不熟的人不要直接稱呼自己的英文名，也不要稱呼比自己級別高的人。直呼每個人的全名也是不禮貌的。不要用“親愛的xx-x”來抓每個人，讓他們看起來很熟悉。
關於格式，標題是第壹行。
2.郵件的開頭和結尾最好都有問候語。
最簡單的方法是開頭寫壹個“HI”，中文寫壹個“hello”或“妳好”，開頭的問候語是寫在兩個空格裏。在結尾，用中文寫“最誠摯的問候”和“祝妳好運”是很常見的。如果妳是長輩，妳應該用“問候”。註意，在非常正式的場合，應該完全使用標準的信函格式。“祝願”和“真誠”是下壹行末尾或新行開頭的兩個空格，而“順利”和“敬禮”寫在新行的最上面。
俗話說“有禮貌不奇怪”。有禮貌總是好的。即使郵件中有不對的地方，對方也能坦然對待。
主體
1.電子郵件文本應該簡潔流暢。
如果對方不認識妳，首先要說明的是自己的身份。必須告知妳所代表的企業的名稱或名稱，以示對對方的尊重。點名要簡明扼要，最好與這封郵件和對方有關。主要作用是讓收件人順利理解郵件的目的。不要心不在焉是生意，別人不知道妳是誰也要等到最後。但也不應該太多。壹些與正文無關的信息，比如聯系方式，要在簽名文件中註明。
郵件的正文應該簡潔明了；如果具體內容很多，只需簡單介紹正文，然後單獨寫壹個文檔作為附件進行詳細說明。
文字要通順，用簡單的詞和短句，表達準確清晰，避免晦澀難懂的句子。最好不要讓人拉滾動條看完妳的郵件，千萬不要學唐僧。
2.註意郵件的語氣。
根據收件人與自己的熟悉程度和層級關系；無論郵件是內部的還是外部的，都要選擇合適的語氣來討論，以免給對方造成不適。
尊重對方，請，謝謝等語句要經常出現。
電子郵件很容易轉發給別人，所以評論別人的意見壹定要謹慎客觀。“郵件門”是壹個深刻的教訓！
3.為了清晰起見，電子郵件的主體應該使用諸如1234這樣的列表。
如果事情比較復雜，最好用1，2，3，4分幾段解釋清楚。保持每段簡短不長，沒人有時間仔細閱讀妳的長篇大論。
4.在壹封電子郵件中提供完整的信息。
最好在壹封郵件裏把所有相關信息說清楚，說準確。兩分鐘後不要再發“補充”或“更正”郵件，會讓人很反感。
5.盡量避免拼寫錯誤和錯別字，註意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文郵件，最好開啟拼寫檢查功能；如果是中文郵件，註意拼音輸入法帶來的智障同音字。
在發送郵件之前，壹定要自己仔細閱讀，檢查書寫是否流暢，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
不要總是用大寫字母、粗體斜體、彩色字體、放大字體來提示壹些信息。合理的提示是必要的，但是過多的提示會讓人註意力不集中，影響閱讀。
7.合理運用圖片、表格等形式幫助解釋。
對於很多帶有技術介紹或者討論性質的郵件，很難簡單的用文字形式描述清楚。如果妳結合圖表來解釋，收件人壹定會稱贊妳的體貼。
8.不要總是用像:)這樣的笑臉字符，在商務信函中顯得輕浮。
商務郵件不是妳的情書，所以:)之類的最好慎用。只在壹些確實需要強調某種輕松氣氛的場合使用，比如現在-:)
附件
1.如果電子郵件有附件，應該提示收件人檢查文本中的附件。
2.附件文件要用有意義的名字命名，最好能概括附件的內容，便於收件人下載後管理。
3.正文應簡要說明附件的內容，尤其是當有多個附件時。
4.附件數量不應超過4個。當數量很大時，應該打包壓縮成壹個文件。
5.如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6.如果附件太大(不超過5MB)，要分成幾個小文件分別發送。
語言選擇與漢字編碼
1.僅在必要時使用英文郵件。
英文郵件只是交流的工具，不是用來炫耀和鍛煉英語的。如果收件人中有外國人，應使用英文郵件溝通；如果收件人是其他國家和地區的中國人，也要用英語交流。由於中文編碼的問題，您的中文電子郵件在其他地區可能會出現亂碼。
2.尊重對方的習慣，不要主動發英文郵件。
如果對方和妳的郵件是中文的，請不要自作聰明給他發英文郵件；如果對方用英文給妳發郵件，不要用中文回復。