壹、汽車銷售企業的主要工作內容
在汽車銷售企業中,除了銷售汽車,還包括售後服務和衍生業務,其中整車銷售是主要工作內容,售後服務和衍生業務是基礎工作。車輛銷售決定企業的經營,售後服務決定企業的服務業務,可以體現企業的經營特點,而衍生業務是從車輛銷售和售後服務中衍生出來的,包括分期銷售、車輛保險、二手車銷售、配件銷售等業務。
二、汽車銷售企業內部控制的意義
在企業中,內部控制是企業改變自身經營成果,提高財務收益,保證財務信息準確性的壹種管理方法。根據我國內部控制基本規範,企業內部控制主要由五個要素構成,即環境、風險、活動、信息和監督。對於汽車銷售企業來說,進行有效的內部控制具有重要的現實意義。首先,它可以提高汽車銷售企業財務數據的真實性和準確性,為其業務發展提供參考。二是汽車銷售企業開展整車銷售和售後服務業務復雜。完善的內部控制可以使企業的各個部門在業務上更加緊密地聯系和配合,不僅可以提高企業財務管理的效率,還可以提升企業在市場競爭中的地位[1]。
三、汽車銷售企業內部控制存在的問題
(壹)銷售環節內控制度不完善,容易出現風險。
現階段,很多汽車銷售企業仍以企業的銷售環節為重點,部分企業存在認知誤區,以為內控就是內部牽制,導致全面內控制度的缺失或缺失,企業在發展過程中容易出現風險。同時,壹些企業仍然按照過去計劃經濟的方式設置部門和機構,內部人員繁雜,工作流程越來越復雜,使得企業各部門之間沒有壹定的協調和必要的溝通,內部控制沒有貫穿企業的所有業務領域。有些業務處理問題不及時解決,甚至導致嚴重後果,財務核算不真實,影響企業長遠利益。此外,對於汽車銷售企業來說,風險問題嚴重影響企業的正常發展。壹般壹個汽車品牌企業會有很多下屬銷售公司,而這些4S店在區域上相對分散,財務也相對分散。如果不建立統壹完善的內部控制制度,當壹些小店出現財務問題而沒有及時解決時,就會引發其他相關問題,造成財務混亂甚至連鎖反應,影響企業的穩定發展[2]。
(二)售後服務內部控制存在的問題
對於汽車銷售企業來說,不僅要賣車,還要做好售後服務。無論哪個行業,如果沒有良好的售後服務,不僅會流失客戶,還會影響企業本身的聲譽。目前在汽車銷售領域,售後服務不達標,達不到客戶滿意,會導致客戶流失[3]。比如客戶買車後,車輛出現壹些問題,有些客戶會選擇返廠維修。但是,壹些汽車銷售企業的工作人員為了減輕自己的工作量,會拒絕客戶的這些要求。而且有的企業為了節約成本,只對車輛表面進行維修,而不對整車進行全面檢查。這樣的保養只是走個形式,並沒有解決實際問題,車輛在後期的使用過程中還會再次出現問題。此外,在利益的驅使下,壹些工作人員與維修廠家達成諒解,將壹些汽車原廠配件換成質量差的零部件,然後將這些原廠配件出售。而且還存在過度維護,增加了客戶的維護成本,從而無形中失去了客戶的信任,嚴重影響了企業的發展。
(三)內部審計和監督環節薄弱
在許多汽車銷售企業中,內部控制中的審計監督沒有得到重視,這對內部控制流程的優化產生了很大的影響。汽車銷售企業的主要收入是汽車維修、汽車貸款、保險銷售和汽車維修。整車銷售的利潤主要是車企的返利。不同的整車廠商使用的政策不同,返利的大小也不同,對銷售企業的內部審計有影響。在獎懲機制的制定上,企業對銷售部門和貸款部門制定激勵制度,其他部門只有固定工資,導致同級不同部門員工工資差距較大,影響企業和諧發展,阻礙內部審計和監督的正常進行,難以保證內部控制的效果。
第四,解決汽車銷售企業內部控制存在的問題
(壹)完善銷售環節內部控制制度,規避風險。
