的形式壹般是電話通知。但是，需要對會議議題、需要準備的會議材料、會議安排等作出專門說明的會議。會議通知應以書面形式通知；對於涉及多個部門、參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃，並通知相關部門。
5.3.2會議的其他準備工作應符合以下規定:
1.會議起草部門應組織準備會議材料(如會議議程項目、提案、匯報材料、計劃草案、決議和決定草案、參會人員需提交的材料等。)提前；
2.會議服務商應提前做好會議準備工作，如落實會場、布置會場、準備座位、會議設備、茶具等會議所需設施和用品；
3.總經理辦公室負責公司總部召開的公司級會議的會議服務。
4.部門在總部召開的會議如需使用會場，需書面向會議室管理部(人力資源部)提出，由會議室管理部統籌安排。
5.4會議的組織。
5.4.1會議的組織遵循“誰提議，誰組織”的原則。
5.4.2會議主持人應遵守以下規定:
1.主持人應不遲於會議開始前5分鐘到達會場，檢查會議執行情況，做好會前準備工作。
2.壹般會議開始後，主持人要說明議題、議程、要解決的問題、要達到的目標以及推進議程應註意的問題。
3.會議期間，主持人應根據會議期間的實際情況，適時、必要地控制議程，有權限制發言時間，暫停與議題無關的發言，以保證議程的順利進行和會議的效率。
4、是討論、決策問題的會議，主持人應引導會議做出結論。對需要集體決定的事項要進行總結和重復，並及時提交與會人員發表意見；還應總結未決事項，並引導會議就其後續安排統壹意見。
5.主持人應向與會人員明確會議決議執行的程序、執行人(部門)、標準和時間。
5.4.3參與者應遵守以下規定:
1.準時參加會議，並在會議簽到表上簽到(詳見附件3)。
2、會議發言應簡明扼要，緊扣主題。
3.遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬於工作部署性質的會議，原則上不在會上作討論發言。
5.遵守會議紀律。開會時，妳應該把手機調成震動，或者把手機來電轉給另壹個不在部門的人。原則上不允許接電話。如果需要回答，請離開會議。
6.把我的會議做好記錄。
5.4.4多部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經理主持。集團總經理另有授權的，由集團總經理授權。
5.4.5公司每月例會和臨時行政會議壹般應控制在2小時以內。根據會議進展情況確需延期召開的，主持人必須征得與會人員同意。
5.4.6主持人是會議簽到的批準人，會議記錄員負責簽到記錄。
5.5會議紀要。
5.5.1公司的各種會議應記錄在專門的記錄本上。
5.5.2原則上，公司應指定專人負責記錄各類會議。會議記錄人的確定應符合以下規定:
1，每個部門都要有壹個會議記錄員(壹般是本部門內部文員，名單要報總經理辦公室備案)，負責記錄本部門的會議和本部門組織的會議。
2.會議記錄遵循“誰組織，誰記錄”的原則。如有必要，主持人可根據這壹原則並考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定壹名會議記錄人。
3.原則上，集團總經理秘書應負責集團總經理主持的公司定期會議和臨時行政會議的會議記錄，但集團總經理另有規定的除外。
5.5.3會議記錄人應遵守以下規定:
1.用專門的會議記錄本做好會議原始記錄和考勤記錄，並根據需要整理會議紀要。
2.會議記錄應盡可能地記錄下來，以保證記錄的原始性。
3.對於會議已解決的事項，應在原始記錄中用括號註明“已解決”字樣。
4.會議記錄原件應於會議當天提交會議主持人審核簽字，會議紀要最遲應於次日提交。
5.做好會議原始記錄的日常歸檔和保管工作，及時登記主持人批準的會議簽到表的考勤記錄，以便考勤。
5.5.4在下列情況下，應整理會議紀要:
1，公司各類臨時行政會議；
2、會後跟進會議精神的落實情況；
3、其他主持人要求整理的會議紀要。
5.5.5會議紀要的分發或傳閱範圍由會議主持人決定。公司各種臨時行政會議的會議記錄應提交總經理辦公室存檔。
5.5.6會議原始記錄應按下列規定歸檔:
1.本部門組織的公司各種行政會議的會議記錄由本部門常務會議記錄員每日歸檔保存。但使用過的會議記錄應及時作為機密文件移交總經理辦公室，統壹歸檔備查。
2.本部門會議記錄由本部門常務會議記錄員存檔備查。
5.5.7會議記錄屬於公司機密文件，保管人不得擅自泄露。其查閱應嚴格按照公司文件管理制度和保密制度的相關規定進行。
5.6會議後續行動。
5.6.1會議決議、決定需要會後跟進的，遵循“誰組織誰跟進”的原則；除主持人另有規定外，由主持人指定。
5.6.2集團總經理主持會議的會後跟進工作，原則上由總經理辦公室負責，集團總經理另有規定的除外。
5.6.3會議跟進的依據應為會議原始記錄和會議紀要。
5.7獎懲。
5.7.1獎勵。根據《獎懲管理制度》。
5.7.2遲到、早退、缺席。
1，遲到。如果所有與會者未能在會議預定時間後5分鐘內到達，他們將被視為遲到。
2.早點離開。任何參加會議的人在會議結束前5分鐘離開，無需征得主持人同意。
出席會議的人將被視為提前離開。
3.缺席。凡必須參加會議的人員，未經請假不參加會議或未經請假批準不參加會議的，視為缺席。
5.7.3懲罰。
1，無正當理由遲到、早退每次罰款10元。
2.無正當理由每次曠課罰款20元。
3.應出席會議的人員因通知而遲到或缺席的，上述處罰由傳達者承擔。
6.補充規定。
6.1本制度由集團總經理辦公室負責解釋。
6.2本制度未規定的獎懲，按《獎懲管理制度》的相關規定執行。
6.3本制度經集團總經理批準後生效，自發布之日起實施。