公文是黨組織、國家機關、企業、事業單位、團體、學校等在黨務、政務、技術活動和經濟活動中進行公務活動的產物；公文也是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和協商國家事務的工具。
公文具有直接有效的指導作用。這種引導作用包括指揮、法律、執行、指令、宣傳、教育、談判等。
寫公文不能脫離政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策、法規和法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮其特殊功能。
根據國務院辦公廳6月1993+01發布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國國家行政機關公文共有12類、13類:①令(令)；2運動；3決定；4說明；(五)公告和通知。6通知；⑦通知；(八)報告；⑨請示；10回復；信11；12會議紀要。根據中央辦公廳1996年5月印發的《我國黨的機關公文處理規定》，我國各級黨的機關公文共有14種:①決議；2決定；3說明；4意見；(五)通知；6通知；⑦公報；(八)報告；⑨請示；10回復；11法規；12調控；信13；14會議紀要。
以上兩個文件是黨政機關下發公文的依據，也成為企事業單位、社會團體、行業選擇通用公文的依據。當然，壹些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等機構，還有其他專門的公文。
公文的處理程序壹般包括:①收文；(2)分開做，分批做；3提醒；4草稿；⑤審核簽發；⑥編號和打印；⑦歸檔(備案)；(8)破壞。與寫作直接相關的是草稿。
二、公文的格式和要素[HT] [KH * 3/4]公文有規定的格式，公文要按照規定的格式書寫。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，方便公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素壹般包括:
(壹)發證機關(版本)
發文機關是公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化簡稱。同級政府、政府部門、上級政府部門和下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門也可以與同級人大常委會、軍隊、人民團體、事業單位和行使行政管理職能的公司聯合行文。幾個機關聯合行文時，主辦機關應排在第壹位。
前綴是發證機關的標誌。目前，中國使用的公文標題有三種類型:
1，由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成，用紅色字體設置並居中的大字，印在文件首頁上方，俗稱“大頭”。比如“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2.發證機關全稱或規範化簡稱用括號標註，俗稱“小版頭”。比如“浙江省人民政府(通知)”和“XX市教育委員會(函)”。
3、印有發證機關全稱的公函紙，作為擡頭。
至於幾個機關聯合行文，壹個公文主辦單位可以使用刊頭，所有聯合行文機關的刊頭也可以使用。
(二)文件編號[〖HT〗文件編號是同壹文件打印多份時每份文件的序號，位於頁眉的左上角，用阿拉伯數字標註，以把握每份文件的流向。絕密和機密公文應標有編號。
(三)密級[〖HT〗公文的密級分為絕密、機密、秘密三類，由簽發機關根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施細則、中央和國家各部、委、辦、局制定的國家秘密及其密級的具體範圍確定，並在頁面左上角標註“公文”其具體標識為“★”，用“★”標註其前密級和後密級未標註保密期限的，絕密、機密、秘密可分別認定為30年、20年、10年。
(4)緊急程度
緊急程度是指對文件傳送和處理速度的要求。緊急公文分為“特急”和“急件”，在頁眉左上角“秘密級”下標註。電報上分別標有“極其緊急”和“緊急”字樣。
(五)文號[〖HT〗文號是指發文機關編制的文件代碼，簡稱文號。文件編號由三部分組成:發文機關代字、發文年份和發文順序號。其中，出版年份用六角括號括起來。比如1998國務院發布的12號文件，文件號為“國發[1998]12號”。文件編號位於頁眉和紅線之間的中間。如果是用公文紙做的，則位於標題的右上方。幾個機關聯合發文，壹般只註明主辦機關的發文字號。(六)發行人
