現代企業秘書應具備哪些知識結構
摘 要本文針對在科技的進步、社會的快速發展、現代企業日新月異的變化這壹形勢下，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了現代企業秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善；以求秘書能適應這個現代企業的發展和需求。
關鍵詞新世紀；知識結構；新知識!
隨著社會的發展,經濟的繁榮,對外貿易的往來,各種社會關系的多樣化,復雜化,秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務.它是上呈下達,聯絡各方,參與政務.管理事務的壹項重要工作,是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分.現代的秘書工作,對秘書工作人員的文化素養,領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進,不斷學習,增強和深化知識,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質,以適應秘書工作日益發展這壹要求和需要二、什麽是知識結構呢1.知識結構的含義知識結構，是指壹個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這裏所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系
2.秘書的知識結構對於壹個秘書工作者而言，壹個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。
（1）基礎知識是指作為壹個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越紮實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。
自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學壹樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。
社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利於我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足於科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另壹方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，後天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。
哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著壹個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對於任何壹個想要好好生存的人來說也是必不可少的。
企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的範圍內；熟悉並了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切註意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。
（2）秘書人員的專業知識可分為兩大部分。第壹部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。
專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公***關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、壹般規律和基本原則的壹門學科。內容壹般包括：秘書部門的職責範圍、任務要求、機構體制；秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論；秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作的發展史；秘書學其它相關學科的關系；秘書工作的改革和未來發展方向等。對於秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。
寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者壹般都具有較高的書面表達能力。 信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。
除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、壹般規律和基本原則、方法的壹門學科。主要內容包括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文書和文書工作的產生、發展，中外文書史；文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對於秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是壹種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。
行業專業知識。秘書專業知識的另壹部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對於秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前壹些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“壹俊遮百醜”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這壹點，企業秘書必須加以重視。
（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同於專業知識那樣起“標誌”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的壹部分。學習和掌握管理學知識，有助於秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公***關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公***關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公***關系。掌握公***關系學知識，有助於秘書人員運用公***關系這壹手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出壹定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助於秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助於觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，並用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國***產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握壹些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。
三、新世紀秘書還應建構的知識體系
新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。
1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界***同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進壹步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。
2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千裏眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。壹些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。
3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通
4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經濟貿易活動,簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求,並用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。5.會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決
四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性
現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決於秘書知識結構的完善程度。壹般說來，知識結構越完善，能力便越強；知識結構越單壹，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有壹定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，壹個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那壹套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使妳取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。
五、結語
隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。現代企業秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規範化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，並用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這壹行業。
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