有效及時性
國家工商行政管理局發布
頒布日期:1993/08/23
實施日期:1993/08/23
內容分類，個體私營經濟管理
文件編號為(1993)225。
正文第壹章總則
第壹條為加強私營企業檔案管理，充分發揮檔案在私營企業管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國私營企業暫行條例》及有關規定，制定本規定。
第二條私營企業檔案是工商行政管理機關依法對私營企業進行登記管理和監督管理過程中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案館的壹個組成部分。
第三條私營企業檔案管理的任務是:接收和整理私營企業檔案材料，保護私營企業檔案材料的完整和安全，積極開發和利用檔案材料，為私營企業管理提供基礎信息。
第四條各級工商行政管理部門依照本規定管理私營企業檔案，並接受上級工商行政管理部門和同級檔案行政管理部門的業務監督和指導。
第五條私營企業檔案由核準登記的工商行政管理機關建立和管理。
第六條私營企業檔案應當按戶歸檔，壹戶壹檔，多卷壹檔。私營企業分支機構的檔案在企業檔案館單獨歸檔。
私營企業在異地設立的分支機構，在營業地單獨建檔。
第二章檔案材料的歸檔與立卷
第七條私營企業檔案材料由工商登記材料、其他登記材料、日常監督管理材料和其他材料組成:
壹、工商註冊材料:
私營企業商業登記申請書；
私營企業負責人簡歷；
私營企業開業申請書；
有限責任公司章程；
合夥企業的合夥人協議；
申請人、合夥人和投資者的身份證明；
場地使用證明；
資金證明；
管理和技術人員名冊；
部門批準文件；
其他相關文件證明。
二、其他報名材料:
私營企業變更登記申請書；
變更登記申請書、合夥人協議和董事會決議；
私營企業負責人簡歷；
私營企業搬遷申請表；
私營企業異地設立分支機構申請登記表；
私營企業註銷登記申請書；
註銷登記申請書、合夥人協議和董事會決議；
債權債務清償證明或債務清償擔保；
完稅證明；
企業與員工終止勞動合同的文件；
營業執照；
企業轉讓協議；
其他相關報名材料。
三、日常監督管理材料:
私營企業年檢報告等年檢材料；
違法記錄材料、處理決定及執行情況；
營業執照或副本遺失，補辦申請材料；
關於私營企業關閉的報告；
關於私營企業復業的報告；
停業申請、合夥人協議、董事會決議；
其他監督管理材料。
四、其他材料:
發明、創造、技術革新、專利產品和省部級以上名優產品稱號的證明復印件或影印件；
各種資質證書和產品證書復印件；
縣級以上人大代表、政協委員和私營企業職工參加民主黨派和社會團體的證明復印件；
其他具有保存價值的材料。
第八條私營企業登記、監督管理人員應當將登記管理和監督管理過程中形成的檔案材料及時移交檔案管理人員。交付時，確保文件齊全，圖文清晰，格式標準統壹，辦理交付手續。不符合要求的，檔案管理人員不予受理。
第九條收到的檔案材料應進壹步整理，對破損的材料應進行修補或復印，復印件應放在原件後面。裝訂部位較窄或有字跡的材料要用紙做內襯。紙面過大的材料要根據文件大小折疊整齊。字跡不清的材料，應附復印件。應清除材料上的金屬物體。
第十條檔案工作人員應當將檔案材料按照形成時間或者自然順序用阿拉伯數字逐頁編號，頁碼正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號。
視聽資料應當用文字標明錄制的對象、時間和地點。
第十壹條按照私營企業備案材料的編頁順序，分別填寫《私營企業開業登記材料目錄》、《私營企業其他登記材料目錄》、《私營企業監督管理材料目錄》和《私營企業其他材料目錄》。
第十二條私營企業的檔案材料應當按照“工商登記材料”、“其他登記材料”、“監督管理材料”、“其他材料”分類整理，分別裝訂成冊。並用文件戳戳每種類型的主頁。註明文件號和目錄號，放入文件盒。並按行政區(16位)序號(6位)編檔號。
備案材料中有文件和材料說明的，應填寫在參考表中。同時，填寫清楚歸檔人和審查員的姓名和歸檔時間。
新形成的檔案材料應定期入卷。
第十三條填寫私營企業檔案檢索卡，建立私營企業檔案檢索系統。
第十四條私營企業註銷登記後，各卷檔案材料應當按照“工商登記材料”、“其他登記材料”、“監督管理材料”、“其他材料”的順序裝訂成壹卷，各卷檔案原件保持不變。
註銷登記後，私營企業檔案應當單獨存放，並建立私營企業註銷登記檢索系統。
第三章檔案的保存
第十五條私營企業檔案館保存永久性檔案。
第十六條私營企業檔案應由專人管理，並保持管理人員相對穩定。檔案管理人員應熟悉民營經濟管理業務和檔案管理業務，並具有高度的責任心。檔案管理人員調動時，應做好檔案交接工作，辦理交接手續後方可離職。
第十七條私營企業檔案應有專用裝具，並應具備防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、避光(防紫外線)、防塵等設施。
第十八條私營企業聲像檔案應按其保存期限定期復制。
第十九條私營企業檔案管理人員應定期檢查和清點檔案，並做好記錄。對破損、蟲蛀、鼠咬、變質、褪色的檔案，應及時采取預防措施，並進行修復和復印。發現檔案丟失，應立即向領導報告，並積極尋找，寫出報告。
第二十條積極采用現代化管理手段，逐步實現私營企業檔案的計算機管理，以提高檔案的管理水平和利用效率。
第四章檔案的利用
第二十壹條利用私營企業檔案，必須持有介紹信等合法證件，經檔案管理人員和主管部門(科室、單位)檔案負責人同意。
私營企業檔案材料的復制件應當由檔案管理人員與原件核對，並加蓋證明章。
第二十二條查閱私營企業檔案應有專門場所，並註意監護。私營企業檔案的利用者不得修改、汙損、標記、撕毀、轉讓、丟失、銷毀或轉借檔案材料。
第二十三條未經檔案存放地工商行政管理部門授權和批準，任何單位和個人無權公布私營企業檔案的內容。
第二十四條除公安、檢察、法制和工商行政管理機關外，任何單位和公民利用民營企業檔案都應當付費，收費標準參照國家檔案局和國家物價管理部門制定的標準執行。
第五章附則
第二十五條私營企業檔案的卷內、卷盒、目錄頁、參考表，可參照《中華人民共和國國家標準》GB 9705-88。
第二十六條地方工商行政管理機關可以根據本規定制定具體的備案制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度和檔案管理人員崗位責任制。
第二十七條本規定自發布之日起實施。