發行人與簽名不同。簽名是指壹些需要以本機關行政首長名義簽發的公文，經簽署或加蓋簽名章後才能簽發。對於發稿人來說有兩種情況:壹是指機關負責人在審定稿件後簽上自己的名字，表示同意發稿；二是向上級報送的請示和報告必須註明簽發人。這裏指的是後壹種情況，簽發人的名字放在文件編號的右側，頁眉紅線上方:“簽發人:×××”。為了使文檔看起來對稱，文檔尺寸應該相應地向左移動。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導簽發。
(7)標題
公文的標題位於頁眉下方的中間位置，壹般在頁眉和標題之間，用紅線作為區分標誌。如果正式文件沒有前綴，標題應放在公函文件頭的組織名稱下紅線的下方中心位置。
公文標題由三部分組成:發文機關名稱、公文主題(標的物)和文字。比如《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，其中“國務院”是簽發機關；“關於加強血吸蟲病防治”是理由；“決定”是壹種語言。壹般由介詞“about”和表達主要內容的短語構成介詞結構。
撰寫文件標題時，應特別註意以下幾點:
1.批轉或轉發的公文標題壹般由三部分組成:批轉或轉發機關名稱、批轉或轉發的公文標題和文字。比如《國務院直轄市轉發國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況的報告的通知》。批轉公文標題時，要杜絕“關於”、“關於”、“通知”等介詞和語言的重疊。同時需要註意的是，除規範性文件批準外，不賦予原標題標題。
2、理由應簡明準確地概括公文的主要內容。比如某市人民政府對歷年制定的規範性文件進行清理，有幾十個* * *應該廢止。顯然不可能在發文時將這些廢止的規範性文件的所有標題都列為理由。即使只寫了壹條，也太長了，但總結為“廢止部分規範性文件”，清晰簡潔。
3.寫標題的時候壹定要準確選擇和標明語言，不能自己造語言。
4.標題安排要對稱美觀。除字數較少的單行標題外，兩行以上可以排列成寶塔形，也可以排列成等長的雙平行形或三平行形。轉行時，不要拆開特殊名詞，甚至人名、地名、機構名等詞語。
5、公文標題除對圖書名稱的使用有明確規定外，壹般不加標點符號。如果標題過長或者中間需要停頓，可以用空格或者換行符來表示。例如:
國務院關於依靠科技振興農業的意見
關於加強農業科技成果推廣的決定
(八)主要送達機關
主送機關是發文機關要求辦理或回復公文的其他機關。除直接向社會發布的公文外，公文壹般應在正文前標題左下方頂框內寫上主送機關名稱。
在確定主送機關時，應註意:
1，政府部門應當按照本級政府的授權和權限規定，在行文前直接報送下壹級人民政府。
2、對於公文，應堅持主送壹個機關的原則，不得多頭主送；除特殊情況外，不允許請示。受雙重領導的機關的請示，應根據內容主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接發給領導本人。
3、答復下級請求，只能送原機關(單位)、有關機關(單位)，同時抄送。
4.主送機關在制發公文時，應當書寫規範的通稱，如XX省人民政府制發的文件，主送機關應當書寫為“各市縣人民政府、各地區行政公署、省政府直屬單位”。
(9)文本
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文寫在主送機關後面的兩個空白處。(關於寫作，見下文)
(10)附件
附件是根據正文需要而附加的公文或材料，用於補充正文或提供參考資料。附件附在正文之後。
(11)密封
印章是權威的象征。公文的印制是制發機關確認公文效力的憑證。印章蓋在公文的右下端，上面不壓文字，下面蓋年份。印章應清晰正確。聯合報送的非規範性公文應當加蓋主報機關印章，但應當在首頁註明會簽機關的簽發人名稱。聯合下發的公文應當加蓋印章。以行政長官名義書寫的文件，文件前須有發文字號，文件後須有簽名印章。帶有特定前綴的黨內文件、壹般文件不加蓋發文機關印章。這和國家行政機關的公文有很大的區別。
(12)書面時間
壹般是公文的簽發日期，標註在正文的右下方。聯合行文的撰寫時間以最終簽發機關領導的簽發時間為準。會議討論通過的正式文件應以會議通過的日期為準，會議名稱和會期應寫在括號內，並標註在正式文件的標題下。
(十三)註釋【「HT」】註釋用於說明公文其他區域無法說明的各種事項。如需解釋術語，或表達公文的閱讀範圍和用法，請在簽名下另劃壹行兩個空格標註。其中，閱讀範圍是對閱讀對象的規定，也要用六角括號括起來，如【到省軍級】、【到縣團級】。