對於汽車銷售企業來說,需要完善銷售環節的內控制度,才能有效規避風險。首先,企業需要了解每個工作人員的特點和經歷,以便他們在合適的崗位上完成業務工作,並根據企業制定的年度戰略目標和月度計劃進行內部控制,聯系企業各部門,實現良好的溝通和交流,包括汽車銷售、售後服務、汽車維修和零部件銷售,從而促進汽車銷售業務目標的實現。同時,嚴格監督各崗位的執行情況,避免銷售和催收的失誤,嚴格控制業務審批和合同簽訂,建立風險控制體系,定期評估企業可能存在的風險問題,內控人員和其他部門的工作人員要學習風險管理的相關知識,可以有效避免風險的發生[4]。
(二)完善售後服務體系
對於任何行業來說,良好的售後服務都可以獲得客戶的認可和支持,提升企業的美譽度,增加客戶流量。因此,必須嚴格規範合同簽訂環節,完善售後服務體系,使服務建立在制度標準的基礎上。而且在實際售後服務的過程中,要詳細了解客戶的真實需求,和客戶仔細確定維修項目,避免後期出現問題,也避免過度維修,保證客戶的利益,同時讓客戶認可企業,促進企業樹立良好形象。
(三)完善內部審計和監督。
對於內部控制工作來說,內部審計監督是主要內容,審計監督的結果直接決定了內部控制的有效性。因此,企業要想充分發揮內部控制的作用,實現審計監督的功能,就需要保證內部審計部門的獨立性,並賦予其壹定的管理權,從而充分發揮內部審計的價值。因此,在汽車銷售企業中,可以由企業高層領導負責審計部門的管理,設置輪崗制度,實現崗位整合,避免審計人員長期在同壹崗位上產生職業倦怠,或者利用漏洞進行壹些違法行為[5]。同時,內部審計需要在完善的制度下進行。根據汽車銷售企業的特點,財務部將對車輛出入庫、應收賬款等環節進行監管。壹旦出現問題,可以從車輛信息、時間等方面查找,充分發揮內審監督的功能。
(四)開展風險評估。
汽車銷售企業需要組織內部風險經理和業務人員對汽車銷售過程中的各類風險進行分析,同時需要加強汽車庫存、汽車運輸等環節的風險優化。建立風險評級機制,設立風險部門,然後對每個部門的工作崗位設定詳細的工作權責。無論內部汽車銷售規模如何,公司所有員工都更加註重風險控制。在當前國內汽車銷售市場競爭日益激烈的情況下,銷售企業可以通過加大對銷售過程中風險的控制,提高自身的風險控制能力來降低風險。公司運營需要各部門的配合,建立整體運營體系;只有把風險控制措施落實到各個部門,才能防範風險。並且,銷售公司還應在汽車銷售的關鍵環節制定相應的控制措施和策略,對汽車采購、銷售、付款、收款制定相應的控制策略。例如,在汽車采購企業中,應加強汽車采購訂單和采購訂單的授權和審批,嚴格控制汽車采購的單價、數量和質量[6]。
(五)加強企業內部監控和監督。
汽車銷售公司設立內部審計部門,監督內部控制制度是否得到落實和執行。同時,他們需要為內部控制的實施創造必要的管理氛圍。公司還應該聘請外部專家來組織內部控制系統的設計和建立組織文化。然後讓單位的操作人員和業務人員互相監督,落實工作機制,公司營造積極向上的組織文化,讓所有員工都按照公司的內控制度和相應的規範工作。組織員工開展自我評估,提高內控管理能力。公司可以通過專題會議、研討會、座談會等方式,組織員工積極分析自身的經營問題,了解工作中的缺陷和不足,相互討論制定處置措施,改善現有的工作狀態[7]。在內部監督方面,企業需要設立監督審計部門,制定內部審計制度,明確審計人員的任職資格和專業能力要求,明確其崗位職責。比如要求審計部門負責企業內部控制的監督評價,定期向監事會和審計委員會報告檢查內容,接受相關機構的監督檢查。審計部門應與管理層共同監督各部門,在企業發展戰略、組織架構、業務活動、業務流程和關鍵崗位員工發生變化時,對內部控制的某些環節進行專項監督。
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總之,汽車銷售企業內部控制存在銷售環節、售後服務、審計監督等方面的問題。為了規避風險,促進企業健康發展,必須完善內部控制制度、售後服務制度和內部審計監督。