1）信頭 指發信人的單位名稱、地址、發信日期。從信紙的上端中央往右寫，第壹行可單位名稱，第二行寫門牌號和路名，第三行寫市名、省名、郵政號碼，第四行寫國名，第五行寫發信日期。學生寫信時第壹行寫班級名稱，第二行寫系科名稱，第三行寫學校名稱，第四行寫市名、省名、郵政號碼，第五行寫國名，第六行寫發信日期。國內信件可以省略國名。
2）信內地址 指收信人的姓名、單位和地址，信頭下隔壹二行，從左邊開始寫。第壹行寫姓名、頭銜，其他部分格式與信頭格式相仿，只是不要再寫日期。
商業信件及公函必須寫信頭和信內地址。親朋好友之間的信可不寫信內地址，信頭處只寫發信日期就行了。
3）稱呼 信內地址下隔壹二行寫稱呼，其左側與信內地址第壹行對齊。對不相識的男子，單數常用Sir,Dear Sir,或 My Dear Sir；復數常用 Dear Sirs 或 Gentlemen。對不相識的女士，單數常用Madam, Dear Madam, 或 My Dear Madam；復數常用 Mesdames或My Dear Mesdames。對比較熟悉的男子，壹般稱Dear Mr...即可；對比較熟悉的女士，壹般稱Dear Mrs (或 Miss)...即可。熟人和親人之間通信，可用下列稱呼（按親密程度排列）：Dear David; My dear David, Dearest David, My dearest David, My dearest, Darling David, My darling, My very own darling等。有頭銜的可把頭銜縮寫放在名字前，如 Prof. Wang, Dr. Liu, Gen. Chang等。
4）信的正文 稱呼下方隔壹二行處開始寫正文。寫信與寫文章壹樣，要分段寫，每段有壹個中心思想，內容表達清楚，語言簡單明了，態度誠懇禮貌。給親友的信還應該親切熱情。
5）結束語 結束語是寫信人對收信人的謙稱，寫在正文下面二三行處，從中間寫起，第壹個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。
給機關團體或不相識的人可用：
Yours truly或Truly yours
Yours faithfully或Faithfully yours
Yours sincerely或Sincerely yours
給上級或長者的信可用：
Yours respectfully或Respectfully yours
Yours obediently或Obediently yours
Yours gratefully或Gratefully yours
給壹般熟人或朋友的信可用：
Yours, Yours ever, Ever yours, Yours as ever, 或 Yours sincerely
給親屬或摯友的信可用：
Yours affectionately, Lovingly yours, Your loving son (child, sister...),或Yours devoted friend
6）簽名 即寫信人署名，寫在結束語下面偏右處，用手寫或打字機打印。如用打字機打印，則應在打印的姓名上面再親自簽名。