(14)Keyword[〖HT〗Keyword]針對本公文中提到的主題，由標準化的文字和語言組成，以便將來根據該公文的主題和語言進行搜索。制定公文敘詞表是為了給詞匯表中術語的準確選取提供方便，防止隨意性。報送的公文應當標註《上級機關公文主題詞表》規定的主題詞。壹篇文獻至少有兩個主題詞，通常不超過七個。比如官方文件《國務院關於深化企業扭虧增盈工作的通知》，有四個關鍵詞:企業、管理、效益、通知。從這裏也可以得出結論，主題詞必須正確反映公文的內容特點和類別，要有層次性，不能與標題混淆。
(十五)抄送機關。
農民工抄送機關是指雖然沒有主辦，但應該知道本文件內容的相關機關。抄送機關的名稱應寫在文件末尾“主題詞”之後的兩條等長的平行實線上。
(十六)發證機關和時間
簽發機關是簽發機關的辦公部門；打印時間，通常是打印時間，放在抄送機關的細實線下面。
公文格式的上述要素應在壹份公文中按照規定合理安排，以顯示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式元素和布局更加嚴格和規範，會增加壹些格式元素。
三、公文正文的寫作方法
公文文本的起草必須符合以下要求:
(壹)符合國家法律、法規和規章，符合黨和國家的方針、政策和有關規定。如果提出新的政策和法規，它們應該是切實可行的，並需要在另壹張紙上進行解釋。
(二)情況真實，觀點清晰、明了、旗幟鮮明、言簡意賅、字跡工整、標點準確，並力求簡明扼要。
(3)人名、地名、數字、引文準確。時間要寫在具體的年、月、日，比如“94”不能寫“1994”。
(4)公文中的數字，在同壹公文中使用數字壹致的前提下，除書寫時間外，應使用阿拉伯數字，壹些結構層次的序數，修辭語句中用作語素的詞、短語、成語、縮略語、數字等。
(5)結構層次的序數依次為“1”、“1”、“1”、“1”。
(六)公文中應使用國家法定計量單位。
(七)引用文獻，應先引用標題，再觸發文號，並加括號。
(八)用詞準確規範。使用簡稱時，應先用全稱，並註明簡稱。
(九)請示類公文應為壹文，報告不得附有說明。
公文正文的寫作方式主要有兩種:壹是通過敘述和推理來表明目的。
公文的寫法分為上寫、駢文、下寫三種。無論哪種方式，公文的正文壹般都是從敘述、推理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘述是為了呈現事實，推理是為了講道理，目的(或結論)是指對方被要求做的事情或對某件事做出的結論。應該通過敘述和推理來表明目的。具體來說:
(壹)向上級機關寫請示，壹般先敘述情況，再提出自己的看法，最後提出請求，請上級機關批準。
(二)寫說明性公文，壹般是先陳述情況，再寫做法，最後請領導機關或上級對下壹步工作作出指示。
(3)向對等機關寫協商公文時，往往首先是問為什麽，然後是根據什麽規定，最後是請求幫助解決要解決的問題。
(4)向下級機關下達指示性公文時，通常是先記下情況是怎樣的，再提出如何解決，最後提出具體措施要求下級機關執行。
(五)寫復函(對下級要求的公文的復函)，壹般根據函件中要求解決的事項，再寫明審核意見，最後要求下級按復函執行。
通過敘述和推理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析研究，做到理由充分，觀點正確。提議的目的考慮到了實際需要和可能性。所以材料壹定要真實可靠，論據確鑿，推理符合政策方針，有針對性，實事求是。這樣，公文的目的既明確又具體。
第二，書面表達簡潔、準確、清晰。
簡潔就是簡潔明了。除了綜合報道，公文采取壹文壹物的制度。寫作時，要反復仔細地壓縮單詞，去掉不必要的虛詞。較長的公文也要“開門見山”。同時，公文對清晰度的要求比壹般的文章更嚴格。其語言以文體和文字為原則，力求通俗易懂，能說明問題。不允許自制簡體漢字。其語言必須符合語法，正確使用標點符號。準確的意思是準確和適當。公文必須符合準確性原則，概念、判斷、推理的運用要符合邏輯。在表達上，我們不僅重視內容的正確性，也忽視了形式的準確性。從內容到形式，從文本結構到用詞造句，都要與主題高度平衡統壹。
條理清晰意味著公文的版面和其他文章壹樣重要。所有長篇公文都要開門見山，首先提出要點，即在開頭用極其簡短的句子來說明全文的目的或結論(新聞學上叫“引言”，也就是國內所謂的“立言使之重要，是對壹篇文章的警示”)，以引起讀者的註意，使讀者心中有個大概的概念，不得不繼續讀下去。然後，進行必要的解釋。當壹個長文檔被分成幾個段落時，也應該對每個段落采用這種方法。當壹個公文有幾個意思或要求時，壹定要註意組織，分清層次，用數字標註段落和條目。這樣，公文的正文才能全面、連貫。
第二節通知和信函的書寫
第壹，通知的撰寫
通知是公文中使用頻率最高的語言，通常屬於以下文字。適用於審批轉發下級機關的公文，轉發上級機關和不隸屬於上級機關的機關的公文；發布規定；傳達要求下級機關辦理和相關單位需要共同知曉或執行的事項；幹部的任免和使用。
