建立嚴格的企業內部控制制度。企業內部控制體系應包括三個相對獨立的控制層次:第壹個層次是在企業壹線整合“供、產、銷”全過程相互約束、相互制約的體系,建立以預防為主的監控防線。相關人員在從事業務時,必須明確業務辦理權限及其應承擔的責任。必須審查所有壹般業務或直接接觸客戶的業務。重要業務最好實行雙簽制,禁止壹人獨立辦理業務全過程。第二個層次是設置崗位監管,即在會計部門常規核算的基礎上,對其崗位和業務進行常規、定期的核查,建立以“堵”為主的監控防線。事後監督可以在會計部門設立相應崗位的專業崗位,具有較強的責任心和綜合工作能力,並將其納入程序化、規範化治理,定期向財務部門負責人直接反饋監督過程和結果。如果中小企業不需要配備專職人員,財務部門的負責人可以直接負責這項工作。第三層次是在現有審計、稽核、紀檢部門的基礎上,設立董事會直接治理、獨立於被審計部門的審計委員會。審計委員會通過對企業會計報表的內部例行審計、離任審計、執行、監督和檢查等手段,對會計部門實施內部控制,建立以“檢查”為基礎的有效監督防線。以上三個層次構建的內部控制體系,將對企業的經濟業務和會計部門起到“防、堵、查”的作用,對及時發現問題,防範和化解企業的經營風險和會計風險起到重要作用。
加強對內部控制制度執行情況的檢查和考核,建立有效的激勵機制。為了保證企業的內部控制制度能夠發揮有效的作用並使其不斷完善,企業必須定期檢查和評估內部控制制度的執行情況,看企業的內部控制制度是否得到了有效的遵循,在執行中取得了哪些成績,發生了哪些問題,為什麽壹個內部控制制度不能執行或沒有完全執行,並估計可能或已經造成了哪些後果。對嚴格執行內部控制制度的人員給予精神鼓勵和物質獎勵;對違規違紀者,果斷給予行政處分和經濟處罰,並與職務升降掛鉤。只有壓力和動力相結合,才能最終達到內控的目的。
深化產權制度改革,建立和完善現代企業制度。內部控制能否真正成為管理者的內在需求,是企業內部控制制度是否會流於形式的關鍵。要使內部控制成為企業的內在需求,主要取決於兩點:壹是會計信息是否決定企業的決策;二是企業是否通過提供真實的會計信息贏得社會的信任。這兩點目前很多企業都沒有做到。從表面上看,這種現象似乎是領導對財經紀律不熟悉造成的。事實上,很多領導是明知故犯,“對財經紀律的無知或不了解”只是壹個借口。這背後更深層次的原因是產權制度和代理問題。因此,只有通過產權制度改革和建立現代企業制度,企業領導人與企業興衰息息相關,企業領導人才會有動力去執行企業內部控制制度,企業內部控制制度才會真正發揮應有的作用。
加強對內部控制行為主體“人”的控制,落實內部控制工作。企業內控失效,經營風險和會計風險產生,行為者都是人。只有上下壹致,及時溝通,隨時掌握相關人員的思想、動機和行為,才能做好內控工作。具體來說,領導者除了以身作則外,還應做好以下工作:壹是及時掌握企業會計人員的思想行為狀況。內部業務人員和會計人員違法亂紀肯定有他們的動機。因此,企業領導和部門負責人應定期分析關鍵崗位人員的思想和行為,重點關註其是否有賭博、炒股、經商、接觸社會劣跡和追求超常消費等行為,掌握可能使相關人員犯罪的外因,以便采取措施進行預防和控制。第二,對會計人員進行職業道德教育和業務培訓。職業道德教育要從正反兩方面加強對會計人員的法紀、反腐和廉潔教育,增強會計人員的自律能力,自覺執行各項法律法規,遵守財經紀律,遵紀守法,廉潔自律;加強會計人員的繼續教育,要特別註意對那些業務能力較差的會計人員進行基本業務知識的培訓,以提高他們的工作能力,減少會計業務處理中的技術性錯誤。
加強外部監管,督促企業不斷完善內部控制制度。財政、稅務、審計等部門要合理分工,建立崗位責任制,並註意加強相互之間的信息交流,定期互通信息,形成有效的監督力量;要加強對企業內部控制的了解、檢查和監督,加大執法力度,增強威懾力;有關部門必須切實監督註冊會計師的職業素質,使註冊會計師的社會監督責任落實到位;鼓勵和支持廣播、電視、雜誌等新聞媒體曝光企業違法違紀行為,充分發揮輿論監督作用。
建立良好的信息溝通系統,提高企業內部控制效果。良好的信息與溝通系統能使企業及時掌握經營狀況,提供全面、及時、正確的信息,並與相關部門和人員進行溝通。目前大中型企業的會計核算基本脫離了手工核算流程,許多企業的內部控制也有很大壹部分實現了電算化,不僅節省了時間,提高了工作效率,而且減少了人為因素對內部控制效果的影響。今後要特別註意開發和引進先進的企業財務和治理軟件,逐步建立高質量的企業信息溝通系統。