財務***享服務中心模式雖然具有許多優勢,但這種模式並不適合於所有的企業,其有效運行需要強大的信息系統、管理模式和員工素質作為技術支撐。
第壹,信息系統支撐。財務***享服務中心模式下,遠程財務流程需要建立強大的網絡系統,需要強大的企業信息系統作為IT平臺。IT技術的發展,特別是“企業資源規劃系統”(ERP System)的出現,推動了“財務***享服務”概念在企業界的實踐和推廣。利用ERP系統和其他信息技術“,財務***享服務”模式可以跨越地理距離的障礙,向其服務對象提供內容廣泛的、持續的、反應迅速的服務。
在財務***享服務模式下,只有通過IT平臺來強化內部控制、降低風險、提高效率,才能實現“協同商務、集中管理”。所以必須建立壹個財務***享服務的IT信息平臺,讓分子公司把數據導入系統,做到事前提示、事中控制、事後評價;可以在平臺上建立財務模板,盡可能取消人工作業,讓業務數據自動生成有用的財務信息;可以運用系統標準執行減少偏差及各業務單元可能的暗箱操作,降低各種隱含風險;可以通過設置讓系統自動提示例外和預警;可以利用系統的開放性建立各數據***享接口和平臺,滿足各方不同需求;可以通過系統定期生成不同會計準則要求的報表及特殊報表等。
在滿足信息化的環境下,財務人員可以更好地使財務直接用於支持戰略決策的增值分析,為公司戰略發展提供及時正確的導向,根據市場快速調整業務策略、經營戰術等。所以***享服務的模式是在信息技術支持下的管理變革,只有利用現代的IT技術,才能使企業集團的財務***享服務真正落到實處。
第二,管理模式變革。財務***享服務模式,不是財務部門發起的,而是隨著企業、集團公司的管理變革而產生的。當企業規模擴大、業務類型和管理層級不斷增加時,企業分子公司的多套財務機構會使企業財務人員與管理費用快速膨脹、財務流程效率降低、重復設備投資規模加大、內控風險上升,多個獨立、粗放而臃腫的財務“小流程”使總部統壹協調財務變得越來越困難,增加盈利的代價就是加大風險。當這些現實嚴重毀損著企業的核心價值時,傳統的財務管理模式已經成為制約企業發展的瓶頸。這時,企業必須站在戰略的高度上,進行自身的管理變革,在變革中尋求突破。
第三,財務組織變革。在***享服務模式裏面,必須進行財務組織結構的深度變革。管理變革以後,要求財務部門高效多維度提供信息滿足企業管理與發展的需求,而傳統的分權式或集權式財務架構無法完全滿足這些需求。分權管理的優勢是客戶導向、商業智能,弊端是分支機構在壹線有比較大的管理部門,流程與制度繁雜,很多工作難以實現標準化;集權的優勢是經濟規模化、流程標準化,弊端是反應遲鈍、不靈活、與業務分離。而財務***享服務是將***性的、重復的、標準化的業務放在***享服務中心,它同時汲取了分權和集權的優勢,摒除各自的弊端,使財務***享中心成為企業的財務集成芯片,日常業務集中處理,總體職能向廣闊和縱深發展,讓財務在***享管理中直接體現出價值增值。通過財務***享方案的實施促使財務人員轉型,使財務人員由記賬轉向財務建議、財務管理,為各個部門、各項業務提供財務支持,對市場變化作出反應,只有把工作重心轉到高價值的決策支持上來,才能更好實現財務職能,滿足企業戰略、組織的需要。
第四,財務制度與政策統壹。如果沒有壹個統壹的制度政策,即使進行組織架構改革,仍然會出現問題。所以必須要有統壹規範的財務作業標準與流程,通過有效整合後,把制度政策配套起來切入到系統中去,保證前端業務部門按照制度和政策去運營,並根據外部環境和內部管理的需要不斷完善與改進。
第五,人力資源配置。由於整個流程的規模統壹性要求所有員工對流程對壹定基礎的了解,所以在財務***享服務中心建立初期應大規模對各地員工進行培訓。同時,財務***享服務中心模式下,遠程交流使得其對員工的溝通技術及能力提出了較高的要求。