(a)通知的類型
根據功能，通知可以分為以下幾類:
1，張貼通知
(1)下級機關的批準通知，如報告、意見等，上級部門用通知批準下級有關部門執行。如《市人民政府關於批轉市住房領導小組關於解決貧困戶住房問題意見的通知》、《國務院關於批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地報告的通知》。
(二)轉發通知對於上級機關和不屬於上級機關的傳達，本機關應當通知下級有關單位執行。例:《XX省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於接待中禁止吸煙、飲酒等問題的通知》；建設部轉發國家物價局、財政部關於印發中央管理的建設系統行政事業性收費項目和標準的通知。
(3)發布公告，發布本機關制定的各種規章和其他材料，從而產生直接的行政效力。例如:國務院辦公廳關於印發《國家行政機關公文處理辦法》的通知。
2.知道照片的通知
用於向有關單位和部門傳達、說明和通報有關事項或情況。如幹部任免或聘用、機構設立或調整、印章啟用或更換、辦公場所遷址等。例:關於XX等4名同誌職務任免的通知；國務院辦公廳關於成立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知；國務院辦公廳關於暫停夏令時的通知。
3.事項通知
(1)布置通知對某些具體事項，上級下達任務，安排工作，對下級提出要求。例:國務院關於在全國開展清理三角債工作的通知。
(2)規定通知上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例:教育部、財政部關於改變研究生學習期間生活待遇的通知。
(3)會議通知告知某機關或部門將召開會議，同時提出參加會議的相關要求，所以這種通知兼有通知和安排的作用。例:關於召開座談會的通知。
(二)通知的書寫方法
1，標題
通常，三種通知的標題由三部分組成:發布機關、原因和語言。視具體場合和內容，發證機關可以省略，“通知”的用語也可以改為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”。在發文通知中，要準確使用“批準”、“轉發”、“發布”來發布本機關制定的法規文件，重要的規章要用“發布”、“發布”等動詞來提及。除公布的規定外，不使用書名和標點符號。要處理好“關於”引起的介詞結構和文學表達，杜絕“關於”和“通知”的重復用詞。
2、主要機關
根據通知內容的不同，有的要寫明收件人姓名，有的要用規範的通稱書寫。雖然不是普通文件，但是主送機關很多，也可以參照相應的標準化。
3.文本
壹般在起草時，先說明文件的理由、意圖或目的，再寫下通知的具體事項、辦理要求、註意事項、時限等。
除了短文本外，大部分通知都采用從句格式，即把內容按照壹定的邏輯標準按條、段進行排序，做到壹目了然、壹目了然。
因為通知的種類很多，每種文字的寫法和篇幅都有很大的差異，就不壹壹原諒了。
4.簽名
文末，右下方簽名，加蓋公章。
第二，書信的寫作
這封信屬於平行文本。適合非掛靠機關之間相互協商、問答，或者要求相關主管部門批準。根據主動和被動，信件可分為發送(去、問)信和回復信件。根據形式和規格，信函可分為正式信函和非正式信函。公函和備忘錄都是公文，但公函的內容往往更重要，涉及權力的行使，所以書寫莊重，有完整的公文格式。備忘錄用於單位和領導之間處理具體事務。格式和普通信件壹樣，沒有標題，沒有文號。不需要備案，但也需要加蓋公章。
(1)信函的類型
這本教科書提到公函的分類。
1，聯系信
協商函用於單位和機關之間相互協商、聯系工作和委托對方處理某壹事項。例:《XX學校關於協商XX同誌轉學的函》；XX縣人民法院關於XX遺產糾紛案件委托的函。
詢問函用於單位和機關之間詢問或回答問題。例:《××省科學技術委員會關於詢問全省科技工作會議落實情況的函》；《國務院辦公廳給湖北省人民政府辦公廳關於懸掛國徽等問題的復函》。
3.通知信
主動告知對方相關信息(如問題、看法、情況)。比如中科院關於教職工補充成果的函。
2.請批準這封信
請在向相關主管部門申請批準時使用批準函。這裏的“主管部門”是指與發證機關沒有行政隸屬關系的業務主管單位，請示審批僅限於業務事項。例如:《XX日報》關於申請廣告許可證的信函。
(B)信件的書寫
1，標題
信函的標題壹般由三部分組成:簽發機關、事由和語言。發證機關根據具體情況壹般可以省略。寄信的語言，無論是聯系信還是請示批復，都可以寫成“信”，但也有人寫“公函”這幾個字。回函應標明所有語言的“回復”字樣。
2、主要機關
用大寫字母寫下器官的全名或標準化縮寫，後面跟著壹個冒號。批復的主送機關是發函單位。
3.文本
信的開頭應簡要描述寄信的原因或目的；回復的開頭應註明信件的日期、文件編號或標題。
談判、詢價、通知和批準的主要事項應在主體發出的信函中明確寫明；回信應對信的內容給予具體明確的答復。無論信函或回復的主題內容，都應清晰、集中、單壹，做到壹信壹物。
結尾信壹般以“此信特寫”、“請回復”結尾；回復往往以“此回復”“此回復”結尾。後記要根據內容和要求來寫。
在簽名文字右下方簽名並加蓋公章。除了壹封信壹件事，正文還要求語言恰當，根據內容和寫作方向掌握語言，符合身份，從而使用更優雅的語言，既熱情、真誠、務實、直白，又有利於辦事。
第三節報告和說明的編寫
壹.報告的撰寫
報告適用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回答上級機關的詢問。
(1)報告的類型
1，報告
這是壹份直接匯報工作，向上級反映情況的報告。根據具體內容和性質，可分為綜合報告和專題報告。
(1)綜合報告是向上級匯報壹段時間內本部門整體工作或幾個方面工作的綜合情況，往往具有幾件事的特點。例:XX市九五計劃執行情況報告。
(2)專題匯報是對某項工作、某個問題或某個方面向上級的匯報，往往具有壹次匯報壹件事、及時匯報的特點。例:元旦、春節市場安排報告。
2.提交報告
這是向上級匯報工作，提出意見和建議，要求轉發有關部門或地區執行的報告。例如:林業部關於加強野生動物保護管理的報告。
3.對報告的答復
這是用來回答上級詢問或匯報交辦事項結果的報告。回復報告往往是對壹些重要事項的回復，壹般事項用書信回復即可。例:××市民政局關於擁軍優屬的報告，是“八壹”建軍節前開展的專項活動的答復報告。
(2)報告的寫作方法
1，標題
報告的標題通常由原因和語言組成。
2、主要機關
報告的主送機關應當是發文機關的直屬上級機關。
3.文本
正文由三部分組成:報告的緣由、報告的內容和報告的結語。舉報理由主要說明舉報的原因和理由或表明目的和意義，是正文的開頭；報告事項是正文的主要內容，如基本情況、措施和方法、成績和問題或經驗教訓、意見和建議、計劃和設想等。舉報的結尾視類別而定，可舉報的舉報往往以“特此舉報”或“以上舉報如有不妥，請指正”等字樣結尾。轉發的，將提出“以上報告如無不妥，請轉發各地各部門執行”的要求。
4.簽名
文末右下方簽名並加蓋公章。
第二，說明書的編寫
請示適用於向上級請示和批準。
請求的類型
1，請求指示
如果不了解有關的方針、政策、法規和指示；按原規定難以處理工作中的重大問題或壹些新情況、新問題；平行機關之間對某項工作有意見分歧，不能統壹，需要向同壹上級機關請示作出裁決等。這些都是上級的政策請示。例:關於確定XX市高校行政級別的請示。
2.請求批準
涉及經濟、組織、物資、人事的下級機關在其職權範圍內無法決定或解決的；如果單位因為特殊原因不能按照統壹規定靈活處理，這些都是請示上級批準的工作指令。例:關於XX建設項目所需資金的請示。
(2)請示的寫作方法
1，標題
請示的標題通常由兩部分組成:原因和語言。
2、主要機關
應由發文機關的上級機關直接行文，且只能送壹個上級機關，不得多頭請示。受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，主送機關負責答復。應按隸屬關系逐級請示，不得越級，因特殊情況必須越級的，還應抄送上級機關。
3.文本
請求的正文壹般由三部分組成:請求原因、請求內容和請求結尾。請示理由壹般先說明行文的目的和依據，強調請示的必要性，為請示建議做必要的準備；請示是請示的核心內容，要求明確具體地指出，既符合政策法規，又具有建設性和可行性；壹般有“特此請示，望回復”“請批準以上指示”等成語。
4.簽名
文末右下方簽名並加蓋公章。
(3)匯報與請示的比較
相似之處:①兩者都屬於上派風格。(2)督促各級領導幹部認真履行職責，對行文負全責，上報的報告和批示的首頁應註明簽發人。(3)壹般情況下，報告和請求的標題可省略簽發機關。
區別:①寫作性質和目的不同，報告是陳述性文件，其寫作目的是匯報工作、反映情況、提出意見和建議、回答詢問，不需要上級機關答復；請示是壹種信訪文書，其目的是請示或審批，需要上級機關的批復。(2)上級機關的原則不同，上級機關只在認為有必要的時候給予答復，不管同意不同意，上級機關都要給予答復。(3)長度和容量不同。雖然報道也提倡壹文壹物，但很明顯，綜合報道多為幾件事，篇幅較長；請示要求嚴格，篇幅比較短小。(4)撰寫時間不同，報告可寫前、中、後；而且說明書必須提前寫好。
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